O descriere rezumată a planului (SPD) este un raport cheie pentru întreprinderile care au planuri de beneficii pentru angajați. Pentru a înțelege regulile pentru SPD, vom analiza detalii despre cine, ce, când și cum să respectăm cerințele de informații ale Legea privind securitatea veniturilor din pensionare a angajaților din 1974 (ERISA).
Ce este cerința privind informațiile ERISA?
ERISA este un program federal care protejează angajații care au planuri de beneficii stabilite de angajatori. Sunt acoperite două tipuri de planuri:
- Planuri de pensionare
- Planuri de sănătate și planuri suplimentare de beneficii sociale
Pentru companiile care au aceste două tipuri de beneficii, ERISA stabilește standarde pentru managerii de plan și le cere să protejeze planurile de economii pentru pensii ale angajaților de gestionarea defectuoasă și abuz. De asemenea, stabilește standarde pentru informațiile oferite angajaților și beneficiarilor.
Pe lângă planurile de pensionare, cerințele ERISA se aplică tuturor tipurilor de planuri și beneficii de sănătate, inclusiv beneficii medicale, asigurări de viață și planuri de vacanță.
O cerință cheie ERISA este aceea că administratorii planului trebuie să ofere participanților la plan, în scris, informațiile pe care trebuie să le cunoască despre planurile lor de pensie și beneficii de sănătate. Aici intervine SPD-ul.
Ce ar trebui să includă o descriere rezumată a planului
Un document SPD oferă informații în limbaj simplu pentru participanții la plan (angajații eligibili care sunt acoperiți de a beneficii sau plan de pensionare) și beneficiarii acestora cu privire la elemente cheie, cum ar fi beneficiile angajaților și cum și când vor fi acestea furnizate.Un SPD trebuie să includă în mod specific:
- Numele și tipul planului
- Cerinte de eligibilitate
- O descriere a beneficiilor și când participanții au dreptul la aceste beneficii
- O declarație despre dacă planul este acoperit de asigurare de la Corporația de garantare a beneficiilor de pensie dacă planul este închis (necesar pentru planurile de pensionare)
- Sursa contribuțiilor la planuri și modul în care se calculează contribuțiile
- Prevederile pentru rezilierea planului
- Proceduri pentru cererile de prestații și modul de contestare a cererilor refuzate
- O declarație de drepturi disponibilă participanților la plan în cadrul ERISA.
Când se emite descrierile rezumate ale planului
- Trebuie să dai Angajati noi cel mai recent SPD în termen de 90 de zile după ce au devenit pentru prima dată acoperiți de plan.
- Trebuie să dai un beneficiar care primește în prezent beneficii o copie a celui mai recent SPD în termen de 90 de zile de la prima primire a beneficiilor.
- Trebuie să-i oferi SPD-ului toți participanții cel puțin o dată la cinci ani dacă nu s-au făcut modificări sau planul a fost modificat. În caz contrar, trebuie să oferiți participanților o copie la fiecare 10 ani.
Descrierea rezumată a planului Ce trebuie și ce nu
- Do faceți-l ușor de înțeles de către participantul mediu la plan.
- Do folosiți exemple și ilustrații, referințe încrucișate clare și un cuprins.
- Nu include informații înșelătoare.
- nu minimizați excepțiile, limitările sau alte restricții ale beneficiilor.
- nu puneți informațiile negative cu litere mici.
- nu folosiți jargon tehnic sau propoziții lungi și complexe.
Alte formulare importante de informații despre plan
Modificări ale planului de beneficii. Dacă faceți modificări majore unui plan de pensionare sau unui plan de sănătate, trebuie să oferiți participanților un Rezumat al modificărilor materiale. Trebuie să fie de înțeles și oferit participanților și beneficiarilor în termen de 210 zile de la încheierea anului planului în care a fost făcută modificarea.
Raport anual. În fiecare an, toate planurile acoperite trebuie să depună un raport anual Formularul 5500 sau o formă scurtă 5500-SF. Trebuie să oferiți participanților și beneficiarilor un rezumat al acestui raport anual în termen de nouă luni de la sfârșitul anului planului sau la două luni de la data scadentă pentru depunerea Formularului 5500.
Documente de plan. Aceste documente includ cel mai recent SPD, cel mai recent Formular 5500, acorduri de încredere și alte documente pentru stabilirea sau operarea planului. Trebuie să oferiți aceste rapoarte participanților în termen de 30 de zile dacă primiți o cerere scrisă. Departamentul Muncii din S.U.A. poate solicita oricând documente de plan, iar dumneavoastră trebuie să le furnizați.
Rezumatul beneficiilor și acoperirii (SBC). SBC este un document suplimentar care descrie beneficiile și acoperirea în cadrul planurilor de sănătate de grup. The document SBC enumeră întrebări importante despre planul de sănătate cu răspunsuri specifice și mai multe informații.
Trebuie să oferiți SBC participanților cu materiale de înscriere atunci când reînnoiesc acoperirea sau dacă este reeditat. De asemenea, trebuie să oferiți SBC înscrișilor speciali împreună cu SPD (90 de zile de la înscriere). În cele din urmă, trebuie să oferiți SBC și o copie a glosarului (vezi mai jos) în termen de șapte zile de la solicitare.
Depunerea electronică a rapoartelor privind planurile de beneficii
Administrația de securitate a beneficiilor angajaților din Departamentul Muncii are un sistem electronic de înregistrare numit EFAST2 pentru a simplifica și accelera depunerea formularului 5500. Va trebui să vă conectați și să vă înregistrați pentru a utiliza sistemul. Puteți utiliza furnizori aprobați de EFAST2 sau Site-ul IFILE.
Concluzia
Fiecare plan de beneficii este unic, iar cerințele pot fi complicate. Înainte de a începe să scrieți SPD-ul, verificați cu IRS sau Departamentul Muncii pentru mai multe informații sau utilizați site-ul web HealthCare.gov, care include un Glosar de acoperire medicală și termeni medicali pe care le-ați putea găsi de ajutor. În plus, luați în considerare colaborarea cu un specialist calificat în beneficii pentru a vă asigura că efectuați această sarcină corect.
