Sprawozdanie z postępu prac składa się z nagłówka, podsumowania wykonawczego, opisu mniejszych elementów oraz wskazania terminu następnego sprawozdania. Napisałbyś raport według tego szablonu, a następnie wysłał go swojemu szefowi lub innemu wyznaczonemu przełożonemu raportującemu.
nagłówek
Nagłówek zawiera informacje identyfikujące raport. Wpiszesz tytuł, datę publikacji raportu, status cokolwiek raportujesz (czerwony, żółto-zielony) i ogólny wskaźnik, być może procent wykonania, w porównaniu z planem rzeczywisty. Uwaga: Raport z postępu prac, taki jak ten, jest najczęściej używany w przypadku projektów, ale można go również wykorzystać do raportowania innych rzeczy. Na przykład, jeśli przydzielono Ci zadanie zmniejszenia liczby godzin przypadających na rysunek dla pliku firmie inżynieryjnej, możesz użyć raportu z postępu, aby pokazać postęp w zmniejszaniu liczby godzin rysunek.
- Tytuł: Sprawozdanie z postępu projektu X
- Data: 30 maja 20xx
- Stan: Zielony
- Procent wykonania: 63 rzeczywiste, 59 planowe
Podsumowanie wykonawcze
Streszczenie piszesz jako ostatnie. Jest to podsumowanie wszystkich głównych punktów wymienionych poniżej w treści raportu. W zależności od odbiorców czasami streszczenie jest ograniczone. To zależy od odbiorców, liczby osób otrzymujących raport i ich poziomów w organizacji. Streszczenie jest przeznaczone dla menedżerów wyższego szczebla, którzy mogą nie mieć czasu na przeczytanie całego raportu. Jeżeli Twoje zgłoszenie jest kierowane do bezpośredniego przełożonego, oczekuje się, że on go przeczyta, a streszczenie może nie być potrzebne. Jeśli jednak jest to raport szeroko rozpowszechniony wśród wielu menedżerów w całej organizacji, może tak być konieczne jest załączenie streszczenia dla osób, które nie mają czasu na przeczytanie całości raport.
Postęp elementów składowych
To jest główna część raportu. W tej części raportu szczegółowo opisujesz postęp we wszystkich obszarach składowych projektu. Podajesz swoje postępy i osiągnięcia w odniesieniu do wszystkich wskaźników w tym okresie. Pokazujesz jaki masz plan na najbliższy okres. Następnie wypisz nie tylko blokady, ale także wysiłki, jakie podejmujesz, aby je usunąć. Na koniec ta sekcja pokaże, jaka dodatkowa pomoc jest potrzebna ze strony szefa lub innego odbiorcy raportu z postępu.
Streszczenie
Po treści raportu znajduje się część podsumowująca. Zawiera mniej szczegółów niż postęp zgłoszony w poprzedniej sekcji. Uwzględniłbyś te same informacje, wskaźniki, osiągnięcia, plan na następny okres i wszelkie elementy blokujące, ale podałbyś mniej szczegółów dla każdej kategorii. Na przykład podsumowaniem może być pojedyncze zdanie, np. „wszystkie produkty dostarczane są na czas”, informujące o postępie zapis w poprzedniej sekcji może brzmieć: „Dostawa A, termin dostawy xx/xx/xx zostanie dostarczony w trzy dni wczesny. Raport Y zostanie dostarczony terminowo w dniu xx/xx/xx. Oczekuje się, że raport C, opóźniony o dwa tygodnie w oczekiwaniu na grafiki, zostanie dostarczony w zmienionym terminie xx/xx/xx”.
Termin następnego raportu
Tutaj wyszczególniasz, kiedy zostanie wysłany następny raport. Jeśli na przykład jest to raport tygodniowy, termin następnego raportu powinien być wyświetlany za tydzień następujący po nim. W przypadku raportu miesięcznego należy wskazać datę wysłania raportu w następnym miesiącu. Osoby otrzymujące raport będą oczekiwać, że dane te będą równie dokładne, jak dane w raportach.
Dolna linia
Twój raport z postępu składa się z opcjonalnego podsumowania wykonawczego, raportu z postępu wszystkich komponentów projektu, szczegółowego podsumowania i harmonogramu. Uczyń je tak dokładnymi, jak to tylko możliwe.
