Jeśli pragniesz zostać praktykującym prawnikiem prowadzącym własną kancelarię prawną, musisz zrozumieć, jaką dokumentację musisz prowadzić. Możesz być ekspertem w praktyce prawa, ale możesz nie czuć się tak pewnie w swojej wiedzy księgowej. Zrozumienie podstaw i korzystanie ze specjalistycznego oprogramowania księgowego może zapewnić bezpieczeństwo Twojej praktyki.
Systemy księgowe
Dobry system księgowy dla każdej małej firmy będzie obejmował silną kontrolę wewnętrzną monitorującą zarówno przychody, jak i wydatki. Jako prawnik musisz upewnić się, że Twój system księgowy posiada silną kontrolę wewnętrzną, dotyczącą zarówno naliczanych opłat, jak i zaliczek na koszty i wydatki dla klientów.
Niezależnie od tego, czy rachunki opierają się na konkretnym honorarium, rocznym honorarium, opłacie warunkowej czy opłacie za polecenie, Twoje wynagrodzenie opiera się na czasie spędzonym nad projektami Twoich klientów. Z tego powodu prawnicy zwykle prowadzą szczegółową dokumentację, aby śledzić czas spędzony nad sprawami.
Możesz używać ręcznych lub elektronicznych systemów do śledzenia czasu i należnych wydatków. Karty księgowe klientów były używane do rejestrowania tych informacji przed pojawieniem się oprogramowanie do legalnego czasu pracy i rozliczeń. Niezależnie od preferowanej metody prowadzenia dokumentacji, zazwyczaj będziesz chciał rejestrować czas spędzony na sprawach klientów, wraz z wszelkimi naliczanymi wydatkami.
Od czasu do czasu możesz w imieniu swojego klienta pokryć wydatki związane z opłatami za złożenie wniosku lub innymi opłatami. Większość praktykujących prawników rejestruje te zaawansowane koszty w systemie w podobny sposób, jak w przypadku innych należności.
Oprogramowanie księgowe będzie posiadało specjalne dzienniki do rejestrowania jednego rodzaju często występujących transakcji. W przypadku prawników dziennik wpływów pieniężnych będzie zawierał zestawienie (1) otrzymanych honorariów i (2) zwrotów wydatków, w tym podział pomiędzy regularnie opłacanymi kosztami ogólnymi a kosztami klienta. Złożoność dziennika wpływów pieniężnych będzie się różnić w zależności od wielkości firmy prawniczej, z których najbardziej podstawowym jest tylko wyciąg bankowy i kopie czeków.
Niezbędne zapisy
Oprócz dokumentacji omówionej powyżej prawnicy zwykle prowadzą co najmniej:
- Książka wizyt: Książka spotkań zawiera zapisy spotkań, zwykle w formacie kalendarza.
- Dziennik należności: Arkusz należności pokazuje należności zafakturowane, ale nieodebrane.
- Księgi klientów indywidualnych: Te konta księgowe obejmują opis świadczonych usług, opłat i uznań, podsumowanie opłat niepodlegających rozliczeniu oraz faktury końcowe.
- Zapisy czasu trwania sprawy: Dla każdego klienta prowadzona jest ewidencja czasu pracy.
- Rejestr spraw w toku: Rejestr ten podsumowuje wszelkie trwające prace prawne i jest zwykle uporządkowany według nazwisk klientów.
- Raporty podsumowujące czas: Raporty czasowe mogą być zazwyczaj sortowane według prawnika lub klienta i zawierają takie informacje, jak czas, daty przepracowane, rachunki i inne należne wydatki.
Są to podstawowe księgi i rejestry, które większość prawników, niezależnie od specjalizacji, będzie miała w aktach swoich firm. Wielu prawników korzysta z programów księgowych i oprogramowanie do zarządzania praktyką prawniczą do prowadzenia ksiąg i rejestrów w formacie elektronicznym. Podczas gdy niektóre kancelarie prawne korzystają z QuickBooks, wiele innych firm korzysta z programów prawniczych specyficznych dla branży, takich jak Liczydło Dalej, Clio Lub ProLaw zarządzać swoimi praktykami.
NOTATKA: Ten artykuł jest przeznaczony wyłącznie do celów edukacyjnych; powinieneś skonsultować się z doradcą podatkowym, aby omówić wszelkie pytania lub problemy dotyczące księgowości, prowadzenia dokumentacji lub dochodów.
