Kiedy uczestniczysz w rozmowie kwalifikacyjnej dla praca asystenta administracyjnegoosoba przeprowadzająca rozmowę kwalifikacyjną będzie chciała dowiedzieć się, jak istotne są Twoje kwalifikacje na danym stanowisku i jak pasowałbyś do firmy i działu.
Ponieważ praca ta wymaga zarówno umiejętności administracyjnych, jak i interpersonalnych, menedżerowie ds. rekrutacji często pytają o to posiadane przez Ciebie konkretne cechy, które kwalifikują Cię na to stanowisko, a także Twoje mniej wymierne umiejętności interpersonalne.
Przygotowanie do rozmowy kwalifikacyjnej
Jednym ze sposobów przygotowania jest analiza opisu stanowiska w celu ustalenia, czy istnieje konkretny zestaw umiejętności, na których koncentruje się dane stanowisko.
Czy kładzie się nacisk na przykład na planowanie podróży, koordynację projektu, planowanie codziennych spotkań, pomoc osobistą lub cokolwiek innego?
Odpowiadając na pytania podczas rozmowy kwalifikacyjnej dotyczące konkretnego stanowiska, pamiętaj, aby podkreślić swoje najważniejsze doświadczenie.
Zrób listę umiejętności wymienionych w ogłoszeniu o pracę i możesz dodać inne, które Twoim zdaniem również będą miały zastosowanie. Następnie przyjrzyj się swoim umiejętnościom administracyjnym i biurowym i dopasuj swoje kwalifikacje do stanowiska.
Pomoże Ci to dostosować odpowiedzi w najbardziej odpowiedni sposób do konkretnego stanowiska.
1:14
Obejrzyj teraz: Jak odpowiedzieć na 4 częste pytania dotyczące stanowisk administracyjnych
Wskazówki dotyczące prowadzenia rozmowy kwalifikacyjnej
Ważne jest, aby mieć świadomość, że dyskusja prawdopodobnie będzie wykraczać poza miękkie umiejętności interpersonalne, takie jak umiejętności komunikacyjne, umiejętności organizacyjne czy punktualność. Powinieneś być także gotowy porozmawiać o umiejętnościach twardych.
Przygotuj się na dyskusję na temat programów
Ponieważ wiele stanowisk asystentów administracyjnych wymaga częstego korzystania z określonego oprogramowania, być może będziesz musiał omów różne programy, z którymi pracowałeś, sposób korzystania z tych programów i swój poziom ekspertyza.
Uwielbiam korzystać z technologii i poznawać nowe programy. Mam także talent do nauczania współpracowników, którzy mogą nie być tak biegli w korzystaniu z systemów. Podczas mojej ostatniej pracy w Kent Associates zgłosiłem się na ochotnika do przeglądu systemów zarządzania projektami dla zespołu profesjonalistów, których wspierałem. Mój szef zatwierdził moją rekomendację i wprowadziliśmy system internetowy Asana, który pomaga nam śledzić projekty i udostępniać informacje na platformie internetowej.
Jestem osobą, do której najczęściej zwracam się do biura, przeglądając slajdy programu PowerPoint i lubię pomagać naszym sprzedawcom w zachwycaniu klientów swoimi prezentacjami. Jestem także zaawansowanym użytkownikiem programu Excel i tworzę złożone makra w celu przygotowania prognoz budżetowych do wniosków projektowych.
Twoje odpowiedzi będą bardziej imponujące, jeśli podasz konkretne anegdoty ilustrujące Twoją znajomość narzędzi i procesów administracyjnych.
Bądź gotowy na omówienie procesów administracyjnych
Powinieneś być przygotowany na omówienie swojego przepływu pracy i procesów administracyjnych na poprzednich stanowiskach. Jako pracownik administracyjny nie powinieneś mieć wątpliwości, że jesteś zorganizowany i zorientowany na szczegóły. Twój rozmówca będzie chciał to wiedzieć Jak manifestujesz te cechy w codziennej pracy.
Zdolności organizacyjne i dbałość o szczegóły to moje najmocniejsze atuty. Odnajduję się w sytuacjach, w których potrafię uporządkować złożone projekty. Na przykład wspierałem wcześniej ośmiu profesjonalistów, którzy planowali wydarzenia promocyjne dla klientów. Opracowałem szablon do śledzenia celów i postępów dla każdego projektu i umieściłem go na dysku współdzielonym tak, aby wszyscy zaangażowani członkowie personelu mogli śledzić swoje postępy w projektach zespołu i wydarzenia.
Pracując dla Grupy Alfred, stworzyłem podręcznik procedur, który opisywał kroki wymagane do przetworzenia wniosków o pożyczkę, a następnie przesłał je do Internetu, aby wszyscy urzędnicy ds. pożyczek mogli skorzystać z tych samych informacji procedury.
Zawsze reaguj pozytywnie
Zwróć uwagę na swoje zachowanie podczas całej rozmowy kwalifikacyjnej. Uśmiechaj się, utrzymuj kontakt wzrokowy z rozmówcą i mów entuzjastycznym (a jednocześnie spokojnym i pewnym siebie) tonem głosu.
Ponieważ asystenci administracyjni często mają bardzo bliski kontakt z osobami, dla których pracują, ważne jest, aby przez cały czas zachować pozytywne nastawienie, profesjonalizm i uprzejmość.
Chcesz, aby osoba przeprowadzająca rozmowę kwalifikacyjną nie miała wątpliwości, że praca z Tobą będzie przyjemnym doświadczeniem.
