Liczby mają znaczenie, jeśli prowadzisz odnoszącą sukcesy firmę cateringową. Jeśli jesteś nowy planowanie wydarzenia, ta świadomość może Cię zaskoczyć, ale faktem jest, że liczby w ogromnym stopniu napędzają świat cateringu.
Liczba gości, wielkość porcji i data dostawy wpływają na rentowność usług gastronomicznych nawet niewielkie zmiany w liczbach mogą mieć duże znaczenie, jeśli chodzi o serwowanie obiadu setkom osób goście.
Z tego powodu organizatorzy spotkań muszą dobrze znać numery cateringu, aby zapewnić jakość żywności i uniknąć opłat karnych.
Szacunkowa liczba
Jest to liczba gości, wokół której początkowo budujesz prognozy wydarzeń. Szacunkowa liczba nie jest wiążąca, ponieważ jest to raczej „liczba robocza” używana do szacowania kosztów i potrzeb kadrowych. Liczby te będą również miały wpływ na wybór miejsca i być może wybranego stylu obsługi.
Oczekiwana liczba
Oczekiwaną liczbę podaje się na dwa lub trzy tygodnie przed wydarzeniem. Stanowi dokładniejszą liczbę przewidywanych gości i jest powiązana umową z ostateczną liczbą gości.
Każda firma cateringowa ma zasady dotyczące oczekiwanych obliczeń, ale ogólnie rzecz biorąc, nie powinny one odbiegać o więcej niż 15% od ostatecznej liczby.
Ostateczna liczba lub liczba gwarantowana
Ostatecznym wyliczeniem jest liczba posiłków dla gości, za które zapłacisz. Oznacza także liczbę nakryć i wielkość zespołu cateringowego obsługującego salę.
Wszelkie zmiany wprowadzone w tym numerze po terminie mogą skutkować karami lub opłatami za zwłokę. Dlatego ważne jest, aby planista ustalił datę odpowiedzi przypadającą przed terminem gwarancji.
Upuść procent
Istnieją dwa kąty obniżenia wartości procentowych. Pierwsza jest obliczana przez catering, aby zobaczyć, ile ostatecznej liczby spadło w stosunku do oczekiwanej liczby. Jeżeli odsetek ten będzie zbyt duży (ponad 20%), może zostać naliczona opłata karna na pokrycie wydatków związanych z zamówieniami kadrowymi i zaopatrzeniowymi.
Planiści wykorzystują procenty spadków, aby oszacować, ilu „niestawienników” można się spodziewać. Wskaźnik spadku wynoszący 2% to średnia w przypadku wydarzeń płatnych lub biletowanych. W przypadku wydarzeń bezpłatnych średnia ta może wzrosnąć do ponad 5%. Jak możesz sobie wyobrazić, są to uczestnicy raczej pokaże kiedy mają pieniądze zainwestowane w wydarzenie.
Karty posiłków
Niektórzy planiści oferują więcej niż jedno danie główne podczas uroczystych posiłków, co stwarza kolejny wymóg obliczeniowy. Hotele i centra bankietowe nie chcą tkwić w zgadywaniu, ilu gości wybierze stek lub kurczaka, dlatego planiści muszą uzyskać dokładne obliczenia każdego wyboru za pośrednictwem systemu RSVP.
W dniu wydarzenia każdy uczestnik powinien otrzymać kolorową kartę z posiłkiem, którą może położyć na stole, aby kelnerzy automatycznie wiedzieli, jakie danie zamówili.
Bilety na napoje
Planiści wydarzeń mogą korzystać z biletów na drinki kontrolować koszty prowadzenia otwartego baru. Odbywa się to poprzez wręczenie każdemu gościowi przy rejestracji jednego lub dwóch biletów na drinki. Barman przyjmie bilety w zamian za drinka. Goście, którzy zdecydują się na wypicie alkoholu przekraczającego limit biletu, mogą zapłacić gotówką.
Jedną z rzeczy, o których należy pamiętać w przypadku biletów na drinki, jest to, że lokal pobierze opłatę za napój o najwyższej cenie za bilet. Z tego powodu sensowne jest użycie tego systemu z piwem i winem lub barem domowym, ponieważ wybrane pozycje będą wyceniane bardziej razem.
Pracuj z systemem
Ostatecznym zadaniem planisty wydarzenia jest dostarczenie dokładnych obliczeń działowi cateringu. Planiści, którzy ignorują zasady i terminy wyznaczone przez swoich dostawców, mogą w efekcie zapłacić więcej, niż powinni, w postaci kar i innych opłat.
Najlepszym sposobem na uniknięcie tego jest zapoznanie się z zasadami cateringu przed zaplanowaniem wydarzenia. Kierując się tym, jedna prosta zasada pomoże Ci wybrać najodpowiedniejsze daty i koszty do przekazania gościom.
