Urmărirea și facturarea timpului către clienți este o parte importantă a lucrului într-o firmă de avocatură. Parteneri, asociati, parajuriști, personalul de sprijin pentru litigii, și alți cronometratori își facturează timpul în incremente de șase, zece sau cincisprezece minute, în funcție de politica fermă și de directivele clienților. Dacă nu vă facturați timpul, firma nu poate factura clientului și firma nu este plătită. Astfel, a ști cum să facturați timpul într-o firmă de avocatură este important pentru succesul dumneavoastră și al firmei dumneavoastră.
Pe măsură ce taxele legale cresc, clienții au devenit mai atenți la costuri și cunoscători de tehnologie. În consecință, clienții examinează facturile legale mai îndeaproape și utilizând o varietate de aplicații de baze de date pentru a sorta și analiza electronic datele de facturare. O tendință în creștere către facturarea electronică (facturi electronice) a supus facturile legale unui control sporit, negociere și dispută.
Indiferent dacă sunteți începător în ceea ce privește ora de facturare sau un cronometraj veteran, sfaturile de mai jos vă pot ajuta să creați intrări de timp prompte, precise și precise.
Creați descrieri detaliate de facturare
Descrierile detaliate ale sarcinilor sunt o componentă fundamentală a unei facturi bine întocmite. Este important ca descrierea eforturilor dumneavoastră să conțină suficiente detalii pentru a permite evaluatorului să evalueze natura și meritul sarcinii.
Găsirea echilibrului corect între concizie și detalii poate fi dificilă. O descriere a sarcinii care este prea lungă și pronunțată crește ambiguitatea și diluează înțelegerea. O descriere prea scurtă face dificilă evaluarea oportunității sarcinii îndeplinite și a timpului cheltuit. De exemplu, expresii superficiale precum „revizuirea fișierului”; „pregătirea procesului” și „evaluarea documentelor” nu fac nimic pentru a spune povestea a ceea ce ați făcut și de ce v-ați implicat într-o anumită sarcină. În loc de „examinarea documentelor”, o descriere mai bună și mai precisă este „Examinarea celui de-al doilea set de întrebări ale reclamantului”.
Evitați blocarea facturării
Facturarea bloc este practica de a enumera un grup de sarcini într-un rezumat bloc sub o singură intrare de timp. De exemplu: „Proiecte de cereri de interogare; conferinta telefonica cu Dr. Brown referitor la: raport de expert; rezuma depoziţia domnului Smith; revizuirea și revizuirea corespondenței către avocatul advers. 7,3 ore.”
Clienții recunosc blocarea facturării ca o strategie de a ascunde ineficiența. În plus, multe instanțe nu permit blocarea facturării, deoarece împiedică rambursarea efectivă a onorariilor avocaților în urma unei hotărâri. O modalitate mai eficientă de facturare este de a detalia fiecare activitate independentă și timpul corespunzător.
Înregistrați timpul prompt
Înregistrarea timpului imediat după finalizarea unei sarcini este cea mai bună modalitate de a asigura acuratețea. Încercarea de a reconstrui după fapt activitățile unei zile (sau săptămânale sau luni) este dificilă și încurajează „completarea” timpului, care este practica de a umfla timpul efectiv petrecut într-o sarcină pentru a umple golurile nesocotite. timp.
S-ar putea să vi se pară imposibil să introduceți fiecare sarcină în software-ul de cronometrare în momentul în care o finalizați. Prin urmare, este înțelept să dezvoltați un sistem de înregistrare a timpului care să încurajeze cronometrarea promptă. Unii cronometratori dictează fiecare sarcină imediat după ce au efectuat-o și o transcriu la sfârșitul zilei. Alții consideră că este mai ușor să păstreze un caiet de timp, înregistrând fiecare sarcină manual și apoi introducând-o, sau punând o secretară să îl introducă, la sfârșitul zilei, săptămânii sau perioadei de facturare.
Amintiți-vă de publicul dvs
La fel ca orice document pe care îl pregătiți pentru revizuirea altuia, este important să țineți cont de public atunci când înregistrați intrările de timp. Este posibil să cunoașteți persoana care vă revizuiește facturile, cum ar fi consilierul intern atribuit dosarului. Înțelegeți, totuși, că revizuirea s-ar putea să nu se încheie aici. În multe cazuri, o factură este procesată de un număr de persoane la diferite niveluri în interior și în exterior companie, inclusiv profesioniști din domeniul juridic, contabili cu corporația client și terți auditori. În înregistrarea timpului, cel mai bine este să evitați abrevierile, argoul și jargonul complex. Folosiți terminologie juridică concisă, dar rețineți că foile dvs. de pontaj pot fi revizuite de persoane care nu sunt instruite în materie de lege.
Familiarizați-vă cu politicile de facturare ale clienților
Fiecare client are propriile sale politici și proceduri de facturare. Aceste politici sunt adesea incluse în scrisoarea de reținere sau de angajament a clientului. Aceste politici de facturare pot stabili limitări de personal, orientări bugetare, politici de plăți și orientări specifice privind cronometrarea. Devenind conștient de regulile de bază de la început, vă puteți considera mai responsabil timpul dvs. și puteți îndeplini așteptările clienților.
Clienții corporativi folosesc din ce în ce mai mult facturarea bazată pe sarcini. Facturarea bazată pe sarcini urmărește facturarea unei firme în funcție de sarcina de litigiu. Fiecărei activități de fond i se atribuie un cod de calculator care este preselectat de client. Factura codificată este apoi sortată și analizată electronic, permițând o analiză aprofundată a unei facturi. O parte a familiarizării cu politicile de facturare ale clienților este învățarea și aplicarea corectă a multitudinii de coduri specializate de facturare bazate pe sarcini unice pentru fiecare client.
