Akta osobowe to akta pracodawcy dokumentacja historii i stanu całego stosunku pracy z konkretnym pracownikiem. Pracodawca przechowuje tę dokumentację zatrudnienia w aktach osobowych z trzech powodów.
- Jako pracodawca chcesz mieć pod ręką i uporządkowane dokładne informacje, gdy z jakiegokolwiek powodu potrzebujesz dostępu do nich. Zmiany kontaktów alarmowych, adresów pracowników, śledzenie oceny wydajności, pisma dyscyplinarne, uznanie pracownikai materiały aplikacyjne to przykłady informacji, do których pracodawca będzie chciał mieć szybki dostęp.
- The pracodawca musi przechowywać dokumentację dotyczącą kwestii kadrowych Jak na przykład wybór pracownika, wyniki, historia pracy, uzasadnienie wynagrodzenia i wnioski o promocję wewnętrzną, żeby wymienić tylko kilka. Roszczenie EEOC, pozew, a nawet konieczność uzasadnienia pracownikowi braku podwyżki lub awansu wymagają, aby pracodawca posiadał gromadził i przechowywał tego typu dokumentację pracowniczą.
- Władze federalne lub stanowe wymagają przechowywania niektórych dokumentów pracowniczych przez pracodawców. Uporządkowanie informacji o pracownikach w aktach osobowych ma sens ze względu na dostęp oraz zgodność z prawem i gotowość.
Rodzaje akt osobowych
Pracodawca zazwyczaj prowadzi kilka rodzajów akt osobowych, do użytku służbowego, w celu zachowania poufności pracownika, w celu zachowania prywatności medycznej, oraz za zgodność z prawem. Nie istnieje żadne prawo określające, ile plików pracodawca ma obowiązek przechowywać…niektóre przepisy regulują dostęp pracowników do plików oraz inne praktyki związane z dokumentacją personalną.
Istnieje jednak wiele przepisów prawnych oraz najlepsze praktyki kadrowe dotyczące poufności pracowników, które regulują zawartość akt osobowych oraz to, kto ma dostęp do tych informacji. Są to akta osobowe prowadzone przez większość pracodawców w USA. (Przepisy i praktyki obowiązujące na całym świecie mogą się różnić.)
- Akta osobowe: Jest to główna teczka pracownicza zawierająca historię stosunku pracy.
- Plik płacowy: Chcesz prowadzić oddzielną teczkę dla wszystkich kwestii płacowych dotyczących wynagrodzeń i świadczeń. Nie chcesz udostępniać pracownikom działu płac dostępu do informacji personalnych.
- Dokumentacja medyczna pracownika: Federalna ustawa o przenośności i odpowiedzialności w ubezpieczeniach zdrowotnych z 1996 r. (HIPAA) nakłada na pracodawców obowiązek ochrony dokumentacji medycznej pracowników jako poufnej. Wielu pracodawców przechowuje te pliki w zamkniętej szufladzie w zamkniętej szafie.
- Formularze pracownicze I-9: Musisz prowadzić osobną teczkę dla wszystkich pracowników (nie dla każdego pracownika) Formularze I-9 ponieważ nie chcesz, aby pracownicy rządowi, którzy są upoważnieni do sprawdzania tych formularzy w różnych okolicznościach, przeglądali Twoje główne, poufne akta osobowe pracowników.
Dostęp pracowników do akt osobowych
Pracownicy mają dostęp do swoich akt osobowych pod kierunkiem i nadzorem personelu działu kadr. Akta osobowe pracownika uważa się za własność pracodawcy kto ma obowiązek je utrzymywać i chronić.
Przykładowe zasady dotyczące akt osobowych
Poniżej znajduje się przykładowa polityka dotycząca akt osobowych do stosowania w Twojej firmie. Omówiono w nim różne zalecane pliki oraz informacje o tym, kto powinien mieć dostęp do każdego pliku.
Przykładowe zasady dotyczące akt osobowych
W Spółce prowadzone są trzy akta pracownicze dla każdego pracownika.
Akta osobowe
A akta osobowe jest prowadzony dla każdego pracownika (nazwa Twojej firmy). Te akta osobowe zawierają dokumenty poufne i są zarządzane i prowadzone przez pracowników działu kadr.
Dostęp do tej teczki mają wyłącznie pracownicy HR i zakłada, że menadżer każdego pracownika prowadzi własną teczkę zawierającą dokumenty istotne dla wyników pracy pracownika.
Do typowych dokumentów znajdujących się w aktach osobowych zalicza się podanie o zatrudnienie, formularz kontaktowy z rodziną w nagłych przypadkach, udokumentowana historia postępowań dyscyplinarnych, wznowić, podręcznik pracownika i arkusze podpisów u pracodawcy, aktualne dane osobowe, oraz pisemne oceny wyników.
Nie wszystkie akta osobowe zawierają te same dokumenty, ale w każdym aktach osobowych znajdują się takie same dokumenty.
Pliki płacowe
Prowadzone są także akta płacowe; pliki płacowe zawierają historię stanowisk pracy, działów, zmian wynagrodzeń i tak dalej. Dostęp do dokumentacji kadrowo-płacowej mają wyłącznie odpowiedni pracownicy księgowi i kadrowi.
Dokumentacja medyczna pracownika
Prowadzona jest także dokumentacja medyczna pracownika. Z treścią dokumentacji medycznej nie mogą zapoznać się żadne osoby z wyjątkiem wyznaczonego personelu Działu Kadr oraz pracownika, którego dokumentacja jest przechowywana w aktach. At Your Company Name) dokumentacja medyczna zapewnia najwyższy stopień bezpiecznego przechowywania i poufności.
Przeglądanie akt pracowniczych
Pracownik może przeglądać swoje akta osobowe kontaktując się z: Personel działu kadr osobę w normalnych godzinach pracy. Pracownicy HR umówią się na spotkanie, podczas którego pracownik będzie mógł zapoznać się z zawartością swoich akt. Żaden pracownik nie może zmieniać ani usuwać żadnych dokumentów ze swoich akt osobowych, z którymi należy się zapoznać w obecności pracownika działu HR.
Pytania lub wątpliwości dotyczące zawartości akt osobowych i dostępu do nich
W przypadku pytań lub wątpliwości dotyczących zawartości polecanych plików lub możliwości dostępu do nich prosimy o kontakt z pracownikiem HR,
Zastrzeżenie: Należy pamiętać, że podane informacje, choć miarodajne, nie gwarantują dokładności i legalności. Witryna jest czytana przez odbiorców na całym świecie i prawa pracy i przepisy różnią się w zależności od stanu i kraju. Proszę szukać pomocy prawnejlub pomoc ze strony władz stanowych, federalnych lub międzynarodowych, aby mieć pewność, że Twoje interpretacje prawne i decyzje są właściwe dla Twojej lokalizacji. Informacje te służą jako wskazówki, pomysły i pomoc.
