Kupując Neat Receipts Scanalizer, otrzymasz kompaktowy, lekki skaner wraz z oprogramowaniem do porządkowania cyfrowych obrazów, kablem USB i akcesoriami do przechowywania.
Neat Receipts Scanalizer specjalizuje się w skanowaniu i przechowywanie zdjęć i szczegółów paragonów, wizytówki i wszelką dokumentację papierową o szerokości do 8,5 cala. Zeskanuj paragon, a oprogramowanie pobierze do oprogramowania datę, kwotę i podatek od sprzedaży, a następnie podzieli transakcję na kategorie. Neat Receipts może nawet wskazywać, czy kwota paragonu podlega zwrotowi lub odliczeniu od podatku.
Zeskanowane elementy są zorganizowane w foldery z oddzielnymi organizerami na paragony, dokumentację podatkową, wizytówki i różne dokumenty. Paragony można wydrukować, wysłać e-mailem lub wyeksportować do pliku PDF lub wielu innych formatów.
Neat Receipts jest przeznaczony dla osób, które chcą cyfrowo uporządkować dokumentację papierową i zmniejszyć ilość papieru fizycznie przechowujesz w plikach (lub stosach) lub eksportujesz dane paragonów do arkusza kalkulacyjnego lub oprogramowania finansowego, np TurboPodatek.
Oprogramowanie Neat Paragony
Oprogramowanie Neat Receipts jest podzielone na cztery sekcje:
Organizator paragonów: Foldery w tej sekcji oddzielają rachunki biznesowe od osobistych. Mogą także dzielić zakupy według kategorii. Zeskanowane dokumenty są zapisywane jako obraz, a oprogramowanie automatycznie pobiera datę, kwotę zakupu i inne szczegóły.
Organizator podatkowy: W tej sekcji znalazło się 116 kategorii podatkowych, które ułatwiają organizację zakupów i ich raportowanie w sezonie podatkowym. Użytkownicy mogą kompilować informacje o podatku dochodowym w oprogramowaniu lub generować dokumenty podatkowe, w tym formularz 1040 i załączniki do załącznika. Dane podatkowe można eksportować do TurboTax, Microsoft Excel i innych typów plików.
Wizytówki i kontakty: Dokumenty wprowadzone do tej sekcji są automatycznie skanowane pod kątem danych kontaktowych. Po pobraniu z dokumentu informacje są organizowane na karcie kontaktów, gdzie można je wyszukiwać, synchronizować z innym oprogramowaniem lub eksportować jako plik.
Organizator dokumentów: Ta ogólna sekcja umożliwia tworzenie folderów opisowych, które dostosowują sposób organizowania. Można tu przechowywać polisy ubezpieczeniowe, umowy pracownicze i wszelkie inne dokumenty, do których można łatwo uzyskać dostęp za pomocą funkcji wyszukiwania.
Schludny skaner paragonów
Kompaktowy rozmiar i waga 10,6 uncji skanera Neat Receipts Scanalizer sprawiają, że jest to idealne rozwiązanie dla osób podróżujących służbowo. Skaner umożliwia uzyskanie pełnych skanów niewyraźnych lub pogniecionych paragonów. W przypadku zużytych paragonów funkcja Dostosuj obraz może pomóc przyciemnić tekst i poprawić czytelność.
Kalibracja skanera jest szybka i łatwa, wystarczy zeskanować dołączony papier próbny z czarnymi oznaczeniami. Oprogramowanie dołączone do skanera wyjaśnia proces kalibracji za pomocą instrukcji krok po kroku, chociaż jego konfiguracja może być nieco skomplikowana. Jednak po skonfigurowaniu nie będzie potrzeby ponownej kalibracji i wszystkie funkcje skanera będą w pełni dostępne. Funkcje te obejmują automatyczne dopasowywanie rozmiaru, automatyczne przycinanie i automatyczne obracanie.
Instalacja i rozpoczęcie pracy z schludnymi paragonami
Komunikaty oprogramowania poprowadzą Cię przez proces instalacji. Po prostu postępuj zgodnie ze wskazówkami i korzystaj ze skrótów podczas instalacji Neat Receipts, aby uniknąć potencjalnych problemów w przyszłości.
Kiedy po raz pierwszy podłączysz skaner Neat Receipts, zostaniesz poproszony o określenie, czy będziesz używać skanera wyłącznie do użytku osobistego (organizowanie osobistych i wydatki domowe, zarządzanie kosztami uzyskania przychodów, przechowywanie dokumentów) lub do użytku służbowego (organizowanie wydatków służbowych, tworzenie raportów wydatków). Możesz zmienić tę preferencję, jeśli później zdecydujesz się rozszerzyć lub ograniczyć korzystanie z oprogramowania.
Neat Receipts umożliwia obejrzenie krótkiego samouczka wyjaśniającego ogólne zasady korzystania z oprogramowania, skanera oraz tego, jak najlepiej współpracować z rachunkami, zeznaniami podatkowymi, wizytówkami i dokumentami.
W samouczku wyjaśniono także, jak skalibrować skaner za pomocą arkusza kalibracyjnego. Każda kalibracja skanera Neat Receipts zajmuje mniej niż minutę, chociaż czasami wymagane jest wielokrotne kalibracje. Jeśli zgubisz arkusz kalibracyjny dołączony do skanera, możesz wydrukować własny.
Eksportowanie danych o schludnych paragonach do innych aplikacji
Paragony, dokumenty i dane zeskanowane do Neat Receipts można zapisać lub wyeksportować w kilku formatach. Formaty są zoptymalizowane pod kątem programów Microsoft Excel, QuickBooks, Quicken, Microsoft Money lub dowolnego oprogramowania importującego formaty danych QIF, OFX i CSV.
