To, co napiszesz w profesjonalnej wiadomości e-mail, jest ważne i zdziwiłbyś się, jak duży wpływ na czytelnika ma styl i rozmiar czcionki.
Korzystne jest wybranie czcionki, która jest czysta, uporządkowana i łatwa do odczytania. Nie musisz zadowalać się domyślną czcionką w swoim programie pocztowym. Powinieneś trzymać się z daleka od nowatorskich czcionek, na przykład wyglądających jak pogrubione pismo odręczne lub kursywa, które mogą sprawić, że Twój e-mail będzie wyglądał nieprofesjonalnie.
Wskazówki dotyczące wyboru stylu i rozmiaru czcionki wiadomości e-mail
Użycie profesjonalnej czcionki to dyskretny wybór, który może pomóc Twojemu przekazowi dotrzeć do odbiorców. Poniżej znajduje się kilka wskazówek, które pomogą Ci dokonać właściwego wyboru czcionki:
Wybieranie rozmiaru czcionki
Ustaw czcionkę na tyle dużą, aby czytelnik nie musiał mrużyć oczu, aby przeczytać wiadomość, ale nie na tyle dużą, aby czytelnik musiał przewijać, aby dokończyć całą wiadomość. W zależności od długości tekstu, 10-punktowy lub Czcionka 12-punktowa rozmiar jest optymalny.
Odbiorca ma możliwość zmiany rozmiaru czcionki w swojej wersji wiadomości e-mail, ale nie należy go do tego zmuszać.
Style czcionek dla wiadomości e-mail
Trzymaj się klasyki. Znane czcionki, takie jak Arial, Verdana, Calibri i Times New Roman, dobrze sprawdzają się w profesjonalnych wiadomościach e-mail. Może się okazać, że Twój program pocztowy domyślnie używa jednego z tych stylów. Jeżeli nie, będą one dostępne w programie.
Różne programy pocztowe mają różne wyświetlacze, a nietypowa czcionka, która dobrze sprawdza się w Twoim programie, może być trudna do odczytania lub dziwnie sformatowana w innym programie.
Unikaj fantazyjnych czcionek, które wyglądają jak czcionki pisma ręcznego lub skryptowego, a także wszelkich nowatorskich czcionek, takich jak Comic Sans. Może się to wydawać atrakcyjne, ale odbiorca może uznać je za nieprofesjonalne, nieczytelne lub jedno i drugie.
Niezależnie od tego, jaki styl czcionki wybierzesz, zachowaj spójność w swoich wiadomościach zarówno pod względem stylu, jak i rozmiaru. Przełączanie między Arialem a Times New Roman lub między rozmiarami czcionek jest dla czytelników irytujące.
Jak wybrać czcionkę
Niezależnie od tego, jakiego programu pocztowego używasz, zazwyczaj możesz wybrać styl i rozmiar czcionki dla swojej wiadomości na dwa sposoby:
- Po utworzeniu nowej wiadomości e-mail wybierz żądany styl i rozmiar czcionki z opcji dostępnych w programie. Styl i rozmiar czcionki będą wyświetlane wśród innych opcji na pasku klikalnych ikon u góry lub u dołu okna wiadomości e-mail. Kliknij ikonę stylu czcionki i wybierz opcję z listy, która się pojawi. Zrób to samo z rozmiarem czcionki.
- Utwórz wiadomość e-mail i wprowadź tekst. Następnie zaznacz cały tekst i kliknij wybrany styl i rozmiar czcionki.
Na tym pasku ikon znajduje się wiele innych opcji, a na potrzeby biznesowej poczty e-mail prawdopodobnie chcesz je wszystkie zignorować. Tekst pisany kursywą i pogrubiony to niepotrzebne dodatki w komunikacji biznesowej. Zabawa kolorami tła lub kolorami tekstu sprawi, że będziesz wyglądać, jakbyś miał za dużo wolnego czasu.
Odstępy dla wiadomości
Właściwe użycie spacji sprawi, że Twoja wiadomość e-mail będzie bardziej czytelna. Dodaj linię spacji po pozdrowieniu, linię między każdym akapitem oraz linie przed i po podpisie w wiadomości. Posiadanie tej białej przestrzeni ułatwia czytelnikom wchłanianie tekstu. Innym przydatnym sposobem na wprowadzenie białych znaków i ułatwienie skanowania i czytania wiadomości e-mail jest użycie wypunktowań w celu podzielenia długich akapitów.
Tutaj znajdziesz więcej informacji na temat rozdzielania wiadomości e-mail.
Dodawanie swojego podpisu
Chociaż ogólnie rzecz biorąc, chcesz konsekwentnie używać jednej czcionki w całej wiadomości e-mail, dopuszczalne jest, aby Twój podpis był wyświetlany w innym stylu i rozmiarze czcionki.
Często podpisy będą zawierać imię i nazwisko nadawcy zapisane większą czcionką i potencjalnie również pogrubione. Uzyskaj więcej porad na temat konfigurowania profesjonalisty podpis E-mail, łącznie z tym, co umieścić w podpisie, a co pominąć.
Przetestuj swój e-mail przed wysłaniem
Gdy znajdziesz styl i rozmiar czcionki, który Twoim zdaniem wygląda na czysty, sprawdź to. Następnie wyślij kopię do siebie i sprawdź ją ponownie. Kiedy już będziesz mieć pewność, że dokonałeś właściwego wyboru, możesz zacząć używać nowej czcionki e-mailowej.
Sprawdź wiele urządzeń
Zanim wyślesz ostateczną wersję e-maila, sprawdź wiadomość testową, aby zobaczyć, jak jest czytana na Twoim telefonie i tablecie (jeśli je posiadasz) oraz na komputerze. Dzięki temu będziesz mieć pewność, że masz odpowiednie formatowanie, niezależnie od sposobu, w jaki czytelnik ogląda Twoją wiadomość.
