A nu se confunda cu parajuriștii, secretari juridici ocupa roluri vitale în firmele de avocatură din toată țara. In timp ce parajuriști adesea îndeplinesc sarcini de avocat sub supravegherea unui avocat, secretarii juridici trebuie să țină evidența tuturor detaliilor care înconjoară firma de avocatură.
Legea a fost și va fi întotdeauna o lume a birocrației și a semanticii. Avocații trebuie să fie pe deplin pregătiți pentru fiecare procedură juridică. Ca atare, avocații și parajuriștii depind deopotrivă în mare măsură de secretarii lor juridici.
Ce fel de abilități aveți nevoie pentru a fi secretar juridic?
Rolul secretari juridici, cunoscut și sub denumirea de asistenți administrativi avocați sau asistenți juridici, a evoluat în ultimele două decenii. Ca și în orice altceva, tehnologia continuă să transforme cabinetul tradițional de avocatură.
Secretarii juridici trebuie să depășească rolurile convenționale de tastare și răspuns la telefoane pentru a supraveghea activitățile de mare valoare dintre avocați și clienți și în ceea ce privește procedurile judiciare.
Secretarii juridici fac orice asistentul administrativ ar putea face, doar că lumea juridică este ceva mai complicată. Ei îndeplinesc sarcini de secretariat folosind terminologia, procedurile și documentele legale. Secretarii juridici pregătesc, de asemenea, acte juridice și corespondență, inclusiv citații, plângeri, moțiuni și citații. Ei pot, de asemenea, să asiste în cercetarea juridică.
Tipuri de abilități de secretar juridic
Rolurile secretarului juridic au evoluat de-a lungul timpului. Aceste abilități vă vor ajuta să reușiți în birourile unice de avocatură și în firmele de avocatură mai mari.
Abilități tehnologice
Mulți avocaţilor nu au nici timpul și nici experiența pentru a opera bine tehnologia biroului de avocatură. Ei se bazează pe secretari juridici cunoscători de tehnologie pentru a efectua o varietate de sarcini bazate pe computer, cum ar fi construirea de foi de calcul, pregătirea prezentări, auditarea pontajelor, gestionarea facturilor, crearea/tastarea documentelor, menținerea calendarelor și urmărirea termenelor limită.
Prin urmare, secretarii juridici care sunt competenți într-o varietate de aplicații software pentru computer vor avea cel mai mult oportunități de carieră. Unele dintre cele mai comune tehnologii pe care secretarii juridici trebuie să le stăpânească includ:
- Software de procesare a textului
- Suita Microsoft Office
- Prezentare
- Administrarea informației
- Organizarea fișierelor digitale
- Software de copiere a datelor
- Facturare
- Facturare
- Transcriere
- Desktop Publishing
- Videoconferinta
- Managementul e-mailului
Abilități interpersonale
Secretarii juridici interacționează zilnic cu avocați, parajuriști, personal, clienți, consilieri adversi, personal judiciar, vânzători și multe altele.
Abilitățile interpersonale și de comunicare de top sunt esențiale. Pe lângă contactul față în față, secretarele comunică prin e-mail, telefon și sisteme de videoconferință.
- Recepţie
- Eticheta telefonică
- Comunicarea orală
- Inteligenta emotionala
- Inițiativă
- Formalitate
- Ținând
Comunicare scrisă
Credeți că avocații își compun propria corespondență scrisă? Mai gandeste-te. Secretarii juridici sunt în mod frecvent responsabili pentru redactarea corespondenței de rutină și a memoriilor de dosar, în în plus față de corectarea documentelor juridice pentru pledoarii, briefs, descoperire și tranzacții scopuri.
Scrisul este parte integrantă a jobului secretarului juridic; cele care se dezvoltă abilități puternice de scriere vor deveni indispensabile avocaților pe care îi asistă.
- Compoziția e-mailului
- Urmând formate stricte de documente
- Atenție la detalii
- Scrisori de intentie
- Abilități gramaticale puternice
- Transcriere
Abilități de organizare
Deoarece secretarii juridici sunt persoana „mâna dreaptă” a avocatului, abilitățile organizatorice sunt esențiale pentru a gestiona eficient un cabinet de avocatură sau departament juridic corporativ.
Secretarii juridici trebuie să mențină fișiere pe hârtie și electronice, să gestioneze proiecte, să urmărească multiple termene limită, menține calendare, programează întâlniri, organizează evenimente și păstrează totul ordonat și accesibil.
- Atenție la detalii
- Managementul calendarului
- Gestionarea fișierelor
- Managementul informațiilor confidențiale
- Transcriere
- Procesul de ambalare și trimitere a documentelor legale
- Primirea și organizarea declarațiilor pe propria răspundere
- Luarea de note
Abilități de transcriere
Abilitățile de transcriere sunt fundamentale pentru practica de secretariat. Pe lângă o viteză mare de tastare (cerințele angajatorului variază de la 50 la 100 de cuvinte pe minut), sunt necesare abilități de ascultare activă pentru a înțelege fișierele de dictare vocală.
Sunt necesare abilități solide de gramatică, ortografie, vocabular și limbă, precum și înțelegerea terminologiei juridice. După cum sa menționat mai sus, secretarele trebuie să fie competente în aplicațiile de procesare a textului și echipamentele de transcriere.
