Szablon dla rachunkowości non-profit

Obowiązki księgowe organizacji non-profit różnią się od obowiązków księgowych organizacji nastawionych na zysk. Księgowość może być trudna dla organizacji non-profit, szczególnie jeśli nie możesz sobie pozwolić na zatrudnienie profesjonalnego księgowego do zarządzania swoimi finansami. W tym przewodniku omówiono podstawy rachunkowości organizacji non-profit, dzięki czemu możesz jak najlepiej wykorzystać dostępne zasoby.

Poznaj swoje warunki finansowe

Zanim zajmiesz się księgowością, warto trochę się o tym dowiedzieć podstawowe pojęcia księgowe na które trafisz. Należy pamiętać, że terminy te mogą nabrać nieco innego znaczenia w odniesieniu do organizacji non-profit, a nie do firm nastawionych na zysk. Po zapoznaniu się z tymi podstawowymi terminami możesz lepiej zrozumieć potrzeby księgowe swojej organizacji non-profit i zacząć ustalać priorytety swoich działań.

• Aktywa: rzeczy, które posiada Twoja organizacja non-profit, np. gotówka, patenty lub sprzęt biurowy 
• Zadłużenie: rzeczy, które Twoja organizacja non-profit jest winna, np. pożyczki lub zobowiązania
• Rodzaje przychodów: wszystkie pieniądze wpływające do Twojej organizacji non-profit, takie jak darowizny, dotacje, składki członkowskie, inwestycje, bilety, opłaty programowe lub opłaty za usługi
• Aktywa netto: Aktywa minus pasywa. Aktywa netto można klasyfikować na jeden z dwóch sposobów: te z ograniczeniami dawców i bez ograniczeń dawców

Te ograniczenia dotyczące dawców można dalej podzielić na trzy kategorie:

1. Nieograniczony: Wykorzystaj te fundusze na dowolny cel, nawet na codzienne operacje. Na przykład darowizny na rzecz Twojego funduszu rocznego są nieograniczone, co oznacza, że ​​darczyńcy pozostawiają organizacji decyzję o sposobie ich wydatkowania.
2. Tymczasowo ograniczone: Fundusze te można wydać wyłącznie na konkretny program lub w określonym momencie. Przykładami mogą być pieniądze przekazane w czasie kryzysu lub sytuacji nadzwyczajnej, gdy darczyńcy chcą, aby pieniądze zostały wydane na to wydarzenie.
3. Trwale ograniczone: Fundusze te nie mogą nigdy zostać wydane przez organizację non-profit, ale od ich zainwestowania można uzyskać odsetki. Na przykład organizacja nie może korzystać z korpusu fundusze żelazne, chociaż odsetki uzyskane z tych środków mogą zostać wykorzystane.

Przygotuj sprawozdania finansowe swojej organizacji

Dla organizacji non-profit przejrzystość działań ma kluczowe znaczenie. Jednym ze sposobów wzmocnienia tej przejrzystości jest prawidłowe przygotowanie sprawozdań finansowych. Zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami rachunkowości (US GAAP),organizacje non-profit powinny złożyć następujące oświadczenia na potrzeby raportowania:

Sprawozdanie z sytuacji finansowej

Podobnie jak w przypadku bilansu korporacji nastawionej na zysk, sprawozdanie z sytuacji finansowej przedstawia aktywa, pasywa i aktywa netto. To ogólny obraz stanu Twojej organizacji non-profit.

Oświadczenie o działalności

Podstawowym celem organizacji non-profit jest świadczenie usług lub programów spełniających określone potrzeby. Zestawienie działań przedstawia przychody i wydatki z ograniczeniami dotyczącymi darczyńców i bez nich.

Zestawienie wydatków funkcjonalnych i naturalnych

Raportowanie wydatków według rodzaju i funkcji w formacie arkusza kalkulacyjnego pomaga śledzić działania i osiągnięcia.

Sprawozdanie z przepływów pieniężnych

Podobnie jak zestawienie przepływów pieniężnych korporacji nastawionej na zysk, dokument ten podaje, ile środków pieniężnych i ich ekwiwalentów wpływa do organizacji i wychodzi z niej w określonym okresie. Twoje przepływy pieniężne mogą być dodatnie lub ujemne, w zależności od tego, czy wpływy są wyższe od wypływów (dodatnie) lub czy wpływy są mniejsze od wypływów (ujemne). Przepływy pieniężne są zmienne i nie odzwierciedlają zysków ani strat w dłuższej perspektywie.

Oświadczenie to jest podzielone na trzy części: inwestowanie, finansowanie i działalność operacyjna.

1. W części wyciągu dotyczącej inwestycji podawane są kwoty wydane na aktywa długoterminowe, takie jak inwestycje lub sprzęt.
2. W części poświęconej finansowaniu prezentowane są kwoty otrzymane z tytułu pożyczek lub spłat.
3. Część operacyjna raportu opisuje, co nie jest ujęte w sekcjach poświęconych inwestowaniu i finansowaniu.

