Politicile și procedurile companiei asigură un loc de muncă sigur, organizat, convivial, responsabil și nediscriminatoriu. Politicile protejează angajații de un mediu de favoritism și tratament inechitabil. Totuși, aveți grijă să nu creați politici pentru fiecare situație neprevăzută, deoarece conducerea nu va avea libertatea de a răspunde nevoilor individuale ale angajaților. O supraabundență de politici crește probabilitatea ca managerii să le aplice în mod inegal și inechitabil.
Puteți atinge un echilibru sănătos. În majoritatea circumstanțelor, dacă vă adresați direct angajaților care se comportă în moduri neadecvate la locul dvs. de muncă, este posibil să nu aveți nevoie să dezvoltați o nouă politică a companiei.
Ghid de politici
Luați în considerare crearea unei politici în aceste situații:
- Confuzie cu privire la cel mai potrivit mod de a se comporta (coduri vestimentare, e-mail, politicile de internet, sau utilizarea smartphone-ului)
- Îndrumări pentru gestionarea situațiilor obișnuite (standarde de conduită, cheltuieli de călătorie sau achiziție de mărfuri ale companiei)
- Protecție juridică pentru companie (închiderea acuzațiilor de hărțuire sau angajare discriminatorie și promovare)
- Respectarea legilor și agențiilor guvernamentale (Legea privind concediul medical și familial, Legea americanilor cu dizabilități, Comisia pentru șanse egale în muncă sau salariu minim)
- Stabiliți standarde, reguli și reglementări de lucru consecvente (disciplina progresiva, reguli de siguranță, pauze sau reguli de fumat)
- Oferiți un tratament consecvent și echitabil angajaților (eligibilitate pentru beneficii, concediu plătit, asistență pentru școlarizare, timp de doliu, sau sarcina de juriu)
Pot exista și alte motive pentru a dezvolta o politică, dar nu lăsați comportamentul slab al unui angajat să forțeze implementarea unei politici care îi va afecta pe alții.
Articulați obiectivele politicii
Odată ce ați stabilit că o politică este necesară, documentați-vă în scris obiectivele pentru crearea politicii. Când este posibil, spuneți angajaților de ce implementați politica. Includeți suficiente detalii pentru a clarifica poziția companiei, dar nu încercați să acoperiți fiecare situație potențială.
Păstrați politica scurtă și simplă, dacă este posibil. Unele politici privind domeniile juridice, cum ar fi abordarea companiei față de Legea concediului pentru familie și medical, discriminarea sau investigarea plângerilor, sau sistemul progresiv de disciplină — poate fi nevoie să fie de lungă durată și cuprinzătoare.
Adună informații
Verifică eșantion de politici. Este posibil să nu găsiți o potrivire exactă pentru circumstanțele, limba și cultura companiei dvs., dar le puteți folosi ca punct de plecare. Nu trebuie să începi de la zero.
The Societatea pentru Managementul Resurselor Umane (SHRM) oferă mostre de politici pentru membrii săi. Alte surse sunt avocații dumneavoastră pentru dreptul muncii. Firmele de avocatură scriu de obicei politici generice pe care clienții lor le pot personaliza ori de câte ori o lege relevantă este adoptată sau Departamentul Muncii din SUA emite reguli noi.
Dezvoltați, scrieți și revizuiți politica
Scrieți politica folosind cuvinte și concepte simple. Vorbiți direct cu angajații care vor citi, vor aplica și vor respecta politica.
După fiecare paragraf, puneți-vă întrebări „ce ar fi dacă” pentru a vă asigura că politica acoperă elementele de bază și excepțiile și întrebările normale. Totuși, nu te obsedează de acest lucru; nicio poliță nu va acoperi orice eventualitate posibilă.
Selectați un grup pilot de angajați pentru a citi politica și pentru a pune întrebări pentru a determina dacă angajații vor fi capabili să o înțeleagă și să o respecte. Ajustați în funcție de feedback.
Obțineți asistență managerială și revizuire juridică
Revizuiți politica cu managerii care vor trebui să o respecte pentru a obține sprijinul lor și asumarea politicii. Este probabil că acest proces a început atunci când ați identificat o nevoie, dar suportul de management este crucial pentru implementare. De asemenea, este o idee bună să-l arătați avocatului dvs. pentru a evita orice provocări legale pe viitor.
Implementați Politica
Distribuiți și revizuiți noua politică angajaților în grupuri mici, individual sau într-o întâlnire la nivel de companie, în funcție de dacă politica este controversată și cât de ușor este de înțeles. Oferiți angajaților șansa de a pune întrebări.
Oferiți angajaților o copie a politicii și cereți-le să semneze că au primit-o și au înțeles-o. Ar trebui să păstreze o copie pentru propriile fișiere.
Exemplu de declarație de semnare a politicii
Confirm că am primit și am înțeles politica [Compania Dvs.]. Politica este în vigoare [Data] până la o nouă notificare.
_______________________________________________________.
Semnătura angajatului.
_______________________________________________________.
Numele angajatului (Vă rugăm să imprimați)
________________________________.
Data.
Decideți cum să comunicați politica în viitor
Includeți politica în dvs manualul angajatului. Este posibil să doriți, de asemenea, să devină parte a politicii orientarea către noi angajați. Unele companii plasează politici pe intranet sau într-un folder de politici de pe unitatea comună a rețelei de computere. Stabiliți dacă doriți să distribuiți politica și prin metode suplimentare.
Datați și arhivați toate politicile anterioare pe care aceasta le înlocuiește. Este posibil să aveți nevoie de ele în scopuri legale sau de referință.
Interpretarea și integrarea politicii
Aplicarea politicii dvs. și practicile de lucru vor determina sensul real al politicii. Nu uitați să fiți consecvenți și corecti atunci când interpretați politica în timp. Dacă considerați că practicile dvs. diferă de politica scrisă, examinați și rescrieți politica după cum este necesar.