- Ascultare activa
- Tastare
- Software de procesare a textului
- Dispozitive de înregistrare audio
- Memorie
- Comunicare scrisă
Atenție la detalii
Atenția la detalii este esențială în profesia de avocat. De exemplu, introducerea de 600.000 USD într-o ofertă de decontare în loc de 60.000 USD ar putea costa firma dvs. un client. Secretarii juridici se ocupă de detaliile practicii legale zilnice, iar atenția la detalii este importantă aproape fiecare sarcină de secretariat, de la redactarea și corectarea documentelor până la programarea întâlnirilor și calendarul termenele limită.
- Luarea de note
- Atent
- Auditul
- Raționamentul inductiv
- Motiv dedus
- De introducere a datelor
- Precizie
- Proactivă
Familiaritatea cu documentele juridice și terminologia
Care este diferența dintre o secretară și un legale secretar? Secretarii juridici sunt familiarizați cu toate lucrurile legate de drept și procedurile judiciare. Termeni precum „citație”, „pro se” și „voir dire” nu confundă secretarii juridici.
Ei înțeleg nuanțele procedurii legale și au capacitatea de a crea și formata acte de pledoarie, descoperire și documente tranzacționale.
- Rezumatul procesului
- Amicus Brief
- Rezumat de apel
- Răspuns pe scurt
- Interogatorii
- Procesul de apel
- Testamente și testamente
- Plângeri legale, contestații și răspunsuri
- Act de renunțare
- Act de garantie
- Solicitarea de citații
lucru in echipa
Munca în echipă este crucială pentru rolul secretarilor juridici în furnizarea de servicii juridice. În toate mediile de practică – de la marile departamente juridice corporative până la practicieni individuali – secretarii juridici trebuie să facă echipă cu avocați, asistente juridice, secretare, grefieri de dosar, furnizorii și alții pentru a furniza servicii juridice în mod eficient.
Cei mai eficienți secretari juridici știu să se înțeleagă cu colegii de muncă și să colaboreze cu terți pentru a duce treaba la bun sfârșit.
- Ascultare activa
- Comunicarea orală
- Comunicare scrisă
- Sensibilitatea problemei
- Colaborare
Abilități de multitasking
Majoritatea secretarilor juridici lucrează pentru mai mult de o persoană în mai multe dosare.
Efectuarea simultană a mai multor sarcini ar trebui să fie o a doua natură pentru un secretar juridic competent.
Ei știu cum să jongleze cu mai multe sarcini și priorități concurente și cum să gestioneze volumul de lucru în creștere în biroul de avocatură ocupat de astăzi, unde o persoană îndeplinește frecvent treaba a trei.
- Atenție la detalii
- De gestionare a timpului
- Prioritizare
- Delegație
- Programare
- Toleranta la stres
Abilități de cercetare
Secretarii juridici efectuează cercetări pe Internet pentru o multitudine de sarcini, cum ar fi găsirea de direcții, colectarea de informații despre clienți, cercetarea concurenței și localizarea martorilor experți.
Mulți secretari juridici, în special cei din cabinete de avocatură mici, funcționează și ei paralegal sarcini, inclusiv cercetare juridică, verificarea citatelor și urmărirea jurisprudenței. Învățarea platformelor de cercetare juridică, cum ar fi Westlaw sau Lexis/Nexis, vă poate oferi un avantaj competitiv.
- Înțelegerea lecturii
- Intervievarea
- Luarea de note
- Observarea Tendințelor
- Analiza datelor
- Raționamentul inductiv
- Motiv dedus
- Software de cercetare juridică
Mai multe abilități de secretar juridic
- Depanare
- Managementul rețelelor sociale
- Corectarea
- Revizuind
- Redactarea
- Ortografie
- Utilizarea corectă a motoarelor de căutare
- Scrierea raportului
- Producția finală a manuscrisului
- Marje
- Dezvoltarea și menținerea procedurilor standard de operare (SOP)
- Termenele limită
- Multilingv
- Prietenie
- Adaptabilitate
- Eficienţă
- Gândire critică
- Conformitate
- Contabilitate
- Profesionalism
- Serviciu clienți
- Reziliență
- Acorduri preliminare
- Aparate de fax
- Menține bibliotecile de drept
- Gestionați fișierele de caz
- LexisNexis
- PACER
Cum să-ți scoți abilitățile în evidență
Adăugați abilități relevante la CV-ul dvs.: Asigurați-vă că evidențiați abilitățile de mai sus în rezumatul și istoricul de lucru. Firmelor de avocatură le pasă de experiența dumneavoastră și de atenția la detalii, în special de modul în care vă construiți CV-ul.
Evidențiați abilitățile în scrisoarea dvs. de intenție: Nu pierde cuvintele din scrisoarea ta. Întrucât crearea scrisorilor de intenție este o parte semnificativă a jobului dvs. de asistent juridic, rămâneți la obiect și demonstrați-vă capacitatea de a fi clar și direct.
Utilizați cuvinte de calificare în interviul dvs. de angajare: Fiți pregătit să discutați despre tipurile de proiecte pe care le-ați gestionat în alte roluri, fără a încălca confidențialitatea unui client la alte firme de avocatură. Nu vă fie teamă să descrieți cum ați folosit abilitățile de mai sus în alte roluri din afara lumii juridice, dacă experiența este aplicabilă rolului pe care îl căutați.
