Postęp technologiczny wywarł znaczący wpływ, w szczególności na planowanie wydarzeń i ich rejestrację. Dawno już minęły czasy papierowych zaproszeń, które przychodziły w kopercie ze znaczkiem. Rejestracja online jest coraz bardziej powszechna w przypadku każdego rodzaju wydarzenia, od seminariów biznesowych i corocznych konferencji po przyjęcia urodzinowe z okazji przełomowych wydarzeń i uroczystości firmowe. Chociaż ten proces online może wydawać się prosty, nadal wymaga pracy.
Na szczęście dla planistów wydarzeń istnieją dostępnych jest wiele narzędzi pomagać rejestracja wydarzenia. Do wyboru są proste platformy obsługujące podstawy rejestracji wydarzeń oraz te bardziej zaawansowane, oferujące wielofunkcyjne aplikacje. Niektóre programy rejestracji wydarzeń przetwarzają płatności za wydarzenia. Niektóre zapewniają również automatyczny zwrot środków w przypadku anulowania rejestracji. Inne pakiety tworzą znaczniki nazw rejestrujących. Narzędzia do rejestracji na wydarzenia umożliwiają także integrację z konferencją lub stroną firmową oraz połączenie się z nią
Niestety przy tak dużej liczbie opcji proces wyboru narzędzia do rejestracji wydarzeń dla Twojej firmy może być przytłaczający. Oto prosty przewodnik dotyczący wyboru narzędzi do rejestracji wydarzeń, które najlepiej przysłużą się Twojej firmie zajmującej się planowaniem wydarzeń.
Wybór oprogramowania do rejestracji wydarzeń: od czego zacząć?
Wybierając narzędzia do rejestracji na wydarzenia, najlepiej zacząć od określenia swoich potrzeb i pragnień. Przemyśl swoje priorytety związane z rejestracją i swoją działalność związaną z planowaniem wydarzeń. Zadaj sobie następujące pytania:
- Czy Twoje potrzeby są proste i wymagają jedynie przetwarzania rejestracji i płatności?
- Czy oferujesz wiele sesji w ramach wydarzenia głównego, które wymagają dodatkowej rejestracji?
- Czy musisz zarządzać rezerwacjami hoteli lub organizacjami podróży?
- Czy wspierasz stronę internetową konferencji?
- Czy będziesz zapewniać plakietki z nazwiskami, koordynować wymagania audiowizualne lub organizować specjalne sesje wyjazdowe?
- Zarządzasz więcej niż jednym wydarzeniem jednocześnie?
- Czy Twoje wydarzenie jest wydarzeniem cyklicznym czy jednorazowym?
Odpowiedzi na te pytania pomogą Ci znaleźć oprogramowanie do rejestracji wydarzeń, które najlepiej odpowiada Twoim potrzebom.
Narzędzia
Przy tak dużym wyborze oprogramowania do rejestracji wydarzeń łatwo jest dać się wciągnąć w efektowne funkcje i najnowsze narzędzia niezależnie od tego, czy sprawdzą się na Twoim wydarzeniu i czy w ogóle zostaną wykorzystane. Nie daj się zwieść najnowszym i najlepszym. Zamiast tego zrób listę funkcji, których obecnie używasz w procesie rejestracji na wydarzenie i dodaj te, które chciałbyś uwzględnić, aby usprawnić proces. Niektóre dostępne funkcje obejmują:
- Rejestracja online na wydarzenie
- Rejestracja na miejscu wydarzenia
- Rejestracja grupy uczestników
- Samodzielne zameldowanie uczestnika
- Przetwarzanie płatności w przypadku wydarzenia
- Zarządzanie uczestnikami i raporty
- Tworzenie identyfikatorów uczestników i zarządzanie nimi
- Zapisy na Sesje Indywidualne
- Rozwój formularzy
- Zarządzanie pokojami hotelowymi
- Zarządzanie marketingowe
- Media społecznościowe
- Ankiety i opinie na temat wydarzeń
Cena
Wiele narzędzi do rejestracji wydarzeń oferuje standardowe funkcje za rozsądną cenę, które doskonale sprawdzają się przy zarządzaniu prostymi wydarzeniami. Programy te obejmują podstawowe formularze rejestracyjne, które można połączyć z Twoją witryną internetową. Mogą gromadzić informacje rejestracyjne, w tym dane karty kredytowej, w celu rejestracji i przetwarzania płatności kartą kredytową. Można także tworzyć lub eksportować listy rejestracyjne uczestników. W zależności od rodzaju planowanych wydarzeń i częstotliwości wydarzeń te proste narzędzia mogą być dobrym rozwiązaniem dostarczając dokładnie to, czego potrzebujesz, bez grzęźnienia w wszelkiego rodzaju dodatkowych funkcjach, do których nie ma zastosowania Ty.
