Trudno zaplanować budżet wydarzenia bez dobrego wyobrażenia o wydatkach, jakie poniesiesz. To wydaje się oczywiste, ale koszty z tym związane planowanie wydarzenia może pochodzić z wielu różnych miejsc. Właśnie wtedy, gdy myślisz, że zidentyfikowałeś wszystkie kategorie wydatków, pojawia się kolejna, która odsyła Cię z powrotem do deski kreślarskiej.
Aby temu zapobiec, podczas tworzenia budżetu skorzystaj z poniższego zestawienia wydatków na planowanie wydarzeń.
Wydatki na wydarzenie na miejscu
Obejmują one koszty i opłaty zwykle pobierane przez miejsce wydarzenia. Często jest to najdroższa kategoria, ale jest też najłatwiejsza do przewidzenia, ponieważ otrzymasz formalny kosztorys do sprawdzenia z wyprzedzeniem. Nie zapomnij uwzględnić kosztów zmiennych, które zmieniają się w zależności od liczby frekwencji. Catering jest przykładem wydatku zmiennego, ponieważ ilość potrzebnego jedzenia – a co za tym idzie – koszt – wzrasta wraz z każdym dodatkiem do Twojej imprezy.
Oto lista wydatków na wydarzenia organizowane na miejscu, które możesz uwzględnić w swoim budżecie:
Koszty miejsca
Oto koszty lokalu:
- Wynajem pokoju
- Kaucja
- Zakres ubezpieczenia
- Parking
Jedzenie i Catering
Oto wszystko, co wiąże się z jedzeniem i piciem:
- Posiłki
- Napoje
- Opłaty za pracę barmana/serwera
- Podatki i opłaty za usługi/napiwki
Audiowizualny
Oto koszty prezentacji:
- Mikrofony
- Ekrany i projektory
- Dostęp do Internetu
- Inny sprzęt specjalistyczny
Dostawcy zewnętrzni
Ta kategoria reprezentuje wszystkie produkty i usługi dostarczane przez dostawców spoza obiektu goszczącego. Każdy z nich będzie wystawiał rachunki niezależnie, dlatego ważne jest, aby uważnie obserwować każdego dostawcę. Korzystanie z arkusza kalkulacyjnego pomoże uporządkować kontakty dostawców wraz z kosztami związanymi z ich usługami.
Wynajem na imprezy
Wydatki te dotyczą wszystkiego, co musisz dostarczyć:
- Pościel, listwy przypodłogowe i pokrowce na krzesła
- Namioty, inscenizacje i atrakcje rozrywkowe
- Elementy fizyczne niedostarczane przez miejsce
- Robocizna i dostawa w celu ustawienia/rozbiórki
Sprzedawcy dekoracji
Sprawienie, że wszystko będzie wyglądało dobrze, będzie wiązać się z kosztami:
- Oświetlenie akcentujące
- Kwiaty i ozdoby świąteczne
- Balony
Rozrywka
Nie zapomnij o opłatach związanych z:
- Muzycy lub DJ
- Opłaty za głośniki
- Jeźdźcy kontraktowi (wyżywienie, zakwaterowanie, transport)
Koszty produkcji
Produkcja obejmuje cały personel i zasoby potrzebne do zaplanowania i przeprowadzenia wydarzenia. Wydatki te rozpoczynają się w momencie wymyślenia wydarzenia i trwają przez całą dokumentację po wydarzeniu. Krótko mówiąc, ta kategoria reprezentuje koszt organizacji wydarzenia, przyciągnięcia uczestników i zarządzania elementami administracyjnymi.
Marketingu i Rejestracji
Do tej kategorii można dodać koszty:
- Prace związane z drukiem i projektowaniem stron internetowych
- Reklamy
- Zaproszenia
- Zarządzanie rejestracją
Planowanie i organizacja
Wydarzenia wymagają ludzi, a wydatki obejmują:
- Opłaty za planowanie wydarzeń
- Pracownicy niepełnoetatowi i tymczasowi
- Artykuły biurowe
- Koszty komunikacji
- Koszty podróży
Koszty administracyjne
Nie zapomnij o formalnościach i kosztach:
- Przydziały pracowników płatnych
- Koszty księgowe
- Opłaty prawne
- Opłaty konsultanta
Nadwyżki kosztów i fundusze awaryjne
Nie ma magicznej liczby na to, co należy odłożyć na nieplanowane wydatki, ale trzeba spodziewać się nieoczekiwanego. Niektórzy planiści wydarzeń sugerują budżetowanie o 5–10% w stosunku do przewidywanych wydatków, podczas gdy inni wybierają okrągłą liczbę do pracy. Na większe wydarzenia należy oczywiście przeznaczyć więcej, ponieważ niedopatrzenie rozliczane w przeliczeniu na osobę może kosztować tysiące dolarów.
Celem tego zarysu jest uświadomienie Ci różnych rodzajów wydatków związanych z planowaniem wydarzeń, które mogą wystąpić. Każde wydarzenie jest wyjątkowe, więc Twój może zawierać mniej lub więcej wymienionych elementów. Najważniejsze jest, aby wiedzieć, skąd będą pochodzić koszty. Pominięcie wydatków związanych z konkretnym dostawcą lub kategorią może zrujnować Twój budżet, ale najgorszym scenariuszem jest całkowite zapomnienie o wydatku do czasu otrzymania rachunku.
