Być może słyszałeś termin zestaw prasowy i być może nawet otrzymałeś zestaw prasowy. Chociaż forma i funkcja zestawu prasowego mogą się znacznie różnić w zależności od branży, przyjęta definicja takiego zestawu prasowego brzmi:
„Pakiet materiałów promocyjnych dostarczany przedstawicielom prasy w celu zapoznania ich, zwłaszcza na temat produktu, usługi lub kandydata”.
Ponieważ różnorodność jest tak duża, przyjrzyjmy się, z jakich komponentów może składać się zestaw prasowy i jak to zrobić zbuduj taki, który zapewni Twojemu produktowi lub usłudze największą szansę na bezpłatną reklamę, zwaną również mediami zarobionymi. Jeśli ty poprawnie przygotuj zestaw prasowy, zobaczysz zwrot wielokrotnie większy niż początkowa inwestycja, szczególnie jeśli zestaw zapewni czas antenowy Twojego produktu lub usługi w stacjach informacyjnych lub artykuły w Internecie i mediach drukowanych.
Tworzenie zestawu prasowego
Nie ma żadnego zbioru zasad dotyczących tworzenia zestawów prasowych, które określałyby, jakie elementy należy uwzględnić. Twoje zestawy prasowe będą się różnić w zależności od tego, co promujesz i rodzaju mediów, które będą je otrzymywać.
Większość zestawów prasowych jest wysyłana pocztą, często do osób, które mają asystentów administracyjnych, a Twoim zadaniem jest stworzenie zestawu prasowego, który będzie na tyle interesujący, aby przejść przez portiera. Treść i prezentacja mają ogromne znaczenie. Możesz także wysłać swój zestaw drogą elektroniczną, chociaż jeśli składa się z dziesięciu części, może to być kłopotliwe.
To, co załączysz, jest bardzo ważne, ponieważ zestaw prasowy powinien być łatwym sposobem na zwrócenie uwagi na Ciebie lub Twoją firmę. Pomyśl o tym jak o kompilacji największych hitów Twojej firmy, ponieważ chcesz, aby media wiedziały o Tobie, Twoich produktach i usługach w jednym, schludnym pakiecie. Główne elementy zestawu prasowego, które warto wziąć pod uwagę, obejmują następujące elementy.
Komunikat prasowy
Komunikat prasowy Twojego zestawu prasowego informuje o tym, co publikujesz. Jeśli masz nowy produkt, zestaw prasowy pomoże go wprowadzić. Jeśli Twoja firma łączy się z inną, informacja prasowa to potwierdza.
Do zestawu prasowego możesz dołączyć wiele komunikatów prasowych. Na przykład zestaw prasowy dotyczący targów może zawierać komunikat prasowy dotyczący fuzji firmy, trzy komunikaty prasowe dotyczące nowych produktów oraz komunikat prasowy ogłaszający nowego dyrektora generalnego.
Jeśli możesz tego uniknąć, nie dołączaj więcej niż jednego komunikatu prasowego. Jeśli wysyłasz zestaw prasowy do redaktora, będziesz potrzebować tylko jednego komunikatu prasowego. Pamiętaj, im więcej uwzględnisz, tym więcej pracy każesz ludziom wykonać. Chcesz maksymalnie ułatwić im pracę.
Krótki list/spis treści
Jest to szczególnie przydatne w przypadku wszelkiego rodzaju materiałów prasowych, które zawierają wiele różnych, ale równie ważnych elementów. Twój list możesz zaadresować do mediów, dziękując im z góry za zainteresowanie, a następnie do Ciebie może przedstawić podsumowanie tego, co jest uwzględnione i określić, dlaczego produkt lub usługa byłaby interesująca ich. Upewnij się, że imię i nazwisko osoby kontaktowej oraz dane kontaktowe są prawidłowe.
Broszura
Specjaliści od PR użyj zestawów prasowych, aby ogłosić nowy produkt, ale możesz także dołączyć swoją broszurę. Broszury są szczególnie pomocne w objaśnianiu produktu lub usługi, jako dodatek do prostego komunikatu prasowego. Jest to nie tylko element wizualny, ale może w prosty sposób dostarczyć informacji technicznych. Do zestawu prasowego dotyczącego targów można dołączyć kilka broszur, które zapewnią redaktor/reporter duża ilość informacji o różnych Twoich produktach/usługach.
Próbki produktów
Jeżeli Twój produkt jest na tyle mały, a Cię na to stać, warto umieścić próbkę w zestawie prasowym. Daje to redaktorom i reporterom możliwość samodzielnego przetestowania produktu. Oczywiście zanim wyślesz go do redaktora, upewnij się, że produkt działa. Nie chcesz wysłać Przewodowy magazyn nowego rodzaju latarki, która zapala się podczas pracy.