Dodatkowe możliwości
Jeżeli twój planowanie wydarzenia w pracy planujesz duże konferencje, wówczas narzędzia do rejestracji wydarzeń oferujące dodatkową funkcjonalność wykraczającą poza podstawy mogą być właśnie tym, czego potrzebujesz. Rozwiązania obejmują te, które przetwarzają rejestrację wydarzeń i łączą tę funkcję z możliwością śledzenia i raportowania różnych szczegółów większego, bardziej złożonego wydarzenia. Jeżeli uczestnicy wydarzenia dokonują rejestracji na konferencję, a następnie zapisują się na konkretne warsztaty w ramach danej sesji, istnieją narzędzia umożliwiające taką funkcję.
Niektóre programy umożliwiają przetwarzanie wielu uczestników z jednej organizacji z jednego źródła płatności, a także oferować różne struktury cenowe w oparciu o rabaty grupowe lub wczesną rejestrację opłaty. Jeśli potrzebujesz niestandardowych raportów, poszukaj pakietu rejestracji na wydarzenie, który zrobi to automatycznie generuj raporty zestawiając listy obecności na podstawie poszczególnych warsztatów lub innych parametrów, które Ci odpowiadają wybierać. Konferencje zazwyczaj wymagają wydrukowanych plakietek więc umieść to na swojej liście „must have”, aby można je było utworzyć automatycznie w ramach procesu rejestracji na wydarzenie i poszukaj dostosowania, które odzwierciedlałoby, czy uczestnik jest zarejestrowany na całą konferencję, część tygodnia, czy tylko na konkretny dzień.
Integracja
Dla planistów wydarzeń prowadzących wiele wydarzeń integracja danych rejestracyjnych z istniejącą bazą danych może być kluczową funkcją dla Twojej organizacji. Rozważ obecne metody dodawania rejestrujących do swojej bazy danych i zidentyfikuj obszary wymagające poprawy. Ważne jest, aby przemyśleć różne sposoby zintegrowania tych informacji z istniejącymi informacjami, takimi jak informacje o osobach, które zgłosiły się na ochotnika lub przekazały darowiznę. Większość aplikacji do rejestracji wydarzeń umożliwia ręczny eksport danych. Metoda ta jest jednak czasochłonna, gdyż wymaga ponownego ręcznego importowania informacji do bazy danych. Przeglądaj pakiety, które mogą zaspokoić nie tylko Twoje wymagania dotyczące rejestracji wydarzeń, ale także wspierać Twoje potrzeby w zakresie zarządzania.
Jazda próbna przed zakupem
Po zawężeniu wyboru oprogramowania do rejestracji wydarzeń sprawdź, czy oferuje ono bezpłatny okres próbny. Dzięki temu będziesz mieć możliwość nie tylko przetestowania funkcji, ale także sprawdzenia, czy ma ona wymaganą funkcjonalność i czy dobrze pasuje do Twojego wydarzenia. Jest to także okazja, aby przekonać się, jaki jest poziom obsługi klienta, odpowiadając na Twoje pytania lub pracując nad rozwiązaniem Twojego problemu.