Noty do sprawozdań finansowych

Ważne jest, aby w tej sekcji uwzględnić wszelkie dodatkowe ujawnienia dotyczące ograniczeń, płynności i innych informacji. Typowe ujawnienia dla organizacji non-profit obejmują podsumowanie zasad rachunkowości, informacje o inwestycjach, statusie aktywa i amortyzacja, stan niespłaconych kredytów lub leasingów, a także stan zastawów długoterminowych dawcy.

Oczywiście, aby skompilować te zestawienia, Twoja organizacja non-profit będzie musiała śledzić przychody, wydatki i działalność. Dokładne śledzenie wymaga dbałości o szczegóły, a także wyboru oprogramowania księgowego odpowiedniego do wielkości i złożoności organizacji.

Śledź wpływy środków i wydatki

Aby sporządzić dokładne sprawozdania finansowe, konieczne jest śledzenie wszystkich środków przychodzących i wychodzących z Twojej organizacji, najlepiej zrobić to za pomocą zorganizowanego systemu (opisanego poniżej). Co więcej, ponieważ kod podatkowy może się zmienić, musisz wiedzieć, co śledzisz i dlaczego. Ważne jest, aby oddzielać dochody od wydatków, ale powinieneś także porozmawiać z ekspertem podatkowym, aby upewnić się, że rejestrujesz wszystko, czego potrzebujesz, aby zabezpieczyć swoje status zwolniony z podatku.

Organizacje non-profit mogą stosować dwie różne metody śledzenia: rachunkowość kasowa Lub rachunkowość memoriałowa.

Rachunkowość kasowa

W przypadku rachunkowości kasowej przychody rejestruje się w momencie otrzymania fizycznej gotówki, a nie w momencie przeprowadzenia transakcji. Rejestrujesz wydatki w momencie wypłaty gotówki. Na przykład korzystanie z tego systemu w organizacji non-profit oznacza rejestrację płatności po otrzymaniu płatności od członka lub darczyńcy.

Rachunkowość memoriałowa

W przypadku rachunkowości memoriałowej rejestrujesz przychody lub wydatki w momencie przeprowadzenia transakcji. Na przykład zarejestrujesz transakcję, wysyłając fakturę za składki lub zadeklarowaną darowiznę. Nie, gdy otrzymasz fizyczną płatność.

Jednak księgowość organizacji non-profit nie ogranicza się tylko do darowizn i wydatków. Nie zapomnij o innych działaniach, które powinieneś śledzić, takich jak inwestycje i oszczędności. Różnorodność oprogramowanie księgowe dla organizacji non-profit jest dostępny, aby ułatwić śledzenie, a wiele z nich jest łatwych do wdrożenia i przystępne cenowo.

Złóż formularz 990

Zdaniem fiskusa tak ponad 30 typów organizacji non-profit które są zwolnione z podatków federalnych i wielu podatków stanowych.Najpopularniejszym typem organizacji non-profit jest a501(c)(3), która jest publiczną organizacją charytatywną lub fundacją prywatną.

Mimo że organizacje non-profit są zwolnione z podatków federalnych, nadal muszą składać roczny dokument informacyjny zwany a Formularz 990. Formularz 990 to dokument publiczny, który pozwala IRS i społeczeństwu sprawdzić misję, finanse i działalność organizacji non-profit za poprzedni rok. W zależności od aktywów lub przychodów brutto Twojej organizacji non-profit złożysz formularz 990, 990-PF, 990-EZ lub 990-N. Niektóre kościoły i organizacje wyznaniowe może być zwolniony z tego wymogu, jeśli nie złożyli formalnego wniosku o status 501(c)(3).

Pamiętaj, że zwolnienie z federalnego podatku dochodowego nie oznacza, że ​​możesz pominąć składanie zeznania podatkowego od działalności gospodarczej. Być może będziesz musiał zapłacić podatek od nieruchomości lub podatek od sprzedaży. W niektórych stanach poruszanie się po przepisach podatkowych i obowiązkach może być trudne, ale dołączenie do nich państwowe stowarzyszenie organizacji non-profit może pomóc w znalezieniu informacji na temat przepisów lokalnych i stanowych.

Zrób miejsce w swoim budżecie na profesjonalną księgowość

Chociaż ten przewodnik ma na celu wprowadzenie Cię do rachunkowości organizacji non-profit, w żadnym wypadku nie zastępuje on profesjonalnej wiedzy. Wiele organizacji non-profit przypisuje zadania księgowe nieprzeszkolonemu pracownikowi lub wolontariuszowi – jest to duży błąd. Niedoświadczony księgowy może często prowadzić do niezamierzonych oszustw i kosztownych błędów. Dlatego też profesjonalista z doświadczeniem i przeszkoleniem w zakresie księgowości organizacji non-profit jest niezbędny dla Twojej organizacji.

CPA może również prowadzić członków zarządu i personel przez konta, zapewniając wszystkim dostęp do aktualnych informacji. Kompetentni pracownicy i członkowie zarządu mogą poprowadzić do powstania bardziej stabilnej i zorganizowanej organizacji non-profit. Ponadto możesz znaleźć wolontariusza, który może również pełnić funkcję chętnego i doświadczonego CPA lub specjalisty ds. księgowości.

Ten artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny. Nie jest to porada prawna. Sprawdź inne źródła, takie jak IRS, i skonsultuj się z radcą prawnym lub księgowym.