Rejestracja to pierwszy punkt kontaktu z gośćmi, a sprawny proces meldowania utrzymuje poziom emocji na wysokim poziomie i nadaje ton wspaniałemu wydarzeniu. Z drugiej strony, zdezorganizowane i czasochłonne doświadczenie może sprawić, że tłum będzie narzekał aż do rozpoczęcia wydarzenia. Przy tak dużej liczbie zgłoszeń na stole rejestracyjnym na pewno chcesz zrobić to dobrze za pierwszym razem. Postępuj zgodnie z poniższą listą kontrolną niezbędnych elementów, aby mieć pewność, że dobrze zaczniesz.
Większe jest lepsze
Prosta matematyka mówi nam, że duże tłumy będą wymagały większej siły roboczej, jeśli chcesz uniknąć długich kolejek. Polecam jednego opiekuna na stu gości i jednego pływaka na dwustu gości. Jeśli chodzi o potrzeby związane ze stołem, załóż dwóch asystentów na każdy stół o długości ośmiu stóp i dodaj do tych obliczeń dodatkowy stół dla materiałów eksploatacyjnych i obszaru roboczego.
Pozostawanie w kontakcie
Nie chcesz biegać po korytarzach w poszukiwaniu gniazdka elektrycznego lub połączenia z Internetem, więc pamiętaj o wcześniejszym poprowadzeniu tych linii do stołu. Będziesz także chciał zabrać ze sobą laptopa, nawet jeśli nie planujesz go używać. Dostęp online może się przydać, jeśli chcesz sprawdzić e-maile lub pomóc zagubionym gościom w odnalezieniu drogi do i z obiektu. Na koniec sprawdź sytuację oświetleniową. Jeśli korytarz jest słabo oświetlony, możesz dodać kilka lampek na biurko, aby ułatwić czytanie list.
Nie zapomnij o artykułach biurowych
Każdy planista powinien mieć wypełnione pudełko ze sprzętem artykuły biurowe jak taśma, nożyczki i asortyment markerów. Inne ważne pozycje na liście pakowania obejmują puste plakietki z nazwiskami, numery stołów i znaki zarezerwowane, których można używać w razie potrzeby. Tak, Twoje miejsce będzie miało dostęp do większości z tych rzeczy, ale czas i frustracja, które zaoszczędzisz, mając je obok siebie, są bezcenne.
Przyspiesz odpowiedzi
Jednym z największych zakłóceń w „rytmie rejestracji” będzie zalew prostych pytań zadawanych zarówno przez wolontariuszy, jak i uczestników. Możesz zapobiec spowolnieniu linii rejestracji przez te zapytania, konfigurując tabelę pomocy. Będziesz zaskoczony, o ile efektywniej może działać stanowisko odprawy, gdy masz dedykowaną osobę odpowiadającą na pytania typu „Gdzie jest łazienka?”
Zostań otwarty
Istotne jest, aby przez cały czas trwania wydarzenia przy stoliku rejestracyjnym znajdowała się przynajmniej jedna osoba. Nie chcesz, aby stosunkowo niewielki problem przerodził się w coś większego, ponieważ nie było nikogo, kto mógłby Ci pomóc. Zwykle dzieje się tak, gdy goście są zmuszeni szukać gdzie indziej, gdy nie można znaleźć Twojego zespołu. Wystarczy jedna źle zaplanowana przerwa w łazience, aby wysłać niecierpliwego uczestnika do kuchni i poprosić o sałatkę bez cebuli!
Trzymaj swoich przyjaciół blisko
Jest kilka numerów kontaktowych, pod którymi warto się skontaktować przed rozpoczęciem wydarzenia. Pierwszy to numer telefonu komórkowego koordynatora obiektu. Nie będzie już czasu na przeczesywanie budynku, gdy w łazience skończą się ręczniki papierowe, więc ta liczba jest absolutnym must-have. Kolejnym dobrym numerem, który warto mieć przy kwestiach związanych z żywnością, jest numer kierownika cateringu. Na koniec potwierdź najlepsze numery alarmowe dla policji i straży pożarnej. Niektóre hotele mają własnych pracowników ochrony, którzy często są najlepszym punktem kontaktowym w takich sytuacjach.
Tabele rejestracyjne powinny zapewniać coś więcej niż tylko znak powitalny i plakietkę z imieniem. Z perspektywy gościa reprezentują oni centrum obsługi klienta Twojego wydarzenia. Aby jednak sprostać tym oczekiwaniom, należy się przygotować. W końcu, jeśli goście nie przejdą przez rejestrację, pozostałe wysiłki związane z planowaniem pozostaną niezauważone.
