Zatrudnienie zewnętrznego organizatora wydarzeń nie musi być trudnym zadaniem. Musisz znaleźć najlepszych planistów wydarzeń odpowiadających Twoim potrzebom i dokładnie ich sprawdzić, zanim się zdecydujesz. Ale najpierw powinieneś dokładnie wiedzieć, o co poprosisz organizatora wydarzenia.
Określ swój cel
Zanim rozpoczniesz poszukiwania, musisz ustalić cel wydarzenia, budżet, nad którym pracujesz, oraz powód zatrudnienia osoby zewnętrznej.
Chcesz być w stanie zakomunikować ogólny zarys wydarzenia i jego najważniejsze cele.
Kiedy zdefiniujesz swoje cele, zacznie pojawiać się kilka jasnych pomysłów na temat tematu i przesłania, które chcesz przekazać.
Teraz będziesz chciał określić budżet, jaki masz dla planisty i czego się od niego oczekuje. Planista wydarzenia może wybrać miejsce, polecić opcje jedzenia i napojów, pozyskać prelegentów i rozrywkę, być na miejscu w celu zaspokojenia potrzeb w dniu produkcji oraz stworzyć zaproszenia.
Jeśli nie możesz sam poradzić sobie ze wszystkimi powyższymi kwestiami, musisz rozpocząć poszukiwania organizatora wydarzeń.
Znajdź swojego planistę wydarzeń
Niezależnie od tego czy jest to impreza towarzyska czy spotkanie firmowe obowiązują zasady wynajmu eventu Planista lub firma cateringowa pozostają takie same: Chcesz zatrudnić kogoś, kto ma wiedzę w tworzeniu Twojego typu wydarzenia.
Poczta pantoflowa to jeden ze sposobów znalezienia organizatora wydarzenia, niezależnie od tego, czy jest to przyjęcie rocznicowe, spotkanie biznesowe przy śniadaniu, weekendowe rekolekcje czy jakikolwiek inny rodzaj wydarzenia. Jednak nie zawsze jest to najskuteczniejsza metoda.
Jeśli szukasz najlepszego organizatora wydarzeń na swoją imprezę, poszukaj firmy z doświadczeniem i dobrą reputacją w społeczności organizatorów wydarzeń. Reputacja wśród znajomych może być silniejszym wskaźnikiem niż referencje od znajomych.
Skontaktuj się z krajowym lub lokalnym oddziałem ds Międzynarodowe Spotkanie Profesjonalistów, Międzynarodowe Towarzystwo Wydarzeń Specjalnych, albo Krajowe Stowarzyszenie Menedżerów Gastronomii.
Jeśli chcesz wiedzieć, kto cieszy się dobrą reputacją w Twojej okolicy, skontaktuj się z lokalnym biurem konwencji i gości lub izbą handlową. Możesz także skontaktować się z działem sprzedaży hoteli na kongresach.
Kandydaci na rozmowę kwalifikacyjną
Większość planistów wydarzeń z niecierpliwością będzie chciała usłyszeć o Twoim wydarzeniu. Na początku podaj im krótkie szczegóły, a w pierwszej rundzie rozmów skoncentruj się na ich wiedzy specjalistycznej.
Ogranicz listę kandydatów do trzech najsilniejszych kandydatów.
Następnie powinieneś zapytać każdego finalistę lub firmę o ich działalność, doświadczenia z przeszłymi wydarzeniami i plany na wypadek nieprzewidzianych okoliczności. Dobry planista przeprowadzi Cię przez dyskusję na temat ogólnych celów wydarzenia, harmonogramu, budżetu, liczby gości i osobistych preferencji, a także zada pytania na temat Twojej organizacji. Ten, kto chce poznać Twoje cele i wydarzenie, wyróżni się na tle innych.
Chociaż nie zawsze jest możliwe osobiste spotkanie z wnioskodawcą podczas pierwszej tury wywiady, zwłaszcza jeśli Twój program jest poza miastem, może to być kluczowy krok w wyborze właściwy planista. Będziesz potrzebował kandydata, który ma z tobą prawdziwy kontakt.
Ostatnim krokiem jest sprawdzenie także referencji kandydatów. Skontaktuj się z byłymi klientami i upewnij się, że w jego przeszłości nie było żadnych źle spartaczonych wydarzeń.
Dokonaj wyboru
Nadszedł czas, aby zawęzić wybór do jednego.
Po dokonaniu wynajmu planista wydarzenia powinien być w stanie udostępnić Ci szczegółowy plan wydarzenia. Nadszedł czas, aby porzucić kreatywne pomysły i odrzucić te, które nie działają.
Wybić budżet
Wiele osób, które organizują imprezę po raz pierwszy, pragnie imprezy szampańskiej przy ograniczonym budżecie na piwo. Twój planista wydarzeń może w pełni wykorzystać Twój budżet, ale być może będzie musiał nieco sprowadzić Twoją wizję na ziemię.
Musicie współpracować, aby opracować realistyczny budżet. Nie zapomnij dowiedzieć się, jakie opłaty pobierze organizator wydarzenia i w jaki sposób zostaną one uwzględnione w budżecie. Opłaty za planowanie wydarzeń i sposób ich naliczania są bardzo zróżnicowane.
Zostaniesz poproszony o dostarczenie organizatorowi wydarzenia kaucji, dokumentów i umów, a także miejsc wydarzenia i oferowanych przez nie usług. Jak zawsze, powinieneś poprosić prawnika o sprawdzenie wszelkich umów przed ich podpisaniem.
Podejmować właściwe kroki
Większość złych rzeczy, które dzieją się w związku z planowaniem wydarzeń, wynika z braku konsekwencji. Planowanie wydarzeń wymaga skutecznej koordynacji logistyki. Innymi słowy, bądź na bieżąco z projektem i nie zmuszaj organizatora wydarzenia do podejmowania ważnych decyzji bez Twojego udziału.
Jeśli wszystko pójdzie zgodnie z planem, proces planowania wydarzeń przebiegnie bez zakłóceń, a Ty dodasz do swojej sieci doskonałe narzędzie do planowania wydarzeń na wypadek przyszłych potrzeb.
Jeśli przed ważnym dniem proces napotka przeszkodę, wkrocz i popracuj nad jego naprawieniem. Nieporozumienia można rozwiązać. Nieoczekiwane problemy można naprawić.
Ale bądź przygotowany, jeśli wszystko inne zawiedzie, zwolnij organizatora wydarzeń i przejdź do kopii zapasowej.
