Domeniul managementului de proiect, la fel ca orice alt domeniu de expertiză, are un vocabular unic plin de acronime și termeni specializați. Trei termeni și concepte esențiale pe care trebuie să le includeți:
- Domeniul de aplicare
- Risc
- Ipoteze
Este o schiță a acestor trei termeni esențiali de management de proiect și include link-uri și sugestii pentru lectură suplimentară.
Domeniul de aplicare
În managementul proiectelor, domeniul de aplicare este ansamblul de limite care definesc amploarea unui proiect. Domeniul de aplicare descrie ceea ce urmează să fie livrat clientului ca rezultat al inițiativei proiectului.
Înțelegerea domeniului de aplicare permite managerului de proiect și echipei de proiect să înțeleagă ce se încadrează în interiorul sau în afara granițelor proiectului. Dacă ceva „nu este în domeniul de aplicare”, nu este luat în considerare în lucrarea de planificare a proiectului. Activitățile care se încadrează în limitele declarației privind domeniul de aplicare sunt considerate „în domeniul de aplicare” și sunt contabilizate în program și buget. Dacă o activitate se încadrează în afara granițelor, este considerată „în afara domeniului de aplicare” și nu este planificată.
Indiferent dacă ești manager de proiect sau faci parte din echipă de proiect, veți dori să luați în considerare dacă ceva este în domeniul de aplicare sau în afara domeniului de aplicare pe măsură ce avansați. De exemplu, imaginați-vă că un client v-a cerut să construiți un site web. Pe măsură ce conturați domeniul de aplicare (sau stabiliți limitele) proiectului, indicați următoarele elemente ca în domeniul de aplicare:
- Design site și diagrame wireframe
- Înființarea unui banc de testare
- Codificare la wireframe aprobat
- Dezvoltare grafică pentru tema site-ului
- Testarea și depanarea înainte de a face site-ul public
Pe parcursul derulării proiectului, clientul vă solicită să includeți o prezentare video a companiei. Videoclipul nu este specificat în domeniul de aplicare al proiectului și, prin urmare, este în afara domeniului de aplicare. Deși s-ar putea să vă bucurați să faceți lucrarea video pentru o taxă suplimentară, acest lucru va necesita o revizuire a domeniului de aplicare și a estimării costurilor și a timpului pentru proiect.
În absența unui document clar și agreat, problema videoclipului ar fi putut deveni controversată între echipa dvs. și reprezentanții clientului. O declarație clară a domeniului de aplicare îți permitea să dezamorsezi situația și să faci față unei schimbări într-un mod ordonat.
Deci, cum determinați ce este în sau în afara domeniului de aplicare? Mai întâi, veți dori să subliniați toate detaliile proiectului pe care îl cunoașteți în prezent pe baza discuțiilor cu clientul sau proprietarul proiectului. Apoi, veți dori să faceți ipoteze cheie care vor conduce ceea ce este considerat în sau în afara domeniului de aplicare.
Ipoteze
La un moment dat în viața ta, probabil ți s-a spus: „Nu face niciodată presupuneri”. Cu toate acestea, formularea de ipoteze în managementul proiectelor este o activitate de zi cu zi. Ipotezele vă ajută să definiți domeniul de aplicare și riscurile și să vă ajustați estimările pentru timp și cost. Desigur, este esențial să vă documentați și să vă validați ipotezele.
Luați în considerare ceva simplu, cum ar fi crearea unei cărți. Să presupunem că prietenul tău are o idee pentru o carte de masă și ți-a cerut să gestionezi proiectul. Prima lui cerere este pentru un buget pentru a-și asigura finanțarea. Pe măsură ce definiți domeniul de aplicare, este clar că prietenul dvs. este incert cu privire la multe detalii, inclusiv numărul de pagini, includerea imaginilor, stilul de copertă și greutatea hârtiei care va fi folosită pentru pagini.
