Chociaż planiści wydarzeń są zwykle dobrze zorientowani we wszystkich aspektach planowania wydarzeń, czasami potrzebują pomocy, jeśli chodzi o pisanie formalnych listów, e-maili lub innych materiałów dotyczących nadchodzącego wydarzenia. Jedną z najważniejszych rzeczy, o którą planiści wydarzeń będą zabiegać, jest list powitalny dla gości wycieczka motywacyjna.
List powitalny robi dokładnie to, co mówi: wita gości na wydarzeniu. Nie musi to być w żaden sposób postrzegane jako skomplikowane. Tak naprawdę, jeśli jest napisany poprawnie, list powitalny powinien być prosty i na temat. Idealnie byłoby, gdyby list powitalny był napisany na oficjalnym papierze firmowym organizacji.
Szczegóły wyjazdu motywacyjnego
Wyjazd motywacyjny to zaplanowane wydarzenie lub wyjazd, które ma na celu nakłonienie ludzi do osiągnięcia określonych celów biznesowych. Często wyjazd motywacyjny jest nagrodą dla sprzedawcy lub innego specjalisty za osiągnięcie określonego kamienia milowego. Zwykle wyznaczone cele są związane ze sprzedażą i rozwojem biznesu, ale kadra kierownicza i menedżerowie wykorzystują tego typu zachęty do osiągnięcia dowolnej liczby zyskownych celów biznesowych.
Elementy listu powitalnego
List powitalny dotyczący wyjazdu motywacyjnego nie różni się zbytnio od innych formalnych listów powitalnych, ale po czytając ją, gość powinien wiedzieć, czego się spodziewać i do kogo się zwrócić w przypadku pytań lub problemów powstać.
Dobry list powitalny będzie zawierał datę jego napisania i odpowiednie pozdrowienie (to, jak bardzo będzie ono formalne, będzie zależeć od relacji firmy lub autora listu do odbiorcy).
Pierwszy akapit listu powinien zawierać powitanie, drugi akapit powinien zawierać informację o porządku obrad i wszelkie ważne szczegóły dotyczące lokalizacji lub wymagań, które gość musi znać (na przykład, czy będzie musiał mieć swój paszport?).
Na koniec akapit zamykający powinien wyrazić uznanie (od autora listu lub firmy) gościowi/odbiorcy. Ponownie, czy jest to formalne, czy swobodne, zależy od okoliczności. Po tym akapicie następuje wiersz podpisu gospodarza wydarzenia, zawierający tytuł.
Zwykle, jeśli zdecydujesz się na personalizację listu, pomocne będzie umieszczenie w nim programu wydarzenia. Jest to opcjonalne. Jeśli tak, upewnij się, że te szczegóły zostały wstawione i wymienione po drugim akapicie i jako takie oznaczone.
Przykładowy list powitalny
[WSTAW DATĘ]
Szanowny [NAZWISKO lub TYTUŁ WYDARZENIA]
Cieszymy się, że możesz do nas dołączyć i mamy nadzieję, że Twój pobyt w [RESORT] w [DESTINATION] będzie zarówno odmładzający, jak i edukacyjny.
Mamy pełen harmonogram na następne [NUMBER] dni, dlatego prosimy o poświęcenie kilku minut na zapoznanie się z informacjami zawartymi w tym pakiecie. Zawiera nasz plan podróży i inne ważne informacje.
Nie możemy się doczekać, aby spędzić z Państwem ten czas w [KRÓTKIE ZWROTENIE DO OPISU MIEJSCA DOCELOWEGO].
Jeśli możemy zrobić coś, aby umilić Państwu pobyt, prosimy o informację. Dziękujemy za przyłączenie się do [TYTUŁ WYDARZENIA].
Z poważaniem,
[OFICJALNA NAZWA HOSTA]
[TYTUŁ]
[ORGANIZACJA]
Jednym z najczęstszych błędów związanych z wydarzeniami motywacyjnymi jest brak kontaktu z uczestnikami później. Zorganizowanie skutecznego wydarzenia motywacyjnego może być solidną taktyką poprawiającą morale i wydajność pracowników, a nie tylko nagradzającą dobrą pracę w przeszłości. Dlatego proszenie o opinię jest ważne, aby zapewnić pomyślność przyszłych podróży.
