W trudnych czasach bardzo kusząca jest redukcja płatnych stanowisk personelu i przekształcenie ich w stanowiska wolontariuszy. Wykorzystywanie wolontariuszy do wykonywania zadań lub prac, które w innym przypadku mogliby wykonywać płatni pracownicy – często nazywane zastępstwem pracy – powinno stanowić jedynie część ogólnej strategii obniżania kosztów w trudnych czasach.
Ale czy to prawda? Czy to działa? Jakie są pułapki i korzyści? Oto kilka wskazówek, jak zrobić to dobrze:
Nie zwalniaj personelu, który ma zastąpić wolontariusza
Jeśli zwolnisz płatny personel, aby zatrudnić wolontariusza, możesz spowodować problemy dla siebie. Takie działanie z pewnością wywoła strach u innych płatnych pracowników o swoje stanowiska oraz niechęć do pracy z wolontariuszami i opór przed nimi w obawie, że mogą odebrać im pracę.
Jeśli jednak nastąpi naturalne ubytki lub ogólna reorganizacja, skorzystaj z okazji, aby ponownie przemyśleć strukturę swojej organizacji. Zastanów się, jak możesz zmienić konfigurację zadań, aby niektóre obowiązki można było wykonać wolontariusze.
Na przykład właśnie awansowałeś recepcjonistę na stanowisko asystenta administracyjnego współpracującego z dyrektorem ds. rozwoju. To pozostawia posadę recepcjonisty otwartą. Być może wolontariusz mógłby przejąć te obowiązki.
Niektóre organizacje mogą zdecydować się na ograniczenie godzin otwarcia dla zwiedzających do pięciu dziennie (10:00–15:00) i zatrudnienie wolontariuszy do obsługi recepcji. Codziennie mają innego wolontariusza. Wolontariusz ten odbiera telefon, wita gości i wykonuje szereg dobrze określonych i udokumentowanych obowiązków biurowych. Na koniec dnia wolontariusz korzysta z formularza, w którym podsumowuje ważne wydarzenia, które wydarzyły się tego dnia, oraz wszelkie problemy, które wolontariusz może wymagać rozwiązania następnego dnia.
To podejście może sprawdzić się w organizacji, w której naprawiono większość błędów, a jeśli wolontariusze są szczęśliwi i lojalny. Ponadto potrzebujesz wystarczającej liczby przeszkolonych wolontariuszy, aby mieć w biurze kilku dodatkowych wolontariuszy, którzy zajmują się innymi zadaniami biurowymi, co jeszcze bardziej pomaga organizacji.
Nie używaj wolontariuszy do rutynowych zadań
Wielu wolontariuszy chętnie wykonuje pracę biurową, odbiera przesyłki pocztowe lub załatwia sprawunki. Jeśli jednak pojawi się zadanie, które Twoi pracownicy bardzo chcieliby wykonać, ale nie mają czasu się podjąć, pomyśl o zatrudnieniu wolontariusza.
Wolontariusz może pełnić funkcję koordynatora wolontariatu, pomagać w pisaniu grantów lub zasobów na granty badawcze. Mogą być odpowiedzialni za newsletter, szkolić innych wolontariuszy lub nawet personel, planować i realizować specjalne wydarzenia lub wykonywać wiele innych rzeczy. Myśl kreatywnie i szukaj wolontariuszy, którzy mają szczególne talenty lub doświadczenie.
Rozważ znalezienie i skorzystanie z „wykwalifikowanych” wolontariuszy
Wykwalifikowani wolontariusze to zazwyczaj specjaliści w dziedzinach, którymi nie są organizacje non-profit. Takie obszary obejmują finanse, zasoby ludzkie i marketing. Ci wykwalifikowani wolontariusze są często pracownikami korporacji. W ramach swojego pracodawcy społeczna odpowiedzialność biznesu programu, korporacje dają im czas na współpracę z organizacjami non-profit.
