E-mailul a devenit atât de popular încât, în unele cazuri, oamenii îl folosesc mai des decât telefonul. Pentru că cuvântul scris poate fi atât de ușor înțeles greșit, înțelegere eticheta corectă prin e-mail este esențială în mediul de afaceri.
Din păcate, mulți oameni nu înțeleg cum să folosească e-mailul în avantajul lor, iar beneficiile pe care le poate conferi unei afaceri sunt adesea ratate. Următoarele reguli de e-mail de afaceri pot ajuta angajații să compună e-mailuri eficiente și eficiente.
Trimiteți numai e-mailuri clare și concise
Prima regulă a unei bune etichete prin e-mail este evitarea e-mailurilor lungi care conțin informații străine și fapte irelevante. Rămâneți la subiectul care este comunicat și folosiți cât mai puține cuvinte posibil. Dacă aveți nevoie de o decizie, cereți-o. Dacă aveți nevoie de informații, cereți-le. Dacă doriți ca cineva să ia o acțiune, cereți-o. Nu-i face pe cititori să se întrebe de ce îi contactați. Când scrieți un e-mail, gândiți-vă la el ca la o operă de non-ficțiune. Nu face din asta un mister.
Utilizați întotdeauna o linie de subiect semnificativă
Nu lăsați niciodată necompletat linia de subiect al unui e-mail. O linie de subiect goală poate primi e-mailul dvs. marcat ca spam și nu va ajunge niciodată la destinație. E-mailurile cu subiecte goale sunt adesea trecute cu vederea, mai ales dacă destinatarul vizat primește de obicei multe e-mailuri într-o zi dată. Utilizați întotdeauna un subiect care reflectă în mod adecvat conținutul e-mailului dvs. Îți va ajuta destinatarii să-și sorteze e-mailurile mai eficient și va încuraja un răspuns mai rapid la e-mailul tău.
Evitați e-mailurile formatate extravagant
Trimite e-mailuri în formate profesionale. Evitați fonturile multicolore și imaginile pentru fundal. Aceste accesorii pot distrage atenția cititorului sau pot face mesajul dificil de citit. Orice imagini de fundal pe care le adăugați pot mări dimensiunea fișierului e-mailului dvs. Acest lucru poate forța destinatarii cu conexiuni lente să aștepte o perioadă îngrozitor de mult până când mesajul dvs. să fie descărcat. Imaginile de fundal pe care le adăugați pot mări dimensiunea fișierului e-mailului dvs. Acest lucru poate forța destinatarii cu conexiuni lente să aștepte o perioadă îndelungată până când mesajul tău să fie descărcat.
Dacă compania dvs. insistă să utilizați anumite articole de papetărie de e-mail pentru a proiecta un aspect și o senzație consistentă, profitați de el. Logo-ul companiei și linia de semnătură pot proiecta o imagine profesională pe e-mailurile dvs.
Trimiteți răspunsuri la timp
Nu faceți oamenii să aștepte răspunsuri în timp util la e-mailul lor. Răspundeți prompt cu un mesaj clar și concis. Dacă aveți nevoie de mai mult timp pentru a căuta un răspuns sau pentru a aduna mai multe informații, spuneți expeditorului e-mailului când se poate aștepta la un răspuns.
Utilizați instrumente de răspuns în afara biroului
Dacă veți fi departe de birou și nu vă puteți citi e-mailul, utilizați instrumentul de absență al sistemului de e-mail pentru a răspunde automat oricui încearcă să vă contacteze. Asigurați-vă că răspunsul dvs. automat le anunță expeditorilor când se pot aștepta să primească un răspuns.
Nu plânge lupul cu steaguri de înaltă prioritate
Majoritatea sistemelor de e-mail vă permit să semnalați un e-mail ca „Prioritate ridicată” sau „Grab”. Nu faceți acest semnal de e-mail implicit. Folosiți-l cu moderație, altfel destinatarii dvs. vor ignora semnalul de prioritate. Când în sfârșit trimiteți un e-mail cu adevărat important, acesta nu va primi atenția pe care o merită.
Luați în considerare dacă „Răspundeți tuturor” este necesar
Nu faceți clic instinctiv pe butonul „Răspunde tuturor” pentru fiecare e-mail care are mai mulți expeditori sau destinatari. Luați în considerare subiectul și decideți cine trebuie să vă citească răspunsul. Răspunsul continuu la toată lumea în mod inutil îți va câștiga rapid o reputație de „spammer de afaceri”, iar oamenii pot începe să-ți ignore cu totul e-mailurile.
Conturi de e-mail de afaceri și personale separate
Cu excepția cazului în care este o urgență, nu utilizați niciodată e-mailul dvs. de afaceri pentru corespondența personală. Chiar dacă dețineți propria afacere, este o idee bună să aveți două conturi de e-mail separate. Vă va permite să vă prioritizați e-mailurile și să păstrați mesajele personale fără legătură din rețeaua de afaceri.
Utilizați nume profesionale de cont de e-mail
Folosește-ți propriul nume ca parte a oricărei adrese de e-mail de afaceri. De exemplu, [email protected] sau [email protected]. Evitați poreclele, mânerele, poreclele sau referințele obscure. De exemplu, nu utilizați [email protected] sau [email protected].
Este e-mailul cel mai bun pentru acest răspuns?
Nu folosi e-mailul ca singurul tău instrument de comunicare. Nu toate mesajele sunt adecvate pentru e-mail și vor exista momente în care un scurt apel telefonic sau o scurtă vizită la birou poate fi o modalitate mai eficientă de a transmite un mesaj. Întâlnirea sau vorbirea la telefon poate introduce un element uman în interacțiuni și asta poate face totul diferența atunci când încerci să explici ceva sau vrei să convingi pe cineva să ia o acțiune.
Fii sensibil și accesibil
Nu utilizați niciodată e-mailul pentru a rezilia o relație sau un contract. În corespondența profesională de afaceri, includeți întotdeauna o linie de semnătură care oferă modalități alternative de a vă contacta. De exemplu, este posibil să includeți numerele de birou, de fax și de telefon mobil și adresa poștală a biroului.
Evitați trimiterea prin e-mail a atașamentelor masive
Nu știi niciodată cum sau unde va accesa destinatarul tău e-mailul. Dispozitivele mobile pot începe să descarce fișierul înainte de a cere utilizatorului să confirme descărcarea. Ar putea dura mult timp și poate consuma lățime de bandă pentru care destinatarul trebuie să plătească. Păstrați dimensiunea combinată a atașamentelor sub 50 MB.
Dacă trebuie să trimiteți un fișier mare, contactați mai întâi destinatarii și întrebați cum ar dori să primească fișierul. De asemenea, utilizați un serviciu de transfer de fișiere pentru a trimite fișierul.
Gândiți-vă înainte de a trimite acel e-mail
În cele din urmă, luați un moment și luați în considerare ceea ce ați scris înainte de a apăsa butonul „trimite”. Este ceva ce nu ar trebui trimis într-un e-mail? Este de natură personală și nu este adecvată utilizarea sistemului de e-mail al companiei? Ai scris e-mailul în timp ce erai supărat și ai inclus pasaje pe care s-ar putea să le regreti mai târziu? Dacă da, apăsați butonul „Ștergere”.
