Seminaria: czym są?

Seminarium to program komercyjny, w ramach którego uczestnicy otrzymują informacje lub szkolenia na określony temat. Seminaria organizowane są zazwyczaj dla grup liczących od 10 do 50 osób i często odbywają się w sali konferencyjnej hotelu, instytucji akademickiej lub w sali konferencyjnej w biurze. Niektóre popularne typy seminariów w biznesie koncentrują się na rozwoju osobistym lub strategiach biznesowych.

Czym są seminaria?

Seminaria, czasami nazywane konferencjami, to wydarzenia sponsorowane przez firmy lub korporacje, których celem jest rozpowszechnianie wiedzy, nowych technik lub nowych praktyk wśród swoich pracowników.

Seminariów nie należy mylić z warsztatami. Warsztaty mają zazwyczaj charakter bardziej praktyczny, podczas gdy seminaria są na ogół nastawione bardziej na poznanie określonego tematu lub pokrewnych podtematów. Mogą w nich uczestniczyć zaproszeni prelegenci, będący ekspertami w danej dziedzinie, aby uwiarygodnić prezentowane informacje.

Weźmy pod uwagę przykład korporacji technologicznej, która chce mieć pewność, że jej programiści nadążają za najnowszymi zmianami w używanym przez nich języku programowania. Planiści mieli znaleźć ekspertów w tym języku, którzy mogliby nauczyć zmian, zlokalizować miejsce i koordynować frekwencję pracowników. Sprawdzali także u eksperta, czy potrzebne jest specjalne wyposażenie, materiały lub cokolwiek innego, co jest potrzebne do pomyślnego przebiegu seminarium.

Jak działają seminaria?

Seminarium można inicjować i planować na różne sposoby. Ogólnie rzecz biorąc, Korporacja identyfikuje obszar, w którym chce kształcić część pracowników. Następnie planiści identyfikują dostępne miejsca i ekspertów, a następnie tworzą harmonogram wydarzenia. Identyfikują metody i wymagania prezentacji, napoje, toalety, szacują koszty i eliminują wszelkie sytuacje, które mogą zakłócać seminarium.

Jeśli planujesz wydarzenie, ważne jest, aby być zorganizowanym i mieć szczegółową listę kontrolną, aby utrzymać się na zadaniu. Jest wiele elementów, które powinny znaleźć się na Twoim koncie planowanie seminarium lista kontrolna.

Potwierdź cel wydarzenia

Najpierw musisz zrozumieć, dlaczego wydarzenie jest organizowane. Możesz na przykład pracować nad seminarium skierowanym do ekspertów, którzy chcą udoskonalić swoją wiedzę lub być na bieżąco z nowymi osiągnięciami. Zadawaj konkretne pytania, aby określić, czego potrzebują, abyś mógł pracować nad ich zapewnieniem.

Zapoznaj się z Przewodnikiem po specyfikacjach Rady Przemysłu Eventowego

The Rada Przemysłu Eventowego (dawniej APEX) opracowała serię narzędzi, które stanowią doskonałe źródło najlepszych praktyk, które pomagają organizatorowi wydarzenia lub spotkania śledzić szczegóły.

Utwórz profil wydarzenia

Gdy planista ma już kilka podstawowych pytań dotyczących omawianego wydarzenia, czas utworzyć profil wydarzenia. Raport ten zazwyczaj zawiera informacje o lokalizacji, rozmieszczeniu miejsc, frekwencji, kosztach i wszelkie inne informacje na temat wydarzenia.

Bądź na bieżąco

Chcesz mieć pewność, że seminarium nie konkuruje z podobnymi wydarzeniami lub jest skierowane do tej samej publiczności. Na przykład, jeśli przygotowujesz nowe wydarzenie dla branży, która ma już duże wydarzenie na wiosnę, unikaj planowania swojego również na wiosnę.

Zapytaj o propozycje miejsc

Proszę o oferty z potencjalnych lokalizacji. W zależności od wielkości i zakresu wydarzenia krok ten należy podjąć z dużym wyprzedzeniem. Miejsca na duże wydarzenia można rezerwować nawet z rocznym lub większym wyprzedzeniem.

Przedstaw potrzeby seminarium

Określ zasoby niezbędne do osiągnięcia celów wydarzenia.

Budżet ostrożnie

W przypadku dużego wydarzenia, takiego jak seminarium, wydatki mogą wzrosnąć, dlatego należy przygotować szczegółowy budżet.