Deoarece toți acești factori vor afecta costurile și complexitatea producției, va trebui să faceți ipotezele referitoare la specificații și validează acele ipoteze ca fiind acceptabile sau inacceptabile prietenul tău. După discuții suplimentare, prietenul tău îți spune că plănuiește să includă 50 de fotografii în carte. Vă puteți baza presupunerea pe cele 50 de imagini sau, anticipând că acest număr va crește în timp, puteți face o presupunere că vor fi între 75-90 de pagini cu imagini.
Puteți vedea cum ipotezele afectează direct programul. De exemplu, imaginați-vă că conduceți un proiect într-un parc care implică construirea unui leagăn. Când vă configurați proiectul, vi se oferă bugetul și membrii echipei desemnați, dintre care unul se ocupă de materiale. Pe măsură ce îți creezi programul, îl întrebi pe responsabilul cu materialele când va ajunge cimentul. Această persoană răspunde că nu este sigur când va ajunge cimentul, dar că crede că va fi între 1 iunie și 10 iunie. Pe măsură ce vă construiți scopul și programul, presupuneți că cimentul va ajunge cel târziu pe 10 iunie. Acest exemplu arată două beneficii pentru a face ipoteze.
Primul beneficiu este că presupunerea de a primi cimentul cel târziu pe 10 iunie vă permite să planificați activități care se bazează pe sosirea cimentului. Al doilea beneficiu este că oferă responsabilului cu materialele un termen limită pentru livrarea cimentului, pe care apoi îl poate transmite furnizorului său. A stabilit din neatenție un termen-cheie pentru ca proiectul să avanseze.
Efectuarea de ipoteze creează puncte de referință care sunt adesea revizuite în timpul proiectului pentru a ajuta echipa de proiect să rămână în domeniul de aplicare, la timp și în limita bugetului. Dar ce se întâmplă când presupunerile sunt greșite? Aici intervine riscul.
Risc
Odată ce v-ați construit domeniul de aplicare și ați identificat ipotezele care stau în spatele domeniului și estimărilor, veți dori să începeți să evaluați zonele de risc. Riscul este același în managementul de proiect ca și în lumea reală; este un pericol sau o șansă care poate crea daune.
Toate proiectele conțin riscuri, iar dacă sunteți managerul de proiect sau proprietarul proiectului, nu este numai responsabilitatea ta de a anticipa riscul, dar este și treaba ta să comunici impactul potențial al acelor riscuri echipei de proiect și să te pregătești pentru atenuarea riscurilor.
Riscul vine în diferite grade. Uneori, riscul poate însemna că proiectul se va desfășura ușor diferit sau va lua o mică întorsătură neașteptată. În unele cazuri, totuși, riscul poate duce la rezultate catastrofale care vă întorc proiectul.
Să folosim scenariul locului de joacă din exemplul de ciment de mai sus. Unul dintre riscuri este ca cimentul să nu ajungă până la data presupusă de 10 iunie. Care sunt efectele potențiale ale acestui risc? Toate activitățile succesoare care urmează după turnarea cimentului sunt întârziate ca urmare a acestei probleme.
Riscurile pot fi și pozitive. Luați în considerare impactul asupra proiectului dacă cimentul apare mai devreme decât era anticipat. Deși acesta pare un rezultat pozitiv, creează totuși o problemă pentru sincronizarea și succesiunea tuturor celorlalți pași ai proiectului.
Managerii de proiect lucrează cu echipele lor de proiect pentru a face brainstorming și a identifica riscurile potențiale. Aceștia duc procesul cu un pas mai departe și analizează potențiala severitate a riscului și probabilitatea de apariție a acestuia. Mai mult, ei identifică acele persoane cel mai potrivite pentru a identifica momentul în care se produce riscul și elaborează planuri de diminuare a riscurilor convenite.
Multe firme au modele detaliate de risc pe care le-au dezvoltat de-a lungul timpului și din experiența cu alte proiecte. Unele industrii au compilat profiluri de risc care sunt folosite ca punct de plecare pentru analiza riscului. Multe industrii practică analize statistice foarte detaliate și pentru planificarea riscurilor.