W przerwie między stanowiskami pracują także wykwalifikowani wolontariusze, którzy mogą być bardzo zainteresowani doskonaleniem swoich umiejętności i uzupełnianiem swoich życiorysów.
Wykwalifikowani wolontariusze nie mogą zastąpić personelu, ale mogą zastąpić kosztowny outsourcing i zewnętrznych konsultantów. Mogą pomóc w reorganizacji, przeprowadzeniu audytu organizacyjnego, opracowaniu danych potrzebnych zarządowi decyzji organizacyjnych, znaleźć sposoby na zaoszczędzenie pieniędzy na podstawowych usługach lub pomóc pracownikom skupić się na tym, co w nich najważniejsze ich prace.
Wiele organizacji non-profit nie korzysta z pomocy wykwalifikowanych wolontariuszy – zwanej także pracą pro bono – tak często, jak powinno. Zapytaj lokalne fundacje korporacyjne, czy mają program wolontariatu dla wykwalifikowanych pracowników, lub złóż wniosek o grant pro bono za pośrednictwem Fundacji Taproot.
The Korporacja ds. Służby Narodowej i Społecznej dysponuje zestawem narzędzi, który pomaga organizacjom non-profit przygotować się do korzystania z usług wolontariuszy opartych na umiejętnościach. Możesz także zamieścić oferty pracy dla wolontariuszy posiadających umiejętności zawodowe w Catchafire, internetowej usłudze dopasowywania kandydatów.
Nie toleruj systemu kastowego w swoim biurze
W niektórych biurach organizacji non-profit zatrudnieni są opłacani menedżerowie lub pracownicy, którzy codziennie wychodzą na lunch, podczas gdy pracownicy biurowi a ochotnicy jedli kanapki z sałatką jajeczną w pokoju socjalnym, w międzyczasie przytrzymując fort do czasu, aż menadżerowie zwrócony. Cóż za sposób, aby pracownicy biurowi i wolontariusze poczuli się jak obywatele drugiej kategorii. Znajdź sposoby na włączenie i spraw, aby wszyscy poczuli, że są niezbędni w czymś bardzo ważnym.
Działaj szybko, gdy okażą zainteresowanie
Wolontariusze mają wiele możliwości w wielu organizacjach. Działaj szybko, gdy zainteresują się Twoją osobą, w przeciwnym razie pójdą gdzie indziej. Często zdarza się, że potencjalni wolontariusze są poddawani słabej weryfikacji przez organizacje non-profit. Albo kierownik wolontariusza jest głuchy na to, co wolontariusz mówi na temat ilości wolnego czasu (uczucie przytłoczenia jest równie częstą przyczyną ucieczki wolontariusza, jak uczucie niewykorzystany) lub wolontariusz otrzymuje powierzchowną rozmowę, która nie ujawnia jego zdolności i doświadczeń, które mogłyby pomóc mu w wdrożeniu satysfakcjonującej pracy sytuacja.
Mieć otwarty umysł
Tak, możesz mieć listę podstawowych ról, na które zawsze się decydujesz, ale kiedy rozmowa kwalifikacyjna ujawni inne możliwości, nie kieruj się precedensami i zasadami. Nie wahaj się stworzyć pracy wolontariackiej odpowiadającej konkretnej osobie, jej talentom i zainteresowaniom. Możesz zwolnić płatnego pracownika z jakiegoś zadania i przekazać je wolontariuszowi. Powinno to dać Twojemu płatnemu personelowi czas na zajęcie się innymi pilnymi obowiązkami. Nie powinno to jednak nigdy narażać płatnego pracownika na możliwą utratę pracy.
Konkluzja jest taka, że obniżanie kosztów poprzez celowe redukcje personelu i zastępowanie go nie przynosi niczyjej korzyści je z wolontariuszami, ale mogą istnieć kreatywne sposoby umożliwienia wolontariuszom pełnienia niektórych ról, jeśli to zrobisz mądrze.
