Wielu z nas nie nauczyło się pisać e-maili w szkole, ale umiejętność pisania e-maili jest nieocenioną umiejętnością w miejscu pracy. Jest to szczególnie prawdziwe w przypadku osób pracujących (lub poszukujących) pracy zdalnej. Obok dobra etykieta telefoniczna, prawdopodobnie nie ma umiejętności tak ważnej jak e-mail, jeśli chodzi o zdobycie – i utrzymanie – pracy w domu.
Dobrze napisany e-mail ułatwia odbiorcy zrozumienie jego treści i podjęcie odpowiednich działań. w poszukiwania pracy, e-mail może poprzedzać, a nawet zastępować pierwsze wrażenie w kontakcie bezpośrednim, dlatego kluczem jest właściwa interpunkcja i spójny przekaz. A w pracy niejasne e-maile powodują zamieszanie i opóźnienia. Postępuj zgodnie z tymi wskazówkami, aby pisać skuteczne e-maile do współpracowników, klientów, potencjalnych klientów, menedżerów zatrudniających, a nawet przyjaciół i rodziny.
Najpierw rozważ przesłanie i odbiorcę
Marc Romanelli/Getty Images
E-mail powinien zaczynać się w Twoim umyśle, a nie palcami na klawiaturze. Aby skutecznie pisać e-maile, najpierw zastanów się
Następnie rozważ punkt widzenia odbiorcy. Jakich informacji potrzebują, aby podjąć działanie lub zrozumieć Twój przekaz? Podaj niezbędne (ale nie przesadne) podstawowe informacje. Należy również pamiętać o odpowiedniej etykiecie dla tego konkretnego odbiorcy. Emotikony i skróty, takie jak OMG lub LOL, nie są odpowiednie w przypadku podań o pracę i większości firmowych wiadomości e-mail.
Napisz opisową linię tematu wiadomości e-mail
Kiedy piszesz e-mail, nie pisz w temacie czegoś niejasnego, takiego jak „cześć” lub „praca w domu”, ani nie zostawiaj go pustego. E-maile z tego rodzaju tematem mają duże szanse na wylądowanie w skrzynce ze spamem odbiorcy lub po prostu zignorowanie. Jeśli ubiegasz się o pracę, w temacie wiadomości umieść nazwę stanowiska. Jeśli wiadomość e-mail jest adresowana do współpracownika, w temacie wiadomości powinna znaleźć się krótka fraza podsumowująca cel wiadomości.
Kolejną zaletą napisania opisowego wiersza tematu jest to, że łatwiej będzie Ci go znaleźć w skrzynce odbiorczej, jeśli będziesz musiał go później przeszukać. Jednak coś z linią e-mail, taką jak „Pytanie”, nie będzie pomocne.
Powitaj odbiorcę we właściwy sposób
Jeśli znasz nazwisko odbiorcy, ale nie znasz go osobiście, powitać za pomocą tytułu, np. Szanowna Pani Brunelli. (Użyj „Pani” w przypadku kobiet, jeśli nie masz pewności, czy „Pani” czy „Pani” jest właściwe.) Jeśli nie masz pewności co do płci, po prostu użyj imienia i nazwiska, np. Dear Chris Smith. Jeśli nie znasz imienia tej osoby, rozpocznij wiadomość e-mail bez powitania lub użyj prostego powitania, np. Witam, pozdrowienia, drogi kierowniku itp.
Jeśli e-mail jest do kolegi lub kogoś innego, kogo znasz, użyj imienia i nazwiska, którego używałbyś osobiście lub przez telefon.
Używaj poprawnej gramatyki i interpunkcji
Bardzo ważne jest stosowanie poprawnej gramatyki w wiadomości e-mail. Świadomie lub podświadomie czytelnicy karzą nadawców za błędy gramatyczne.
- Zdania biegnące - Kiedy piszesz e-mail, nie oszczędzaj kropek. Ta krótka przerwa daje czytelnikom czas na zrozumienie znaczenia słów. Krótkie zdania pozwalają na więcej tych małych pauz. Rozbijaj długie zdania, nawet jeśli technicznie rzecz biorąc, nie są to zdania ciągnące się.
- przecinki - Zbyt mało lub zbyt wiele przecinków może być mylące. Naucz się poprawnie używać przecinka.
- Umowa podmiot-czasownik - Zdania z tego typu błędami są sygnałem ostrzegawczym dla pracodawców poszukujących kandydatów z dobrymi umiejętnościami komunikacyjnymi. Przejrzyj zasady dotyczące zgodności podmiot-czasownik.
