Jeśli zastanawiasz się nad strategią public relations dla swojej firmy, z pewnością weźmiesz pod uwagę komunikaty prasowe. Ale choć wielu wie, czym one są, niewielu wie, jak i kiedy z nich korzystać. Komunikat prasowy to pisemny komunikat zawierający konkretną, ale krótką informację o wydarzeniu, okolicznościach, wprowadzeniu produktu na rynek lub innym wydarzeniu. Zwykle jest powiązany z firmą lub organizacją i udostępniany mediom na różne sposoby.
Wydanie komunikatu prasowego nie oznacza, że media automatycznie się z nim zapoznają. Media będą zadawać te same pytania, co zawsze: Czy interesuje to ich czytelników? Czy przynosi to w jakiś sposób korzyść społeczeństwu? Powinieneś także rozważyć inne media, które mogłyby zainteresować się Twoją notatką prasową. Jeśli masz szczęście, blogerzy, tweeterzy i inne osoby korzystające z mediów społecznościowych mogą uznać, że warto promować je w swoich sieciach społecznościowych.
Czas jest ważny
Większość komunikatów prasowych jest dostępna do „natychmiastowego wydania”. Oznacza to, że każdy może udostępnić informacje od razu po ich upublicznieniu. Jeśli na przykład publikujesz nadchodzące wydarzenie, prawdopodobnie chcesz zachęcić do jak największej liczby relacji w odpowiednim czasie.
Inne komunikaty prasowe mogą mieć ograniczenia czasowe, w których media mogą rozpocząć doniesienia, lub mogą zezwalać na natychmiastowe zgłaszanie ich tylko niektórym źródłom mediów. Mogą być udostępniane innym serwisom informacyjnym, witrynom internetowym lub właścicielom blogów w celu późniejszej publikacji. Jeśli udostępniasz coś, co musi pozostać tajemnicą do odpowiedniego czasu, możesz określić datę rozpoczęcia transmisji.
Cel komunikatu prasowego
Głównym celem wszystkich komunikatów prasowych jest promowanie czegoś znaczącego i konkretnego i robienie tego w jasny sposób. Poza tym komunikat prasowy to dokument, który ma ściśle określony format i służy trzem celom marketingowym i promocyjnym:
- Powiadomić media o wydarzeniu w nadziei, że rozgłoszą tę informację.
- Podzielić się czymś na temat swojej firmy w nadziei, że reporter zobaczy tę historię w Twojej notatce prasowej i napisze na jej temat prawdziwy artykuł.
- Aby promować wygląd swojej firmy w Internecie za pośrednictwem blogów, stron internetowych i portale społecznościowe.
Trwa debata na temat tego, czy to ostatnie podejście rzeczywiście pasuje do komunikatu prasowego, czy też bardziej odpowiednim terminem jest „komunikat prasowy”. W każdym razie media społecznościowe zapewniają bardziej bezpośredni kontakt z klientami niż tradycyjne media.
Wskazówki dotyczące pisania informacji prasowej
Komunikat prasowy zazwyczaj zaczyna się od nazwy miasta, z którego pochodzi, i aktualnej daty. Powinien zawierać przyciągający uwagę nagłówek. Zawsze pisz w trzeciej osobie, dzieląc się fascynującymi informacjami z perspektywy osoby z zewnątrz (tak jak robią to media).
Jeśli Twoje informacje nie jest fascynujące, cofnij się o krok. Być może jest coś, co możesz dodać do swojego wydarzenia lub ogłoszenia, co uczyni je bardziej interesującymi. Oczywiście to „coś” musi się wydarzyć. Nie możesz wspominać, że gwiazda z najwyższej półki pojawi się, gdy dobrze wiesz, że tego nie zrobi. Powiązanie komunikatu prasowego z aktualnym trendem lub aktualnym wydarzeniem w wiadomościach może również przyciągnąć uwagę.
Unikaj suchych i sztywnych sformułowań. Nie chcesz stracić czytelnika już pierwszym zdaniem. Najważniejsze jest to, że jeśli Twoje wydarzenie jest nudne, Twoja notatka prasowa również może być godna ziewania. A jeśli tak jest, dlaczego jakiekolwiek media miałyby chcieć gonić za tą historią?
Komunikat prasowy nie powinien być zwykłym przytoczeniem faktów. Skuteczne komunikaty prasowe zawsze zawierają cytaty osób znaczących dla firmy lub wydarzenia — na przykład dyrektora firmy lub przedstawiciela organizacji charytatywnej czerpiącej korzyści z wydarzenia. Jednak cytaty w komunikatach prasowych rzadko są dosłownym tłumaczeniem tego, co faktycznie powiedziała osobistość. Zamiast tego są zazwyczaj wyidealizowaną wersją oświadczenia – tego, co dana osoba powinna była powiedzieć – które forsuje program komunikatu prasowego. Działają jako narzędzie retoryczne mające na celu podniesienie poziomu zainteresowania.
Czym komunikat prasowy nie jest
Komunikat prasowy nie jest gwarantowany narzędzie marketingowe. Utemperuj swoje oczekiwania. Nie spodziewaj się, że media głównego nurtu będą komentować każdą informację prasową, którą napiszesz. Ale też się nie poddawaj. Skuteczna reklama zależy od ciągłego wysiłku, a komunikaty prasowe są kluczową częścią strategii PR. Kontynuuj szukanie sposobów, aby wyróżnić swoje komunikaty prasowe, a na pewno zyskasz zasięg.