Pracowałam w recepcji naszej agencji i bardzo zależało mi na tym, aby zrobić pozytywne pierwsze wrażenie zarówno na obecnych, jak i potencjalnych klientach. Jestem naturalną osobą, która potrafi wszystko i w moich recenzjach regularnie chwalono moją orientację na obsługę klienta.
Firma przeprowadza ankiety wśród klientów po interakcjach, a moje nazwisko stale pojawia się jako pracownik, który jest pomocny, miły i profesjonalny. Mój szef wspomniał, jak często klienci proszą mnie o pomoc, dzwoniąc do biura.
Pytania i odpowiedzi na rozmowę kwalifikacyjną z asystentem administracyjnym
Podczas przygotowań przydatne może być przejrzenie pytań, które możesz zadać. Zastanów się, jak sformułować odpowiedź, podkreślając konkretne doświadczenia i sukcesy z poprzedniej pracy.
- Jakie znasz umiejętności obsługi komputera i jakich programów swobodnie używasz? - Najlepsze odpowiedzi
- Czy czujesz się komfortowo, korzystając z telefonu z wieloma liniami i obsługując dużą liczbę połączeń telefonicznych? - Najlepsze odpowiedzi
- W tej firmie lubimy myśleć o sobie jako o zespole, który wspólnie pracuje nad tymi samymi celami. Jak się czujesz pracując w środowisku zespołowym? - Najlepsze odpowiedzi
- Jak byś się czuł, nadzorując dwóch lub trzech innych pracowników? - Najlepsze odpowiedzi
- Jaka jest Twoja największa siła i jak mogłoby to pomóc w Twoich wynikach na tej pozycji? - Najlepsze odpowiedzi
- Jaka jest twoja największa słabość? - Najlepsze odpowiedzi
- Jak radzisz sobie ze stresem i presją? - Najlepsze odpowiedzi
- Jak to było pracować dla swojego przełożonego? - Najlepsze odpowiedzi
- Czego oczekujesz od przełożonego? - Najlepsze odpowiedzi
- Wolisz pracować samodzielnie czy w zespole? - Najlepsze odpowiedzi
- Czy dobrze współpracuje Ci się z ludźmi? - Najlepsze odpowiedzi
- Podaj kilka osobistych przykładów pracy zespołowej. - Najlepsze odpowiedzi
- Pytania do rozmowy kwalifikacyjnej na recepcjonistę: - Lista pytań
Pytania, które należy zadać osobie przeprowadzającej rozmowę kwalifikacyjną
Powinieneś także przeprowadzić rozeznanie na temat firmy i być przygotowanym na zadawanie odpowiednich pytań, gdy nadarzy się okazja.
Pomocne może być wymyślenie z wyprzedzeniem kilku pytań, które możesz zadać lub które możesz omówić dalej, jeśli nie miałeś okazji wcześniej podczas rozmowy kwalifikacyjnej.
Często będzie to miało miejsce pod koniec rozmowy kwalifikacyjnej, dlatego ważne jest, aby pozostawić rozmówcę(-ów) dobre wrażenie. Świetnym sposobem na osiągnięcie tego jest okazanie zainteresowania i przygotowania do rozmowy kwalifikacyjnej poprzez powiązanie pytań, które zadano, z kilkoma własnymi pytaniami.
- Jakie są obowiązki na tym stanowisku?
- Czy możesz opisać typowy dzień (tydzień) w tym dziale?
- Jakie są mocne strony tego działu? Jakie są słabe strony?
- Co uznaliby Twoi byli asystenci za najlepszą część pracy dla Ciebie? Co by uznali za najgorsze?
- W jakim kierunku według Ciebie zmierza firma w ciągu najbliższych pięciu lat? Czy czuje Pan, że istnieją jakieś zagrożenia dla jego powodzenia?
- Dlaczego ostatni asystent odszedł ze stanowiska? Jakie były jego/jej mocne strony? Jakie były jego/jej słabe strony? Co on/ona teraz robi?
- Jakie cechy miał Twój najlepszy asystent? A co z twoim najgorszym asystentem?
- Jak często przeprowadzane są przeglądy wyników? Kto je prowadzi?
- Jakie umiejętności są dla Ciebie najważniejsze na stanowisku asystenta administracyjnego?
- Jak nagradzasz i zachęcasz osoby pracujące w Twoim dziale?
- Czy w tym dziale występują ciągłe problemy produkcyjne?
- Jak w przeszłości radziłeś sobie z problemami kadrowymi?
- Jakie są największe wyzwania dla osoby na tym stanowisku?
- Co jest Twoim zdaniem najbardziej satysfakcjonujące na tym stanowisku?
- Czy wspierasz (czy firma/dział) członkostwo w stowarzyszeniach zawodowych i ustawiczny rozwój zawodowy?
- Jak określiłby Pan rolę personelu administracyjnego w tym urzędzie?
- Czy można spodziewać się nadgodzin lub pracy w weekendy?
- Co najbardziej lubisz w pracy w tej firmie? Czy są jakieś zmiany, które byś wprowadził?
- Co najmniej lubisz w pracy tutaj?
- Czy zachęcasz wydział do pracy zespołowej, czy też koncentrujesz się bardziej na indywidualnym wkładzie?
Przygotuj się na więcej pytań podczas rozmowy kwalifikacyjnej
Oprócz pytań do rozmowy kwalifikacyjnej dotyczących konkretnego stanowiska, zostaną Ci także zadane bardziej ogólne pytania dotyczące Twojej historii zatrudnienia, wykształcenia, mocnych i słabych stron, osiągnięć, celów i planów.
Oto lista najczęściej zadawanych pytań na rozmowach kwalifikacyjnych i przykładowe odpowiedzi.