Sprawdź pisownię i wielkość liter
Użyj modułu sprawdzania pisowni, ale nie polegaj na nim. Moduł sprawdzania pisowni nie złapie „oni” zamiast „the” ani „there” zamiast „ich”, a ten rodzaj błędu wskazuje na niedbalstwo. Nie używaj w SMS-ach skrótów, takich jak „u” zamiast „ty” lub „tho” zamiast „chociaż”.
Użyj poprawnej wielkości liter. Większość ludzi wie, że początek zdania i nazwy własne należy pisać wielką literą, ale wielu nie robi tego w e-mailach. Pokaż, że nie masz nic przeciwko poświęceniu dodatkowego ułamka sekundy na naciśnięcie klawisza Shift. Z drugiej strony zbyt duża liczba wielkich liter może rozpraszać czytelnika. Unikaj pisania zwrotów wielkimi literami (które wielu interpretuje jako odpowiednik osobistego krzyku), a także pisanie wielką literą, tylko dla podkreślenia, pierwszej litery słów, które nie znajdują się na początku zdania lub nie są właściwe rzeczowniki.
Użyj prostego formatowania w wiadomościach e-mail
Pamiętaj, że programy pocztowe wyświetlają się inaczej. To, co wygląda na idealnie wyrównane na Twoim ekranie, może działać razem na ekranie kogoś innego. Z tego powodu unikaj wklejania w wiadomości e-mail dokumentów o dużym formacie, takich jak CV lub list motywacyjny. Używaj dokumentów napisanych w formacie zwykłego tekstu.
Skróć akapity. Podobnie jak kropki, przerwy między akapitami dają oczom czytelnika odpocząć. Ktoś, kto czyta e-maile na telefonie komórkowym, skorzysta z krótkich akapitów. Ale uważaj, aby nadal przestrzegać podstawowych zasad dotyczących akapitów.
Bądź zwięzły
Meandrujące e-maile, które zakopują sedno sprawy, zostają złożone i ostatecznie zapomniane. Albo, co gorsza, mogą zostać źle zrozumiane. Wyraź swój cel, używając zwięzłego języka.
- Wyeliminuj rozwlekłość - Pisz z czasownikami czynnymi. „Jack wysłał mi formularze” używa aktywnego czasownika. „Formularze zostały mi przesłane przez Jacka” jest bierne. Forma bierna używa tylko kilku słów więcej, ale sumuje się. Co więcej, wymaga od czytelników przeorganizowania pomysłów w głowach.
- Trzymaj się tematu - Oprzyj się pokusie dodawania zbędnych informacji lub pomysłów. Zachowaj je na inny e-mail.
- Użyj punktorów - Dzięki temu czytelnik może korzystać ze wskazówek wizualnych, aby zrozumieć, co jest ważne. Ale jeśli masz wątpliwości co do sposobu wyświetlania punktorów, użyj gwiazdek lub łączników, aby utworzyć punktory.
Odpowiednio podpisz wiadomość e-mail
Jeśli domyślny adres e-mail to a standardowy podpis, upewnij się, że jest odpowiedni dla konkretnego wysyłanego e-maila. Podpisy z deklaracjami politycznymi lub imionami i wiekiem dzieci są dobre w przypadku prywatnych wiadomości e-mail, ale w pracy używaj podpisu mniej osobistego. W zależności od wykonywanej pracy i pracodawcy nadal możesz spersonalizować swój podpis e-mail za pomocą cytatu. Wybierz coś niekontrowersyjnego. Jeśli pytasz o pracę, użyj swojego podpisu, aby podać odpowiednie dane kontaktowe bez cytatów i dodatkowej personalizacji.
Przeczytaj ponownie/przemyśl zanim klikniesz Wyślij
Sprawdź błędy ortograficzne i interpunkcyjne, zanim klikniesz „wyślij”. Jeśli znajdziesz błąd w e-mailu dotyczącym podania o pracę, popraw go, a następnie przeczytaj ponownie przed kliknięciem wyślij. Ale także przeczytaj ponownie dla treści. Jeśli Twój e-mail jest długi, zastanów się, jak uczynić go bardziej zwięzłym. A jeśli Twój e-mail jest kontrowersyjny lub został napisany w gniewie, naciśnij Zapisz, a nie wysyłaj. Wróć do niego kilka godzin lub dzień później i sprawdź, czy nadal chcesz go wysłać.
To może wydawać się dużo do zrobienia przed wysłaniem e-maila, ale jeśli wysyłasz skuteczne e-maile i wydajniej je organizujesz, przekonasz się, że masz więcej czasu, a nie mniej.
