Dezorganizacja i zamieszanie mogą być irytujące, ale co gorsza, są szkodliwe dla biznesu. Pomyśl o tym w ten sposób: w miarę wzrostu chaosu zyski maleją. Odpowiedź? Dobre zarządzanie biurem. Gdy zaczniesz stosować siedem zasad dobrego zarządzania biurem, będziesz zdumiony, jaką różnicę robi dobre zarządzanie biurem i o ile więcej interesów możesz zrobić.
1. Ustalanie rutyn
Jeśli chcesz, rutynowe zadania wymagają rutynowych procedur bądź zorganizowany i dbaj o to, aby wszystko działało sprawnie. Ustal procedury obsługi dokumentów i systemów biurowych.
Z każdą kartką papieru, która przychodzi do Twojego biura, należy raz się zająć, zająć się nią i posegregować, a nie układać ją w przypadkowych stosach na biurku. Podobnie należy traktować komunikację cyfrową, taką jak e-maile, i jeśli to możliwe, podjąć natychmiastowe działania lub oznaczyć je do przyszłych działań.
Systemy biurowe, w tym komputery stacjonarne, laptopy, serwery plików, drukarki wielofunkcyjnei urządzenia mobilne wymagają zarówno procedur administracyjnych, jak i awaryjnych. Gdy system ulegnie awarii lub a
2. Definiowanie obowiązków
Dobre zarządzanie biurem zależy od tego, czy ludzie wiedzą, kto jest za co odpowiedzialny. Odpowiedzialni ludzie często wykonują swoje zadania.
Co by się stało, gdyby np nabywczy dla Twojej małej firmy zostało wykonane przez kogokolwiek i kiedykolwiek? Czy byłbyś w stanie znaleźć papier do drukarki, kiedy go potrzebowałeś? Wyznaczenie jednej osoby odpowiedzialnej za zamawianie całego sprzętu i materiałów eksploatacyjnych rozwiązuje problem i zapewnia płynne działanie. Mieć pracownicy Wyślij e-mail do wyznaczonej osoby wszelkie prośby o zaopatrzenie lub umieść odręczną listę w widocznym miejscu, gdzie ludzie będą mogli dodać to, czego potrzebują.
Podobnie jest z administracją systemami komputerowymi. Potrzebujesz jednej osoby odpowiedzialnej za bezpieczeństwo systemów komputerowych i śledzenie takich rzeczy, jak konta, hasła i oprogramowanie. Za pomocą systemy oparte na chmurze do zastosowań biurowych, oprogramowania księgowego i przechowywania danych to idealne rozwiązanie dla małych firm, ale nadal potrzebujesz mieć przydzieloną zaufaną osobę do wykonywania zadań administracyjnych, takich jak dodawanie/usuwanie użytkowników, nadawanie uprawnień, itp. aby Twoje biuro działało sprawnie.
3. Prowadzenie zapisów
Ewidencjonowanie brzmi jak najłatwiejsza część dobrego zarządzania biurem — dopóki nie rozważysz potrzeby zapewnienia dostępności i aktualizacji tych rejestrów. Niech będzie to biurowa rutyna. Kiedy dostaniesz nowy klient lub klienta, wystarczy chwila, aby wpisać go do swojej bazy kontaktów. Wtedy aktualizacja danych zajmie tylko chwilę lub dwie po rozmowie z nim przez telefon.
4. Wykorzystanie przestrzeni
Przejdź się po swoim biurze. Czy jest to przykład zarządzania przestrzenią, czy też złego zarządzania przestrzenią? Czy musisz omijać przeszkody lub narażasz się na ryzyko potknięcia się o coś? Czy siedząc przy biurku rzeczywiście można przy nim wygodnie pracować? Czy wszystko jest logicznie ułożone tak, żeby to, czego najbardziej potrzebujesz, było jak najbliżej ręki?
W biurach jest mnóstwo rzeczy, począwszy od stojaków na drukarki do szafek na dokumenty. Aby dobrze zarządzać biurem, musisz mieć pewność, że wszystkie rzeczy w biurze są zorganizowane tak, aby zapewnić maksymalną wydajność i maksymalne bezpieczeństwo. Postępuj zgodnie z podstawami projektowania biura, aby spełnić wymagania dotyczące zasilania, oświetlenia i wentylacji przestrzeni biurowej oraz uczynić ją bezpieczniejszą i lepszą przestrzenią do pracy.
5. Planowanie żmudnej pracy
Zbyt łatwo jest odkładać rzeczy, których nie lubisz robić, a większość ludzi biznesu nie lubi zadań takich jak piłowanie, wysyłki i odbioru lub księgowości. Niestety biuro, podobnie jak kuchnia, nie będzie dobrze funkcjonować bez wykonywania obowiązków.
Jeśli jesteś właścicielem małej firmy i nie możesz przypisać tego, co uważasz za nudną lub nieprzyjemną pracę dla kogoś innego, zmuś się do regularnego wykonywania tej pracy, ustalając czas w każdym tygodniu dla tego.
Poświęć poranek lub popołudnie na wykonywanie zimnych rozmów telefonicznych, odpowiadanie na niepriorytetowe zapytania e-mailowe, publikowanie postów w mediach społecznościowych, nadrabianie zaległości w księgowości lub aktualizowanie rejestrów. Rób to tyle tygodni z rzędu, a stanie się to dobrym nawykiem w zarządzaniu biurem.
6. Delegowanie i outsourcing
W idealnym świecie każdy robiłby tylko to, na co ma czas, aby robić dobrze. Ponieważ świat nie jest doskonały, wiele osób robi rzeczy, na które nie mają czasu ani talentu, aby robić je dobrze.
Delegowanie i outsourcing mogą usprawnić zarządzanie biurem Twojej małej firmy i pozwolić Ci skoncentrować się na swoich talentach, poprawiając w ten sposób wyniki finansowe. Asystent pracujący w niepełnym wymiarze godzin lub wirtualny asystent może obsłużyć wiele zadań biurowych lub administracyjnych.
7. Planowanie priorytetowe
Wielu właścicieli małych firm spędza całe dnie na działaniu i reagowaniu, a następnie zastanawia się, dlaczego wydaje się, że kręci im się w głowie. Planowanie biznesowe jest ważnym elementem dobrego zarządzania biurem i musi stanowić część rutynowego zarządzania biurem.
Właściciele małych firm odnoszących sukcesy spędzają co tydzień czas na planowaniu biznesowym, a wielu wykorzystuje codzienne sesje planowania biznesowego jako narzędzie do wyznaczania celów i rozwoju. Jeśli zatrudniasz pracowników, zaangażuj ich w planowanie biznesowe, formalnie lub nieformalnie.
