Plik listy płac pracownika jest repozytorium wszystkiego, co ma związek z wypłatą pracownika. Głównym powodem tworzenia kartoteki płacowej jest ograniczenie dostępu do pozostałych informacji poufnych znajdujących się w aktach osobowych.
Cel pliku listy płac pracownika
Plik listy płac umożliwia personelowi księgowemu płacenie pracownikowi bez dostępu do poufnych informacji pracownika. Pracownicy księgowi mogą prowadzić listy płac tam, gdzie ma to sens w przypadku płacenia pracownikowi. W przypadkach, gdy listy płac i księgowość są zlecane na zewnątrz, jest to jeszcze bardziej zalecana praktyka w przypadku dokumentacji płacowej pracownika.
Plik listy płac ogranicza dostęp do poufnych informacji o pracownikach. Akta płacowe pracowników umożliwiają pracownikom księgowości i finansów posiadanie informacji potrzebnych do zapłaty pracownikowi w wygodnym miejscu. Lokalizacja powinna być bezpieczna i poza zasięgiem innych pracowników.
Musisz przekonać pracowników księgowych, że informacje zawarte w aktach płacowych są poufne i nie powinny być udostępniane bez zgody i podpisu personelu HR. Księgowi nie powinni również udostępniać żadnych informacji o podwyżkach, awansach, premiach ani żadnych innych poufnych informacji o pracownikach.
Dział kadr nie musi monitorować dostępu księgowości do akt płacowych pracowników. Zgodnie z zaleceniami dotyczącymi powiązanych akt pracowniczych, takich jak akta osobowe i medyczne, należy ograniczyć dostęp do akt płacowych. Tylko osoby, które potrzebują informacji do wykonywania swojej pracy, powinny przeglądać zawartość.
Zawartość pliku listy płac pracownika
To jest sugerowana lista tego, co powinno znaleźć się w pliku listy płac pracownika.
- List z ofertą podpisany przez kierownika ds. rekrutacji, dział kadr i pracownika
- Upoważnienie do zapłaty podpisane przez dział kadr i kierownika ds. rekrutacji, jeśli istnieje umowa o pracę
- Formularz W-4
- Dokumenty i zezwolenia dotyczące wszelkich świadczeń pracowniczych, które obejmują potrącenia z listy płac
- Formularz autoryzacji wpłaty bezpośredniej
- Formularze rozliczania czasu pracy
- Godzinowe tygodniowe karty czasu pracy
- Zapisy zegara czasu, jeśli są używane
- Rekordy obecności
- Wnioski o zwrot kosztów, w tym dokumentację i pokwitowania z tytułu podróży i innych dozwolonych wydatków
- Formularze zwrotu czesnego i pokwitowania płatności, książki itp
- Zapłać z góry formularze wniosków
- Dokumenty pożyczki firmowej i harmonogram płatności
- Nakazy zajęcia i akta
- Upoważnienie do udostępniania informacji prywatnych
- Dokumentacja dotycząca podwyżki dla każdego pracownika
- Dokumentacja związana z jakąkolwiek premią, podziałem zysków lub nagrodą uznaniową
- Formularze W-2
- Upoważnienie do wszelkich innych działań związanych z listą płac, na które zezwala Twoja firma
Znany również jako akta pracownicze, akta pracownicze, akta kadrowe, dokumentacja.
Uwaga: Susan Heathfield dokłada wszelkich starań, aby oferować na tej stronie dokładne, zdroworozsądkowe i etyczne porady dotyczące zarządzania zasobami ludzkimi, pracodawcą i miejscem pracy, ale nie jest prawnikiem. Zawartości na stronie nie należy traktować jako porady prawnej. Witryna ma odbiorców na całym świecie, a prawa i przepisy dotyczące zatrudnienia różnią się w poszczególnych stanach i krajach, więc artykuły nie mogą być definitywne dla wszystkich z nich w Twoim miejscu pracy. W razie wątpliwości zawsze zasięgnij porady prawnej. Informacje na stronie mają wyłącznie charakter informacyjny.
