Jako właściciel firmy ważne jest, abyś wiedział, czy pracownicy Twojej firmy są pracownikami, czy niezależnymi kontrahentami. Różnica jest dużym problemem. IRS zakłada, że pracownik jest pracownikiem, chyba że pracodawca może udowodnić, że jest inaczej. Jako pracownik Ty – pracodawca – jesteś zobowiązany do płacenia podatków i przestrzegania przepisów stanowych i federalnych dotyczących świadczeń, wynagrodzeń i godzin pracy.
IRS ściśle monitoruje firmy, aby mieć pewność, że nie klasyfikują one błędnie pracowników jako niezależnych wykonawców, a nie pracowników. Niezależni wykonawcy nie pobierają podatku od zatrudnienia, a inne podatki nie są płacone w przypadku wykonawców opłacanych za pracowników. Jeśli niewłaściwie traktujesz pracowników jako niezależnych wykonawców, a IRS uzna, że są to pracownicy, może to kosztować Twoją firmę pieniądze w postaci grzywien i kar za niedopłatę podatków od zatrudnienia.
Wyjątki na podstawie sekcji 530 IRS
Jest jeden wyjątek od tej reguły. Twoja firma może być w stanie spełnić specjalne wymagania, aby uniknąć klasyfikowania pracowników jako pracowników i płacenia podatków od ich wynagrodzeń. Ulga ta została omówiona w artykule 530 Kodeksu skarbowego.
Ulga na podstawie sekcji 530 jest przykładem zapewnienia bezpiecznej przystani na mocy niektórych przepisów federalnych. Postanowienie „bezpiecznej przystani” umożliwia ochronę przed odpowiedzialnością lub płatnościami, jeśli dana osoba lub firma może wykazać, że w dobrej wierze stara się przestrzegać prawa. Zwykle oznacza to spełnienie określonych wymagań.
Co się stanie, jeśli pracodawca nie dokona prawidłowej klasyfikacji pracowników
Załóżmy, że firma C zatrudnia kilku pracowników, których uważa za niezależnych wykonawców. Przez dwa lata firma nie pobierała od tych pracowników federalnego podatku dochodowego ani nie odliczała podatków FICA (na ubezpieczenie społeczne i opiekę medyczną) od płatności na rzecz tych osób.
IRS przyszedł do firmy i stwierdził, że pracownicy powinni byli być traktowani jak pracownicy. Ponieważ za ten dwuletni okres nie potrącono żadnego podatku FICA, spółka mogła odpowiadać za te płatności, powiększone o grzywny i kary.
Jak działa ochrona na podstawie sekcji 530
Artykuł 530 Kodeksu podatkowego (PDF) omawia „Kontrowersje dotyczące tego, czy poszczególne osoby są pracownikami do celów opodatkowania zatrudnienia”. Przepisy art. 530 pozwalają firmy, aby unikała płacenia podatków od zatrudnienia, jeśli firma traktowała pracowników jak niezależnych wykonawców, ale IRS twierdzi, że są to pracownicy.
Artykuł 530 ustanowił bezpieczną przystań dla pracodawców. Oznacza to, że firma może nie być zobowiązana do zapłaty podatku od zatrudnienia, jak w powyższym przykładzie. Jeżeli firma wykaże, że miała uzasadnione podstawy do traktowania pracowników jak niezależnych wykonawców, może zostać uchylona od podatków, grzywien i kar.
Sekcja 530 Wymagania dotyczące ulgi
Sekcja 530 Wymogi dotyczące ulgi wymienia trzy wymagania dotyczące otrzymania zwolnienia z bezpiecznej przystani. Muszą być obecne wszystkie trzy:
1. Rozsądna podstawa. Twoja firma musi mieć uzasadnione podstawy, aby nie traktować pracowników jak pracowników. Ta uzasadniona podstawa może zostać ustanowiona poprzez:
- Powiązana sprawa sądowa lub orzeczenie IRS
- Poprzedni audyt IRS, który obejmował badanie podatków od zatrudnienia w czasie, gdy byłeś leczony podobnych pracowników jako niezależnych wykonawców i które nie spowodowało przekwalifikowania ich do IRS pracownicy
- Możesz wykazać, że znaczna część Twojej branży traktowała podobnych pracowników jak niezależnych wykonawców
- Opierałeś się na innej rozsądnej podstawie, np. na radze prawnika biznesowego lub księgowego, który znał fakty na temat Twojej firmy
Spójność merytoryczna. Ponadto Ty i wszyscy poprzedni pracodawcy musicie traktować pracowników i innych podobnych pracowników WYŁĄCZNIE jako niezależnych wykonawców. Jeśli traktowałeś podobnych pracowników jak pracowników, ulga ta nie przysługuje.
Spójność raportowania. Wreszcie, Twoja firma musi przez cały czas składać wszystkie federalne zeznania podatkowe zgodne z traktowaniem pracowników jako niezależnych wykonawców, a nie pracowników. Takie traktowanie obejmowałoby wręczanie pracownikom formularza 1099-MISC w postaci rocznego podsumowania wynagrodzeń, a nie każdorazowego formularza W-2. Ulga nie jest dostępna dla żadnego roku i dla pracowników, w przypadku których nie złożono wymaganych deklaracji informacyjnych.
Przykład
Kontynuując powyższy przykład, firma C:
- Może wykazać, że traktowanie pracowników jako niezależnych wykonawców było standardem branżowym (rozsądna podstawa)
- Traktował wszystkich podobnych pracowników jak niezależnych wykonawców (spójność merytoryczna)
- W tym przypadku konsekwentnie przygotowywane formularze 1099-MISC co roku dla wszystkich pracowników (spójność raportowania).
Kolejna możliwość ustalenia statusu pracownika
Jeśli nie masz pewności, czy prawidłowo traktujesz pracowników jako niezależnych wykonawców, możesz zwrócić się do urzędu skarbowego o ustalenie. Użyj formularza IRS SS-8, aby poprosić IRS o ustalenie. Formularz przeprowadzi Cię przez serię pytań dotyczących Twoich relacji z pracownikami. IRS sprawdza sytuację i wydaje decyzję. IRS twierdzi, że przegląd SS-8 nie jest powiązany z oceną na podstawie sekcji 530; są to dwa odrębne procesy.