Poproś o sponsoring

Jednym z najlepszych sposobów na sfinansowanie seminarium jest pozyskanie sponsorów. Firmy, które wysyłają uczestników na seminaria, często są skłonne również wykupić sponsoring.

Potwierdź i opracuj program

The planista wydarzeń musi być gotowy na dostosowanie planu i ściśle współpracować z obiektem, aby mieć pewność, że wszystko przebiegnie sprawnie.

Potwierdź zamówienie na imprezę bankietową

Zamówienie Imprezy Bankietowej to zarys całego seminarium, który pełni rolę przewodnika dla personelu obiektu. Gdy planista zna docelową liczbę uczestników i wymagania logistyczne seminarium, powinien przekazać ten dokument kierownictwu obiektu, aby mogli rozpocząć przygotowania.

Twórz komunikację i materiały dotyczące wydarzeń

Wszystko, od zaproszeń na wydarzenia po porządek obrad, należy wydrukować lub zaprojektować do publikacji i dystrybucji w Internecie.

Sfinalizuj logistykę z gospodarzem

Potwierdź prelegentów wydarzenia, wymagania technologiczne, liczbę uczestników, role i obowiązki gospodarzy oraz materiały związane z wydarzeniem, dzwoniąc lub spotykając się twarzą w twarz.

Daj wystarczająco dużo czasu na konfigurację

Wszystkie materiały związane z wydarzeniem, ulotki, oznakowania, wystawy, upominki, tablice rejestracyjne, plakietki z imieniem i inne elementy muszą być przygotowane na wydarzenie.

Wykorzystaj technologię

Od marketingu po rejestrację na wydarzenia – ułatw potencjalnym uczestnikom uzyskanie informacji o zapisach na seminarium online. Skorzystaj z narzędzi mediów społecznościowych, tworząc unikalny hashtag, który będzie dołączany do postów i oferując zachęty dla ludzi do udostępniania postów lub oznaczania znajomych w postach.

Miej plany awaryjne

Im większe wydarzenie, tym większe ryzyko, że coś pójdzie nie tak. Częścią planowania wydarzenia jest burza mózgów dotycząca potencjalnych problemów, które mogą się pojawić – od wcześniejszego przybycia gości po nieobecność ekspertów. Miej przygotowane plany tworzenia kopii zapasowych. Dobre plany zapasowe mogą zamienić potencjalną katastrofę w wydarzenie, które według uczestników przebiegło bez zarzutu.

Rodzaje seminariów

Zasadniczo można zaplanować trzy różne typy seminariów. Każdy z trzech ma innych odbiorców i cele, wymagające różne podejścia do miejsc i kosztów.

Rozwój osobisty

Seminaria dotyczące rozwoju osobistego, zaprojektowane z myślą o szkoleniu i wzbogacaniu pracowników, dotyczą wszystkiego, począwszy od umiejętności twardych, takich jak umiejętności twarde od technologii po umiejętności miękkie, takie jak psychologia przywództwa, oraz sposób, w jaki te umiejętności można zastosować w danym zawodzie.

Seminaria te mogą mieć formę rekolekcji lub intensywnych dyskusji; można je również wykorzystać do szkolenia kadry kierowniczej lub nowych pracowników w zakresie podstawowych wartości i procedur firmy. Na przykład firma, która opracowała nową strategię lub podejście dla swoich pracowników sprzedaży, może organizować seminaria w celu przeszkolenia sprzedawców w zakresie zmian i najlepszego sposobu ich wdrożenia.

Biznes

Seminaria biznesowe są atrakcyjne dla przedsiębiorców i właścicieli małych firm. Dzielą się historiami sukcesu i strategiami, a także informacjami na temat marketingu, licencjonowania i franczyzy oraz innymi problemami. Przykładem jednego z takich seminariów może być spotkanie poświęcone marketingowi za pośrednictwem mediów społecznościowych. Uczestnicy poznają najlepsze praktyki promowania swoich firm za pośrednictwem Facebooka, Twittera, Instagrama i innych platform mediów społecznościowych.

Akademia

Czasami organizator wydarzeń zostaje wezwany do przeprowadzenia seminarium w środowisku akademickim. Seminarium, mniej formalne niż wykład w klasie, pozwala małym grupom spotkać się i omówić tematy akademickie lub wymagane lektury, a także wyznaczyć cele badawcze i kontynuować badania.

Na przykład okręg szkolny, który modernizuje swój program nauczania przedmiotów ścisłych i przyrodniczych, może zorganizować seminarium dla nauczycieli przedmiotów ścisłych i przyrodniczych, aby omówić nowe standardy i praktyki.