Managerii de proiect cu experiență și cei care lucrează în companii mari vor avea software și contabili care să îi ajute să întocmească bugetele proiectelor. Dar dacă nu o faci? Dacă vă uitați la o foaie de calcul goală sau la un e-mail de la sponsorul dvs. de proiect care vă cere să puneți împreună finanțele pentru proiect, atunci acest articol este pentru dvs.
Vom analiza cele cinci lucruri pe care trebuie să le faceți pentru a crea un buget de bază al proiectului.
Utilizați lista de sarcini
În primul rând, luați lista de sarcini ale proiectului. Este posibil să aveți, de asemenea, o structură de defalcare a muncii și, dacă aveți una, cel mai bine este să o utilizați. Dar o listă de sarcini va funcționa atâta timp cât acoperă în mod cuprinzător tot ceea ce trebuie să faci în proiect.
Dacă nu aveți o listă de sarcini, este timpul să creați una. Notează tot ce trebuie să faci și lucrurile pe care trebuie să le construiești, să le faci sau să le completezi înainte ca proiectul să poată fi finalizat. Nu trebuie să fie într-o ordine anume, dar trebuie să includă totul.
În cele din urmă, în acest pas, faceți un brainstorming idei cu echipa de proiect, deoarece probabil că va fi ceva ce ați uitat. Multe capete sunt mai bune decât unul!
Estimați fiecare componentă
Acum parcurgeți lista și calculați prețul fiecărui articol. De exemplu, o sarcină care spune „organizați întâlniri pentru a discuta cerințele” ar putea implica aprovizionarea și angajarea, rezervarea sălilor de întâlnire sau cumpărarea resurselor de care aveți nevoie, cum ar fi un proiector sau pixuri cu flip chart. Există un cost implicat, așa că obțineți cotații pentru închirierea camerei dvs. și a celorlalte echipamente și notați-le.
Faceți acest lucru pentru tot ce este de pe lista de sarcini, astfel încât să ajungeți să obțineți un preț pentru fiecare articol. Este posibil ca unele sarcini ale proiectului să nu aibă un preț atașat, iar asta este în regulă.
Adăugați estimări împreună
Apoi, adună toate estimările tale. Cel mai ușor este să faceți acest lucru dacă faceți o listă de articole într-o foaie de calcul, adăugați costurile în coloana următoare și apoi totalizați coloana din partea de jos. Lasă foaia de calcul să facă calculul pentru tine! Aceasta devine foaia de calcul pentru buget.
Este o idee bună să vă grupați costurile pe categorii, astfel încât să puteți vedea cu ușurință unde se îndreaptă cea mai mare parte a banilor. Folosiți categorii precum „Proiect Start-Up”, „Infrastructură” sau „Training” – alegeți grupări care înseamnă ceva în contextul proiectului.
Adăugați contingente și taxe
Ar fi grozav dacă ai avea o minge de cristal și ai putea prezice aceste costuri cu o precizie de 100%, dar probabil că nu te simți încrezător în capacitatea ta de a face asta! Aici intervine contingența. Este un fond de bani bazat pe cât de încrezător simți că ai făcut estimările corecte. Nu are legătură cu nicio sarcină anume. Este o „oală de urgență” generală în cazul în care ați greșit ceva sau ați omis ceva din greșeală.
Dacă nu știți cât de mult să adăugați, alegeți 10% din totalul creat la pasul trei. Este o estimare non-științifică pe care o folosesc mulți manageri de proiect și vă oferă puțină amortizare în bugetul dvs. în cazul în care aveți nevoie.
Adăugați o linie în foaia de calcul pentru buget în partea de jos care spune „Contingence” și specifică procentul pe care l-ați folosit.
Nu uitați să adăugați taxe pe vânzări sau alte taxe care nu sunt deja incluse în mod explicit în estimările pentru elementele rând individuale.
Adună totul și aceasta este suma finală a bugetului tău.
Obțineți aprobare
Ultimul lucru pe care trebuie să-l faceți este să determinați managerul sau sponsorul de proiect să vă aprobe bugetul. Discutați cu ei despre cum le-ați pus împreună și despre ce elemente alcătuiesc bugetul dvs. general.
Asta este! Bugetarea unui proiect este o abilitate esențială de management de proiect, iar acest ghid vă va ajuta să începeți să creați un buget de proiect.
