Simți nevoia să fii mai organizat și/sau mai productiv? Îți petreci ziua într-o frenezie de activitate și apoi te întrebi de ce nu ai realizat mare lucru? Atunci aceste sfaturi de gestionare a timpului sunt pentru tine - te vor ajuta crește-ți productivitatea și rămâneți rece și adunați.
1. Realizează că managementul timpului este un mit
Acesta este primul lucru despre care trebuie să înțelegeți de gestionare a timpului, că oricât de organizați am fi, întotdeauna sunt doar 24 de ore într-o zi. Timpul nu se schimbă. Tot ceea ce ne putem gestiona de fapt este pe noi înșine și ceea ce facem cu timpul pe care îl avem. Apreciez asta. Internalizați-o. Și treceți cât mai curând posibil la următorul sfat.
2. Află unde pierzi timpul
Mulți dintre noi sunt prada unor pierderi de timp care fură timpul pe care l-am putea folosi mult mai productiv. Care sunt bandiții tăi de timp? Petreci prea mult timp navigând pe internet, citind e-mailuri, postând pe Facebook, trimițând mesaje sau efectuând apeluri personale?
Într-un sondaj realizat de salary.com, 89% dintre respondenți au recunoscut că pierd timpul în fiecare zi la locul de muncă:
- 31 la sută pierd aproximativ 30 de minute zilnic
- 31 la sută pierd aproximativ o oră pe zi
- 16 la sută pierd aproximativ două ore pe zi
- 6 la sută pierd aproximativ trei ore pe zi
- 2 la sută pierd aproximativ patru ore pe zi
- 2 la sută pierd cinci sau mai multe ore zilnic
Esti o pierdere de timp? Urmărirea activităților zilnice ajută la formarea unei imagini exacte a cât timp petreci diverselor activități, care este primul pas către gestionarea eficientă a timpului.
3. Creați obiective de management al timpului
Amintiți-vă, concentrarea managementului timpului este de fapt schimbarea comportamentelor dvs., nu schimbarea timpului. Un loc bun pentru a începe este prin a elimina pierderile personale de timp. Timp de o săptămână, de exemplu, stabiliți un obiectiv ca să nu primiți apeluri telefonice personale sau să răspundeți la mesaje text care nu sunt legate de muncă în timp ce lucrați.
4. Implementați un plan de management al timpului
Gândiți-vă la aceasta ca pe o extensie a celui de-al treilea sfat de gestionare a timpului. Obiectivul este să vă schimbați comportamentele în timp pentru a atinge orice obiectiv general pe care vi l-ați stabilit, cum ar fi creșterea productivității sau scăderea stresului. Deci, nu trebuie doar să vă setați obiectivele specifice, ci să le urmăriți în timp pentru a vedea dacă le îndepliniți sau nu.
5. Utilizați instrumente de gestionare a timpului
Fie că este vorba despre un planificator, un program software sau o aplicație pentru telefon, primul pas pentru a vă gestiona fizic timpul este să știi unde se duce acum și planificați cum vă veți petrece timpul în viitor. Un program software, cum ar fi Outlook, de exemplu, vă permite să programați evenimente cu ușurință și poate fi setat să vă reamintească de evenimente în avans, facilitând gestionarea timpului.
6. Prioritizează fără milă
Ar trebui să începi fiecare zi cu o sesiune care prioritizează sarcinile pentru ziua respectivă și stabilește un punct de referință de performanță. Dacă aveți 20 de sarcini pentru o anumită zi, câte dintre ele trebuie cu adevărat să le îndepliniți?
7. Învață să delegați și/sau să externalizați
Delegarea este unul dintre cele mai greu de învățat cum să le facă pentru mulți proprietari de afaceri, dar indiferent cât de mic sunteți afacerea este că nu este nevoie să fii un spectacol cu o singură persoană - trebuie să lași pe alții să poarte o parte din sarcină. Delegația împarte sarcinile pe care ai fi mai bine să le lași altcuiva, astfel încât să poți profita la maximum de timpul pe care îl ai.
8. Stabiliți rutine și respectați-le cât mai mult posibil
Deși vor apărea crize, vei fi mult mai productiv dacă poți urma rutinele de cele mai multe ori. Pentru majoritatea oamenilor, crearea și urmarirea unei rutine le permite să se lase direct la sarcinile zilei, mai degrabă decât să piardă timpul pentru a începe.
9. Obișnuiți-vă să stabiliți limite de timp pentru sarcini
De exemplu, citirea și răspunsul la e-mail vă poate consuma întreaga zi dacă o lăsați. În schimb, stabiliți o limită de o oră pe zi pentru această sarcină și respectați-o. (Cea mai ușoară modalitate de a face acest lucru este să alocați un bloc solid de timp acestei sarcini, mai degrabă decât să răspundeți la e-mail la cerere.)
10. Asigurați-vă că sistemele dvs. sunt organizate
Pierzi mult timp? caută fișiere pe computer? Fă-ți timp să organizarea unui sistem de gestionare a fișierelor. Sistemul de fișiere vă încetinește? Repetați-l, astfel încât să fie organizat astfel încât să vă puteți pune rapid mâna pe ceea ce aveți nevoie.
11. Nu pierde timpul așteptând
Din întâlniri cu clienții la programările la dentist, este imposibil să nu aștepți pe cineva sau ceva. Dar nu trebuie să stai doar acolo și să-ți răsuciți degetele mari. Tehnologia facilitează lucrul oriunde v-ați afla; tableta sau smartphone-ul vă vor ajuta să rămâneți conectat. Puteți citi un raport, verifica o foaie de calcul sau puteți planifica următoarea campanie de marketing.
Un sfat bonus: timpul tău îți aparține
Și iată cel mai important sfat de gestionare a timpului dintre toate. Poți să deții controlul și să realizezi ceea ce vrei să realizezi — odată ce te-ai familiarizat cu mitul managementului timpului și ai luat controlul asupra timpului tău.
