Zarządzanie zdarzeniami obejmuje nadzorowanie całej logistyki poprzedzającej wydarzenie i w jego trakcie, niezależnie od tego, czy jest to konferencja, wesele czy inne zorganizowane spotkanie. Menedżerowie wydarzeń realizują plany wydarzeń, zarządzając personelem, finansami, relacjami z dostawcami i nie tylko.
W zawodzie organizatora wydarzeń stanowiska są tak różnorodne i liczne, jak oferowane usługi, dlatego często trudno jest je rozróżnić. Przygotowywanie portfolio planowania wydarzeń, szukanie pracy lub praca z klientem, który nie rozumie prawidłowo funkcji i obowiązków Twojej firmy, może być wyzwaniem. Dowiedz się więcej o tym, na czym polega zarządzanie wydarzeniami i czy jest ono dla Ciebie odpowiednie.
Co to jest zarządzanie wydarzeniami?
Zarządzanie wydarzeniami obejmuje różnorodne funkcje umożliwiające realizację wydarzeń na dużą skalę, które mogą obejmować konferencje, zjazdy, koncerty, targi, festiwalei ceremonie. Polega na obsłudze ogólnej logistyki wydarzenia, współpracy z personelem i prowadzeniu projektu zarządzania wydarzeniem jako całością.
Dodatkowymi obowiązkami może być zarządzanie budżetem i zespołami osób odpowiedzialnych za poszczególne funkcje, a także nadzorowanie realizacji wydarzenia. Menedżerowie wydarzeń nadzorują również usługi wszystkich zewnętrznych dostawców i specjalistów, w tym planistów wydarzeń.
Jak działa zarządzanie wydarzeniami
Konkretne obowiązki menedżera wydarzeń mogą obejmować:
- Wybór i rezerwacja miejsc
- Koordynowanie dostawcy zewnętrzni
- Angażujący prelegenci lub rozrywka
- Organizacja transportu i parkowania
- Uzyskanie niezbędnych zezwoleń i odpowiedniego ubezpieczenia
- Przestrzeganie norm BHP
- Opracowywanie planów awaryjnych
- Zarządzanie kryzysem i sytuacją na wydarzeniu
- Projektowanie planu bezpieczeństwa
- Monitorowanie wydarzenia
Lista ta nie jest w żaden sposób wyczerpująca. W zależności od zakresu wydarzenia i innych zatrudnionych specjalistów obowiązki na stanowisku mogą się różnić. Zasadniczo menedżer wydarzenia jest odpowiedzialny za koordynację całej logistyki potrzebnej do wydarzenia.
Rola usług zarządzania wydarzeniami
Firmy zarządzające wydarzeniami są często zatrudniane do planowania i realizacji spotkań firmowych na dużą skalę i wydarzeń specjalnych. Podczas gdy wesela i koncerty są częstymi wydarzeniami dla profesjonalisty zajmującego się zarządzaniem wydarzeniami, wydarzenia sportowe, zjazdy i duże przyjęcia to także okazje, które mogą skorzystać na zarządzaniu wydarzeniami.
Podmioty rządowe, organizacje non-profit, stowarzyszenia i korporacje korzystają z usług firm zarządzających wydarzeniami w celu koordynowania ważnych wydarzeń i spotkań. Funkcję zarządzania wydarzeniami często można znaleźć w dziale marketingu korporacyjnego lub public relations, albo jako część personelu zajmującego się wydarzeniami specjalnymi.
Umiejętności, które pozwolą odnieść sukces
Podobnie jak w przypadku większości funkcji planowania wydarzeń, zarządzanie wydarzeniami wymaga doskonałych umiejętności organizacyjnych, aby odnieść sukces. Umiejętność wykonywania wielu zadań jednocześnie i żonglowania wieloma ruchomymi częściami jest niezbędna, a wraz z doskonałą organizacją pojawia się potrzeba efektywnego zarządzania czasem.
Umiejętność ustalenia priorytetów i skupienia się na zadaniu jest kluczem do udanego wydarzenia. Zarządzanie wydarzeniami wymaga zobaczenia wizji wydarzenia aż do jego realizacji, co wymaga wytrwałości, kreatywności i elastyczności.
Ponieważ zarządzanie projektami jest kluczowym elementem i obejmuje zarządzanie nie tylko funkcjami, ale także zespołami ludzi, ważne są również umiejętności interpersonalne. Interakcja z osobami na wszystkich poziomach organizacji jest częścią tej pracy, więc bycie wygodnym, miłym i komunikatywnym będzie bardzo pomocne w rozwijaniu tych relacji.
Zarządzanie wydarzeniami vs. Planowanie wydarzenia
Choć bardzo blisko spokrewniony, zarządzanie wydarzeniami i planowanie wydarzeń pełnić dwie różne funkcje. Krótko mówiąc, planiści wydarzeń tworzą wizję i wiele wstępnych planów wydarzenia, podczas gdy menedżerowie realizują szczegóły przed wydarzeniem i w jego trakcie.
Mając to na uwadze, menedżerowie wydarzeń mogą również planować aspekty wydarzeń, a planiści wydarzeń mogą zarządzać niektórymi elementami procesu planowania wydarzeń. Obydwoje pracują obok siebie, a ich obowiązki mogą się nakładać. Wiele osób może pełnić obie role, zwłaszcza jeśli prowadzą własną działalność gospodarczą lub pracują w małej firmie zajmującej się planowaniem wydarzeń. Mimo to szkolenia i umiejętności potrzebne na każdym stanowisku różnią się nieco.
Oto kilka przykładów kilku kluczowych różnic:
| Menedżerowie wydarzeń | Planiści wydarzeń |
|---|---|
| Dokonywanie rezerwacji lokalizacji | Wybór tematu i koncepcji wydarzenia |
| Koordynacja z dostawcami | Wybór miejsca |
| Zatrudnianie i zarządzanie personelem | Planowanie menu |
| Opieka na miejscu podczas wydarzenia | Organizowanie występów gościnnych lub występów gościnnych |
Kluczowe dania na wynos
- Zarządzanie wydarzeniami to nadzór nad wieloma szczegółami administracyjnymi dotyczącymi wydarzeń, takich jak konferencje, festiwale czy wesela.
- Menedżer wydarzeń współpracuje z personelem i dostawcami, aby upewnić się, że wydarzenie zostanie zrealizowane zgodnie z planem.
- Podczas gdy planiści wydarzeń zwykle pracują nad ogólną koncepcją wydarzenia, menedżerowie wydarzeń zajmują się szczegółami jego realizacji.
- Menedżerowie wydarzeń muszą być między innymi zorganizowani, wykwalifikowani w kontaktach z ludźmi i elastyczni.
