Musisz dokładnie udokumentować ustalenia dotyczące wysyłki, jakie podejmujesz dla swojego międzynarodowego klienta. Chcesz swoje sprzedaż eksportowa zakończyć się pełnym sukcesem i jest to faza krytyczna. Dokumentacja transakcji przebiega według tego samego schematu, co w przypadku sprzedaży krajowej. Kiedy sprzedajesz swoje widżety (lub, jak w tym przypadku, „szczotki do włosów’) swojemu klientowi z drugiego końca miasta, wystawiasz mu fakturę, prawda? Od tego zaczynasz współpracę z zagranicznym klientem. Czasami lokalny klient będzie miał specjalne wymagania dotyczące zamówienia, takie jak lista pakowania lub określone oznaczenia zewnętrzne na każdym wysyłanym opakowaniu. Twoja transakcja eksportowa również będzie miała specjalne wymagania dotyczące dokumentacji. Będą się one różnić w zależności od kraju przeznaczenia i rodzaju wysyłanych towarów.
Jeśli wybrałeś spedytor lub firma logistyczna, która ma historię wysyłki Twojego rodzaju produktu, powinna mieć rację, jeśli chodzi o aktualne wymagania dotyczące dokumentacji.
Na przykład stara deklaracja eksportowa spedytora (SED), obecnie nazywana Elektroniczną informacją eksportową (EEI), zawiera zestawienia statystyk eksportu USA i egzekwuje amerykańskie przepisy eksportowe. EEI należy złożyć w przypadku przesyłek ze Stanów Zjednoczonych, Portoryko lub Wysp Dziewiczych Stanów Zjednoczonych do miejsc docelowych za granicą; między Stanami Zjednoczonymi a Portoryko; oraz ze Stanów Zjednoczonych lub Portoryko na Wyspy Dziewicze Stanów Zjednoczonych. Nie wszystkie przesyłki wymagają EEI. Dlatego przydaje się spedytor, który może Ci odpowiednio doradzić.
Jeżeli na przykład przesyłka towarowa ma wartość większą niż 2500 USD i jest wysyłana od tego samego eksportera do tego samego odbiorcy tego samego dnia, będzie wymagała złożenia EEI. Lub, jeśli przesyłka, niezależnie od wartości, wymaga pozwolenia lub licencji eksportowej, będziesz musiał złożyć EEI.
Co może pójść nie tak podczas tworzenia dokumentacji eksportowej
Jeśli nie jesteś uważny, mnóstwo. Uważny, co oznacza, że możesz nie mieć wiedzy na temat zasad i przepisów i nie jesteś wystarczająco ostrożny (np. literówki lub dane wprowadzone w niewłaściwych polach). Firma Shipping Solutions zaproponowała sześć rzeczy, które mogą pójść nie tak podczas tworzenia dokumentów eksportowych. Oto ich lista, ale sugerujemy odwiedzenie tej witryny, aby bliżej poznać każdy punkt.
- Błędne dane kontaktowe, pakowania i płatności.
- Błędna klasyfikacja towarów.
- Nieprawidłowa wartość.
- Błędny opis produktu.
- Wypełnienie niebezpiecznych formularzy przez niewłaściwą osobę.
- Błędne założenie, że Twoje towary kwalifikują się do preferencyjnych stawek.
Bez względu na wszystko, zawsze wyjmuj inicjatywę i zadawaj wiele pytań swojemu spedytorowi lub firmie logistycznej. Wykorzystaj ich wiedzę na swoją korzyść, aby nie popełnić żadnego z kosztownych błędów wymienionych powyżej.
W dziewięciu przypadkach na dziesięć do sfinalizowania sprzedaży eksportowej potrzebne będą następujące podstawowe dokumenty:
- Faktura handlowa ("Jak przygotować fakturę handlową").
- Lista rzeczy do spakowania.
- Świadectwo pochodzenia (jak pokazano i tam, gdzie ma to zastosowanie – „Certyfikat kraju pochodzenia").
- Trzy (3) oryginalne oceany lub powietrze listy przewozowe, i kopie.
- Instrument płatniczy („Czynniki, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze metody płatności eksportowej"). Warunki dostawy mają wpływ na sposób i termin otrzymywania płatności. Formuły handlowe poprowadzi Cię, gdy ryzyko minie i w jaki sposób koszty zostaną rozdzielone pomiędzy sprzedającym i kupującym.
- Inne ważne, istotne dokumenty wymagane w przypadku niektórych miejsc docelowych i niektórych towarów: kopia faktury proforma, Świadectwo kontroli, faktura konsularna, import lub pozwolenie na wywóz, świadectwo ubezpieczenia, kwity portowe i magazynowe, świadectwo kontroli sanitarnej oraz certyfikat nadawcy IATA dla artykułów nie objętych ograniczeniami lub towarów niebezpiecznych.
Na przykład UPS oferuje różnorodne formy (np. faktura handlowa, lista przewozowa, świadectwo pochodzenia NAFTA, amerykańskie świadectwo pochodzenia i elektroniczne informacje eksportowe) w przypadku przesyłek międzynarodowych.
Z czasem dokładnie sprawdzimy każdy dokument tutaj, na tej stronie, abyś mógł czuć się komfortowo podczas jego przygotowywania. Dostępne są programy, które umożliwiają elektroniczne wykonanie dokumentów eksportowych. W miarę rozwoju Twojej firmy możesz rozważyć zainstalowanie takiego rozwiązania lub nawet rozważenie zastosowania zaawansowanegoLogistyka firmy oferującej tę funkcję w ramach ogólnoświatowego zasięgu usług.