Eksportowanie do plików PDF, HTML i Microsoft Word jest proste, ale przed eksportem do arkusza kalkulacyjnego Excel po raz pierwszy musisz zmapować pola bazy danych pomiędzy Neat Receipts a nagłówkami kolumn arkusza kalkulacyjnego. Podobnie, jeśli będziesz importować dane paragonów z Neat Receipts do oprogramowania finansowego, ustaw twórz kategorie w Neat Receipts, które są identyczne z kategoriami oprogramowania finansowego, których należy unikać kwestie.
Eksportowanie danych OFX z Neat Receipts do Microsoft Money jest dość proste, ale jeśli używasz Quicken, pamiętaj, że zaimportuje on tylko dane QIF na konta gotówkowe. Będziesz musiał zaimportować transakcje QIF na rachunek gotówkowy Quicken, a następnie przenieść transakcje na odpowiednie konta Quicken.
Podziały transakcji w czystych paragonach
Ożywiać, Microsoft Money i inne rodzaje oprogramowania finansowego korzystają z transakcji dzielonych, aby podzielić transakcję na wiele kategorii. Neat Receipts dzieli paragony na wiele kategorii, ale nie wyświetla podziałów transakcji w taki sam sposób, jak robi to oprogramowanie finansowe w rejestrze konta. Zamiast tego dla każdej kategorii pojawia się jedna kopia transakcji. Na przykład możesz kupić karmę dla psów, lody i rolkę taśmy w jednym sklepie, a następnie podzielić paragon na kategorie: zwierzęta domowe, artykuły spożywcze i artykuły biurowe. Paragon zostanie wyświetlony trzykrotnie w sekcji Neat Receipts z tą samą datą i tym samym dostawcą, ale z różnymi kategoriami i kwotami w dolarach.
Import transakcji dzielonych z Neat Receipts do oprogramowania finansowego z jedną transakcją na kategorię przypisaną w podziale. Może nie jest to najwygodniejszy wizualnie sposób wyświetlania informacji, ale nie wpłynie to negatywnie na dokładność sprawozdawczości finansowej.
Jeśli korzystasz z Quicken lub Microsoft Money i chcesz, aby wszystkie podzielone transakcje miały taki sam wygląd na Twoim koncie rejestry, korzystaj z tradycyjnych metod wprowadzania transakcji, a następnie eksportuj paragony z Neat Receipts do cyfrowych plików graficznych. Pliki te można dołączać do transakcji w Quicken (2007 i nowsze) oraz Microsoft Money Plus (2008 i nowsze).
Funkcje pomocy Neat Paragony
Kliknij Pomoc w Neat Receipts, aby zobaczyć skróconą instrukcję obsługi i pomoc Neat Receipts. Obydwa te źródła czyta się szybko i możesz zaoszczędzić czasu i zamieszania, czytając je przed rozpoczęciem, zamiast uczyć się w miarę upływu czasu. Sekcja 2 Pomocy PDFna przykład zagwarantuje, że poprawnie skonfigurujesz oprogramowanie. Zapisz pliki PDF na pulpicie, aby mieć do nich łatwy dostęp podczas pierwszej nauki obsługi oprogramowania.
Inne przydatne linki w pliku PDF to:
- Tradycyjne funkcje pomocy z możliwością wyszukiwania
- Narzędzie do rozwiązywania problemów ze skanowaniem i obrazowaniem
- Przykładowy widok danych
- Informacje podatkowe IRS
- Neat Receipts – wsparcie techniczne i obsługa klienta online
Plusy i minusy
Wsparcie techniczne Neat Receipts jest główną atrakcją produktu. Zespół techniczny szybko i szczegółowo odpowiada na pytania na forach pomocy technicznej online, a czat pomocy technicznej jest doskonałym źródłem pomocy w czasie rzeczywistym.
Oprogramowanie upraszcza wprowadzanie danych, dzięki czemu jest idealne dla osób podróżujących służbowo i osób prowadzących działalność na własny rachunek, które potrzebują rachunków i danych o wydatkach do celów raportowania podatkowego. Neat Receipts jest również przydatny dla użytkowników domowych, którzy chcą przechowywać polisy ubezpieczeniowe, wyciągi bankowe, rachunki i inną dokumentację oprócz paragonów.
Jedyną poważną wadą jest sposób, w jaki Neat Receipts eksportuje podzielone transakcje i to, że użytkownicy Quicken muszą wykonywać więcej kroków, aby zaimportować dane na odpowiednie konto. Użytkownicy mogą doświadczyć opóźnienia podczas uruchamiania oprogramowania Neat Receipts, ponieważ baza danych ładuje się przy każdym otwarciu oprogramowania (zamiast działać ciągle w tle).
Niektóre dodatkowe funkcje wersji „Lite” oprogramowania obejmują:
- Skanuj i automatycznie organizuj wiele dokumentów jednocześnie
- Zeskanuj do pliku PDF, a następnie wybierz i skopiuj edytowalny tekst z tego pliku PDF
- Inteligentne sortowanie
- Nowe raporty podsumowujące podatki
- Lepsze zarządzanie pamięcią, wydajność aplikacji, OCR i dokładność analizowania
- Konwertuj na tekst edytowalny
Skanery Neat Paragony kosztuje 134,99 USD i więcej. Subskrypcja wersji „Lite” oprogramowania kosztuje 89,99 USD rocznie.
Nadal nie możesz się zdecydować, czy wybrać Neat Receipts? Uczyć się więcej szczegółów na stronie internetowej Neat Receipts lub sprawdź więcej oprogramowanie do skanowania paragonów.