Jeśli Twój produkt jest za duży i będziesz organizować demonstrację w swojej placówce, dołącz tę informację, aby redaktor/reporter mógł przyjechać do Twojej lokalizacji i zobaczyć produkt z bliska. Lub, jeśli na Twoim stoisku targowym odbywa się demonstracja, jest to dobry sposób, aby dać wielu redaktorom i reporterom z całego kraju szansę zobaczenia Twojego produktu w akcji.
Jeśli masz tylko kilka próbek, utwórz wielopoziomową wysyłkę zestawu prasowego. Media najwyższej klasy mogą składać się tylko z pięciu do dziesięciu placówek, ale będą najważniejsze.
Dotychczasowe doniesienia prasowe
Jeśli już wcześniej otrzymywałeś bezpłatne relacje w mediach, możesz dołączyć arkusz zawierający szczegółowe informacje na temat tych mediów. Nie wysyłaj jednak doniesień medialnych od bezpośredniego konkurenta, w przeciwnym razie nie zostaną one uwzględnione. Na przykład, jeśli Dom Piękny opublikowałeś artykuł na temat swojego produktu, nie wysyłaj go do Dom i ogród bo powiedzą, że była już o tym mowa w publikacji schroniska. Jeśli jednak Twój produkt pojawił się w segmencie CNN, śmiało uwzględnij tę informację prasową.
Arkusz informacyjny
Może to być świetny dodatek do zestawu prasowego, ponieważ zawiera szczegółowe informacje na temat funkcji, korzyści i innych szczegółowych informacji sposób, który informuje reportera lub redaktora o Twojej firmie i/lub produktach za pomocą krótkich wypunktowań Informacja. Arkusze informacyjne można wykorzystywać przy wprowadzaniu produktów na rynek, materiałach prasowych na temat nowych pracowników, konferencjach prasowych i innych obszarach, w których chcesz przekazać redaktorowi kluczowe fakty, które może chcieć wykorzystać słowo w słowo.
Tło firmy
Napisanie strony z historią firmy może być cenne dla obecnych i przyszłych zestawów prasowych. To tło szczegółowe opisuje początki Twojej firmy i może obejmować kierunek, w jakim zmierza Twoja firma. Należy uwzględnić najważniejsze osiągnięcia, a także wszelkie wyróżnienia i nagrody. Nie zapomnij także o planach ekspansji i rozwoju produktów. Pamiętaj, aby co roku aktualizować swoje tło, aby uwzględnić wszelkie dodatkowe osiągnięcia i momenty porównawcze.
Bios wykonawczy
Niezależnie od tego, czy jest to nowy dyrektor generalny, nowego dyrektora ds. PR lub nowego członka zarządu, to jest miejsce, w którym możesz poinformować ludzi o osobach tworzących Twój zespół.
Życiorysy dyrektorów wraz ze zdjęciami w wysokiej rozdzielczości dostarczają redaktorowi bardzo potrzebnych informacji ogólnych na temat kalibru ludzi stojących za firmą. Niektóre publikacje drukują biografię słowo w słowo, więc pisz biografię w trzeciej osobie, a nie w pierwszej osobie. Trzymaj wszystkie biografie na jednej stronie i dołączaj nagrody i wyróżnienia, ale żadnych danych osobowych innych niż powiązania z branżą.
Arkusz wyceny i często zadawane pytania
Arkusz ofert — zawierający cytaty osób z Twojej firmy — to usprawniony sposób na zajęcie się redaktorzy twierdzą, że muszą ukończyć artykuł, nie zmuszając redaktorów do śledzenia PR firmy osoba.
Ten arkusz może zawierać cytaty z przełożonych, twórcy produktów, a nawet Twoi klienci (inaczej referencje). Jeden arkusz cytatów może odpowiedzieć na najbardziej oczywiste pytania, jakie może mieć redaktor. Tylko upewnij się, że każdy cytat jest dobrze czytelny na papierze, ponieważ najprawdopodobniej zostanie on dosłownie użyty w druku.
Dołącz obrazy w wysokiej rozdzielczości na dysku flash
Czy obrazy pasują do Twojego zestawu prasowego? Jeśli tak, upewnij się, że są to obrazy o wysokiej rozdzielczości zapisane na podręcznym urządzeniu multimedialnym, takim jak dysk flash lub płyta CD. Możesz także umieścić na swojej stronie internetowej obrazy w wysokiej rozdzielczości, aby można było je pobrać. Pamiętaj tylko, aby w materiałach prasowych umieścić bezpośredni link do galerii zdjęć.
