Co to jest zarządzanie? Co robią menedżerowie? Jak sobie radzić? Są to standardowe pytania, które większość z nas w zawodzie menedżera zadawała sobie więcej niż raz i są to również pytania, które zadawaliśmy raz w naszej karierze. Oto podstawowe spojrzenie na zarządzanie — wirtualne zarządzanie 101.
Sztuka i nauka
Zarządzanie jest zarówno sztuką, jak i nauką. To sztuka sprawiania, że ludzie będą bardziej skuteczni, niż byliby bez ciebie, a nauka pomaga w tym, jak to zrobić. Rola menedżera składa się z czterech podstawowych filarów: planowanie, organizowanie, kierowanie i monitorowanie.
Maksymalizuj skuteczność
Aby zilustrować korzyści płynące ze stosowania skutecznego menedżera, rozważmy następujący scenariusz: Czterech pracowników może wykonać 6 jednostek na ośmiogodzinnej zmianie bez menedżera. Jeśli zostaniesz zatrudniony do zarządzania nimi, a oni nadal będą wytwarzać 6 jednostek dziennie, jakie korzyści odniesiesz dla firmy? Z drugiej strony, jeśli teraz wytwarzają 8 jednostek dziennie, ty – jako menedżer – masz wartość.
Ta sama analogia dotyczy usług, handlu detalicznego, nauczania i każdego innego rodzaju pracy. Czy Twoja grupa może obsłużyć więcej połączeń z klientami z Tobą niż bez niej? Sprzedawać towary o wyższej wartości? Przekazywać wiedzę efektywniej? Na tym polega wartość zarządzania — zwiększanie efektywności grupy poszczególnych pracowników.
Plan
Jeśli zarządzanie zaczyna się od planowania, dobre zarządzanie zaczyna się od dobrego planowania. Bez planu nigdy nie odniesiesz sukcesu. Jeśli zdarzy ci się dotrzeć do celu, będzie to przypadek lub szczęście i nie da się tego powtórzyć. Możesz sprawić, że stanie się to w mgnieniu oka – sensacja z dnia na dzień – ale nigdy nie będziesz mieć historii osiągnięć, z których składa się sukces.
Ustal, jaki jest Twój cel, lub słuchaj, co mówi Ci szef, a następnie znajdź najlepszy sposób, aby go osiągnąć. Jakie masz zasoby? Co możesz dostać? Porównaj mocne i słabe strony poszczególnych osób oraz innych zasobów. Przyjrzyj się wszystkim prawdopodobnym scenariuszom i opracuj dla nich plan. Wymyśl najgorszy możliwy scenariusz i zaplanuj go. Oceń swoje różne plany i opracuj to, co według Ciebie będzie najskuteczniejsze i co zrobisz, jeśli tak się nie stanie.
WSKAZÓWKA: Jedno z najczęściej pomijanych narzędzi planowania zarządzania jest najskuteczniejsze. Poproś osoby wykonujące tę pracę o ich uwagi.
Zorganizować
Teraz, gdy masz już plan, musisz go zrealizować. Czy wszystko jest gotowe przed Twoją grupą, aby odpowiednie rzeczy dotarły do Twojej grupy we właściwym czasie? Czy twoja grupa jest gotowa wykonać swoją część planu? Czy organizacja niższego szczebla jest gotowa na to, co dostarczy Twoja grupa i kiedy to nastąpi?
Dowiedz się, czy Twoi pracownicy są przeszkoleni i zmotywowani oraz czy mają sprzęt niezbędny do realizacji Twojego planu. Twój plan powinien uwzględniać rozwiązania na każdą ewentualność, dlatego przygotuj się na posiadanie niezbędnych części zamiennych do sprzętu. Upewnij się, że dział działu zakupów zamówił materiał i że jest on właściwy oraz że dotrze na czas, aby dotrzymać planu zgodnie z harmonogramem.
Wykonaj całą pracę, aby upewnić się, że wszystko, co potrzebne do wykonania planu, jest gotowe do użycia lub będzie gotowe, gdy będzie potrzebne. Sprawdź ponownie, aby upewnić się, że wszyscy rozumieją swoją rolę i znaczenie swojej roli w ogólnym sukcesie.
Bezpośredni
Wszystko jest na swoim miejscu i nadszedł czas, aby włączyć przełącznik i powiedzieć ludziom, co mają zrobić. Lubimy myśleć o tej części jak o dyrygowaniu orkiestrą: wszyscy w orkiestrze mają przed sobą muzykę i wiedzą, która sekcja gra jaki utwór i kiedy. Wiedzą, kiedy przyjść, w co zagrać i kiedy ponownie się zatrzymać. Dyrygent daje wskazówki każdej sekcji, aby zabrzmiała muzyka — na tym polega twoje zadanie. Dałeś wszystkim swoim muzykom (pracownikom) nuty (plan), masz odpowiednią liczbę muzyków (pracowników) w każdą sekcję (dział) i zaaranżowałeś sekcje na scenie tak, aby muzyka brzmiała najlepiej (zorganizowałeś praca). Teraz wystarczy tylko lekko uderzyć pałką w podium, aby zwrócić ich uwagę i nadać rytm.
Monitor
Teraz, gdy wszystko jest w ruchu, musisz na wszystko uważać. Upewnij się, że wszystko idzie zgodnie z planem, a jeśli nie idzie zgodnie z planem, wkrocz i dostosuj plan.
Pojawią się problemy – ktoś zachoruje; część nie zostanie dostarczona na czas; kluczowy klient zbankrutuje — ale właśnie dlatego w pierwszej kolejności opracowano plan awaryjny. Jako menedżer musisz zawsze być świadomy tego, co się dzieje, aby móc wprowadzić niezbędne zmiany. Monitorowanie to proces iteracyjny — gdy coś nie jest zsynchronizowane, należy zaplanować naprawę, zorganizować zasoby, aby to zadziałało, pokieruj ludźmi, którzy to zrobią, i w dalszym ciągu monitoruj skutki zmiana.
Przynoszące satysfakcję doświadczenie
Zarządzanie ludźmi nie jest łatwe; można to jednak zrobić z sukcesem i może to być bardzo satysfakcjonujące doświadczenie. Pamiętaj, że zarządzanie, jak każda inna umiejętność, to coś, w czym możesz doskonalić się poprzez naukę i praktykę.
