Kiedy piszesz list biznesowy lub wysyłasz wiadomość e-mail, ważne jest, aby zakończyć list w profesjonalny sposób. Idealne zakończenie listu biznesowego wyraża Twoje podziękowania i szacunek, bez ekscentryczności i zbyt znajomego tonu. Choć może się to wydawać staromodne, większość profesjonalistów oczekuje, że korespondencja pisemna – listowna lub elektroniczna – będzie napisane i sformatowane w sposób konserwatywny.
Oznacza to nie tylko, że powinieneś postawić na neutralność w wyglądzie swojego listu (unikanie kolorowego papieru, projekty logo i czcionki artystyczne), ale oznacza to również, że należy zastosować bardzo stonowane, pozbawione niuansów i profesjonalne zamknięcie wyrażenie. W najlepszym przypadku menedżer ds. rekrutacji, współpracownik lub osoba kontaktowa nawet nie zauważą zamknięcia.
Poniżej znajduje się lista przykładów końcowych listów, które są odpowiednie dla korespondencji biznesowej i związanej z zatrudnieniem.
Przykłady zamknięcia listu biznesowego
- Z poważaniem
- Z poważaniem
- Pozdrowienia
- To, co najlepsze
- Z wyrazami szacunku
- Serdeczne pozdrowienia
- Z poważaniem
- Najszczerzej
- Z szacunkiem
- Z poważaniem
- Dziękuję
- Dziękujemy za uwagę
Zamknięcie korespondencji wojskowej
Podobnie jak w przypadku korespondencji służbowej lub zawodowej, wojskowy korespondencja ustaliła także standardy dotyczące zamknięcia (zwanego także „pożegnaniem”), które należy przedstawić przed złożeniem podpisu.
Jeśli Twoja firma prowadzi interesy z wojskiem – lub starasz się o pracę w wojsku – powinieneś być tego świadomy że „Z wielkim szacunkiem” (często w skrócie „V/R”) jest używane w korespondencji pisemnej i przesyłanej pocztą elektroniczną między członkami wojska.
Zgodnie z przyjętą etykietą Połączonych Szefów Sztabów, Departamentu Obrony Stanów Zjednoczonych, Armii Stanów Zjednoczonych, Marynarki Wojennej Stanów Zjednoczonych i Sił Powietrznych Stanów Zjednoczonych, zamknięcie „Z wyrazami szacunku” jest zastrzeżone dla Prezydenta Stanów Zjednoczonych (zgodnie ze standardami armii amerykańskiej dotyczy to także pierwszej damy i Prezydent-elekt).
Listy do wszystkich innych dygnitarzy zawierają po prostu pożegnanie: „Z poważaniem”.
Co umieścić po zamknięciu
Po zakończeniu wpisz przecinek, spację, a następnie swoje imię i nazwisko.
Z wyrazami szacunku,
Twoje imię
Twój adres email
Twój numer telefonu
Czego nie używać jako zamknięcia listu biznesowego
Wszystko, czego użyłbyś w nieformalnej komunikacji, jest nieodpowiednie w przypadku listu biznesowego. Obejmuje to slang, komunikację tekstową, emoji i wszystko, co jest niekolorowe lub swobodne.
Jeśli jesteś przyzwyczajony do komunikowania się głównie z przyjaciółmi, rodziną, a nawet współpracownikami, z którymi pracowałeś przez długi czas odpowiednie zamknięcie listu biznesowego prawdopodobnie będzie wydawało się dość trudne Pierwszy. Nie martw się tym – Twój współpracownik lub współpracownik biznesowy nie będzie się tak czuł, czytając Twoją korespondencję. To, co wyda Ci się nienaturalne, dla odbiorcy będzie odbierane jako pełne szacunku i uprzejmości.
We współczesnym życiu formalna komunikacja zanika, ale wciąż są chwile, kiedy jest to jedyny właściwy sposób wzmocnienia połączenia lub przekazania informacji. Jeśli ubiegasz się o pracę, szukasz rekomendacji lub poszerzasz swoją sieć kontaktów, błądź po stronie formalności.
Nie pozwól, aby nieco archaiczny charakter oficjalnego listu biznesowego skusił Cię do użycia kwiecistego, przestarzałego języka.
Pamiętaj, że masz nadzieję, że osoba, która otrzyma Twój list, w ogóle nie pamięta Twojego zamknięcia. Ostatnią rzeczą, jakiej chcesz, to menedżer ds. rekrutacji, który przychodzi na spotkanie działu HR z Twoim listem motywacyjnym w ręku i pyta zespół, czy chce się spotkać z „Panem Najserdeczniejszym Pozdrowieniem”.
Przykłady niewłaściwego zakończenia listów biznesowych
- Dzięki
- Serdecznie
- Miejmy nadzieję
- Później
- Dzięki!
- TTYL/TTFN
- Serdecznie
Uwaga dotycząca listów biznesowych wysyłanych e-mailem
Może Cię kusić pominięcie zamknięcia, kiedy już to zrobisz komunikowanie się za pośrednictwem poczty elektronicznej, ale nie poddawaj się tej pokusie. Chociaż e-maile niezamykające doskonale nadają się do codziennej komunikacji ze znajomymi i członkami zespołu, będą wydawać się szorstkie – lub, co gorsza, nieprofesjonalne – również osobom, których nie znasz.
Listu biznesowego powinieneś także używać na zakończenie, gdy korespondujesz z kimś zawodowo w ważnej sprawie, niezależnie od tego, czy jest to nowy projekt, czy oferta pracy.
Kiedy nie potrzebujesz zamknięcia
Skąd wiesz na pewno, czy użyć zamknięcia? Dobrym testem jest zadanie sobie pytania, czy ten e-mail bardziej przypomina wiadomość błyskawiczną/SMS, czy list biznesowy. Jeśli dajesz swojemu współpracownikowi szybkie informacje na temat trwającego projektu, formalne zamknięcie może nie być konieczne; jeśli rzucasz kapelusz na ring w imię awansu, zdecydowanie jest to wymagane.
Kiedy wszystko inne zawiedzie i nadal nie jesteś pewien, zachowaj ostrożność i uwzględnij to. Nigdy się nie pomylisz, jeśli będziesz zbyt uprzejmy i pełen szacunku.
