Jeśli jesteś właścicielem małej firmy, prędzej czy później będziesz musiał śledzić codzienne wydatki swojej firmy, budując swoje przedsięwzięcie od podstaw.
Na początku może się to wydawać niepotrzebne, ponieważ mniejsze wydatki kapitałowe mogą wydawać się nieistotne i mieć niewielki wpływ na Twoją firmę. Jednak im szybciej zaczniesz regularnie sporządzać raport z wydatków biznesowych, tym mniej pracy będziesz musiał wykonać w sezonie podatkowym i w okresach, gdy Twój kapitał operacyjny jest niski.
Co to jest raport wydatków biznesowych?
Jeśli nazwa jest jakąś wskazówką, raporty wydatków służbowych sprawiają wrażenie, jakby śledziły każdy wydany przez Ciebie cent wydają, prowadząc swoją firmę, ale choć w pewnym stopniu jest to prawdą, nie jest to dokładnie to, co oni Czy. Raporty z wydatków to zasadniczo formularze, które rejestrują wszystkie pieniądze wydane na podróże, posiłki, zakwaterowanie, szkolenia, nieprzewidziane wydatki i rozrywkę, którą pracownik lub właściciel firmy kupuje z własnej kieszeni, zamiast korzystać z wcześniej zapewnionego dofinansowania dzień.
Formularz lub raport jest wypełniany regularnie (zwykle co miesiąc lub co kwartał), a następnie przesyłany do firmy księgowy, dział rozliczeń lub właściciel. Po uzasadnieniu wydatków dowodem zakupu i zgodą firmy, osobie, która złożyła raport, wysyłany jest czek na zwrot poniesionych wydatków.
Powody, dla których musisz korzystać z raportu wydatków biznesowych
Raporty z wydatków mogą być żmudną pracą, ale ostatecznie służą najlepszym interesom firmy w przypadku sporu finansowego lub audytu. Regularnie składając te raporty, możesz mieć pewność, że Ty i Twoi pracownicy prawidłowo planujecie budżet na wydatki niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa finansowego firmy, a także utrzymania morale firmy i życzliwość.
Żaden pracownik (ani właściciel firmy) nie chciałby nigdy wykorzystywać swoich osobistych środków do wykonywania pracy, do której został zatrudniony, za wynagrodzeniem. Zatem prowadzenie i składanie raportu z wydatków pozostawia wszystkie zaangażowane strony w lepszej sytuacji finansowej niż pozwalanie, aby takie koszty ponosił pracownik lub właściciel, a nie firma.
Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą lub prowadzisz mikroprzedsiębiorstwo, raporty dotyczące wydatków mogą wydawać się głupie, ale znowu: są tak samo ważne dla Twojej firmy, jak i dla pracownika takiej korporacji jak Apple czy Disneya. Śledzenie, gdzie wydajesz środki, aby zaangażować się w działalność zawodową swojej małej firmy, jest częścią działalności Twojej firmy kontroli fiskalnej i należy go stosować przy składaniu zeznań podatkowych, aby dokładnie rozliczyć, ile pieniędzy firma wydała w całym okresie rok.
Jak sporządzić raport wydatków dostosowany do potrzeb Twojej firmy
Poszczególne branże mogą narzucać, co muszą zawierać formularze raportu z wydatków małej firmy, w zależności od tego, jakie koszty są standardowe dla prowadzenia działalności przez Twoją firmę. Na przykład, jeśli wielu Twoich pracowników zajmuje się sprzedażą i oczekuje się, że od czasu do czasu będą przyjmować potencjalnych i stałych klientów na lunch lub kolację, formularz raportu z wydatków Twojej firmy powinien uwzględniać możliwość przedstawienia przez członka zespołu sprzedaży pokwitowania wyżywienie i rozrywkę oraz szczegóły wydatków, aby mogli otrzymać zwrot kwoty wydanej na wino i jedzenie klient. Dlatego też wpis lub kod dotyczący posiłków powinien być standardem w formularzu raportu z wydatków Twojej firmy.
Innym przykładem skutecznego dostosowania raportów wydatków małej firmy do swoich potrzeb jest umożliwienie wprowadzenia kodu lub wpisu poświęconego opłatom za szkolenia lub konferencje. Obecnie w wielu branżach bycie na bieżąco z nowymi technologiami, burze mózgów w ośrodkach doradczych lub odnawianie certyfikatów jest konieczne, aby zachować konkurencyjność. Jeśli Twoja firma nie uwzględnia regularnie w rocznym budżecie takich wydarzeń i warsztatów, to tak uwzględnienie tej opcji w dostosowanym raporcie wydatków w celu uzyskania zwrotu kosztów jest wygodne i rozsądne wybór.
Szablony lub próbki ogólnych raportów z wydatków biznesowych można łatwo znaleźć w Internecie, ale są one niewielkie firma jest wyjątkowa i powinieneś spróbować zmodyfikować dowolne szablony, aby odzwierciedlały Twoją konkretną firmę wymagania. Czasami te szablony są dostępne tylko w formie drukowanej, a inne są cyfrowe. Tak czy inaczej, pamiętaj, aby upewnić się, że wszystkie koszty objęte zwrotem są poparte fakturą lub paragonem. Jest to nie tylko rozsądne rozwiązanie dla dokumentacji księgowej, ale może być również potrzebne w przypadku konieczności przeprowadzenia kontroli podatkowej.
Jeśli nigdy wcześniej nie korzystałeś z raportu wydatków i nie możesz się zdecydować, czy chcesz skorzystać z formularza papierowego, czy z opcji online, zacznij z raportem papierowym, dopóki nie przyzwyczaisz się do jego wypełniania przed przejściem do usługi w chmurze lub usługi cyfrowej aplikacja.
Przykład podstawowego raportu z wydatków małej firmy znajduje się poniżej:
Ten szablon może być uproszczony, ale uwzględnia minimum tego, co powinny śledzić raporty wydatków Twojej firmy, i można go łatwo zmodyfikować, aby uwzględnić więcej kategorii lub różnorodne zdarzenia. Pracownicy, którzy często podróżują na konferencje, zabawiają klientów lub biorą udział w kilku warsztatach szkoleniowych i sesje każdego roku powinny móc wprowadzić wszystkie informacje dotyczące każdego miesiąca (lub dłuższego). formularz.
Jeśli powyższy szablon jest zbyt prosty, proste wyszukiwanie w Internecie może ujawnić duży wybór opcji raportów z wydatków w wersji papierowej i cyfrowej. Jeśli interesują Cię usługi śledzenia raportów wydatków w chmurze, firmy takie jak Zaopatruj się, Koszt Zoho, I Rydo oferują popularne systemy, dzięki którym ewidencjonowanie wydatków jest proste i intuicyjne.
Jak przejąć kontrolę fiskalną w małej firmie
Właściciele małych firm powinni zacząć korzystać z raportów wydatków, gdy tylko będą w stanie rozpocząć działalność. Oprócz zapewnienia możliwości śledzenia, na co idą pieniądze Twojej małej firmy w dowolnym momencie, pozwalają one przygotować się na sezon podatkowy i wyprzedzić audyt, a także zapewnia pracowników, że czują się cenieni, wiedząc, że ich firma pokrywa wydatki poniesione w czasie, gdy oni byli skupieni na wykonywaniu swoich obowiązków Oferty pracy.
Firma odnosząca sukcesy to taka, w której kontrola podatkowa jest mocno sprawowana w rękach właściciela firmy, a ustalony system raportowania wydatków biznesowych może w tym pomóc.
