Bugetul bazat pe zero sună ca una dintre acele idei pe care antreprenorii începători le introduc într-o conversație atunci când doresc să impresioneze căpitanii industriei și investitorii îngeri. Dar conceptul nu trebuie să te sperie sau să te trimită să-l folosești la fiecare eveniment de rețea. În schimb, înțelegeți că este o abordare rudimentară a managementului afacerilor pe care companiile o folosesc pentru fiecare la scară largă, de la micro-întreprinderi la corporații multinaționale și, de asemenea, vă poate ajuta compania să se dezvolte durabilitate.
Bugetul pe bază de zero
Pornind de la o „bază zero” (adică, fără solduri sau cheltuieli reportate), fiecare perioadă din calendarul unei companii este bugetată în întregime în raport cu nevoile și costurile pentru perioada respectivă. Fie o lună, un trimestru sau anual, o perioadă poate fi orice măsurătoare a timpului care funcționează cel mai bine pentru afacerea dvs.
La începutul unei noi perioade, cerințele financiare și cheltuielile justificate sunt principale intrări pentru bugetul companiei, indiferent dacă bugetul a fost mai mare sau mai mic față de precedentul perioadă. Când începe următoarea perioadă, revii la baza zero și repeți procesul.
Cum functioneaza
Bugetarea tradițională, sau bugetarea bazată pe costuri, implică gestionarea operațiunilor unei companii pe baza bugetului din perioadele precedente. De exemplu, dacă o companie anticipează o creștere de 5 la sută a producției datorită obținerii unui nou client, ea adaugă pur și simplu 5 la sută la bugetul din perioada anterioară. Bugetarea bazată pe costuri presupune că toate cheltuielile anterioare pentru producție și operațiuni sunt necesare și continuă cu menținerea bugetului pentru acele funcții fără analize suplimentare.
În bugetarea bazată pe zero, fiecare cheltuială trebuie justificată în fiecare perioadă, astfel încât cheltuielile recurente sunt revizuite, apoi aprobate, ajustate sau întrerupte în funcție de necesitate. Iar cheltuielile noi sunt analizate cu aceeași atenție ca în bugetarea tradițională, dar întotdeauna cu înțelegerea că costurile ar trebui optimizate pentru eficiență și valoare.
De exemplu, dacă sunteți un antreprenor solo care conduce o companie creativă de produse din hârtie din casa dvs., ați putea decide să implementați un buget bazat pe zero pentru a îmbunătăți eficiența după ce ați decis să vă duceți întreprinderea la nivel internațional și să expediați peste ocean. Un domeniu care poate afecta acest lucru este costurile de imprimare. După o analiză cuprinzătoare, v-ați dat seama că puteți compensa taxele de expediere adăugate și să scurtați timpul de livrare cu achiziționarea a două imprimante noi și profitarea de achiziționarea în vrac pentru cerneală de imprimantă datorită unui nou parteneriat cu un local furnizor. În fiecare perioadă, veți examina toate sau cheltuielile dvs. pentru a determina dacă costul este justificat în bugetul dvs. cu o rentabilitate valoroasă a investiției dvs.
Cum să începeți
Pașii pentru inițierea unei metode de bugetare bazată pe zero sunt simpli:
- Identificați-vă scopul. Sperați să creșteți veniturile cu 10%? Doriți să reduceți costurile cu 2 procente? Scopul dvs. trebuie să fie măsurabil și atins în intervalul de timp pe care l-ați selectat.
- Gândiți-vă la modul în care puteți realiza acest obiectiv. Ce ai în arsenalul tău care poate fi folosit pentru a ajusta costurile, eficiența sau resursele pentru a-ți atinge obiectivul?
- Examinați opțiunile de la pasul 2. Implementarea unei sarcini te-ar ajuta să-ți atingi obiectivul? Sau trebuie să implementați mai multe cursuri de acțiune? Și dacă da, le desfășurați individual de-a lungul timpului sau toate deodată?
- Prioritizează noile sarcini și documentează costurile necesare pentru implementare.
- A evalua toate costurile și cheltuielile necesare pentru perioada următoare în fiecare aspect al afacerii dvs. (sau departamentul pe care intenționați să îl adaptați pentru a vă îndeplini obiectivul). Includeți costurile necesare pentru noile sarcini pe care le-ați documentat la pasul 4.
- Dacă evaluarea îndeplinește aprobarea dvs. și toate cheltuielile sunt justificate, angajați-vă în implementare și urmați-vă bugetul.
- La sfârșitul perioadei, examinează-ți măsurătorile și stabilește dacă ți-ai atins obiectivul. Implementarea a decurs fără probleme? Dacă s-au făcut greșeli, doriți să vă adaptați și să mergeți mai departe cu procesul în perioada următoare? Sau întrerupeți cu totul sarcina(le)?
- Reluați la pasul 1 la începutul unei noi perioade.
De ce poate fi potrivit pentru tine
Datorită structurii sale detaliate, bugetarea bazată pe zero permite proprietarilor de afaceri să încorporeze noi strategii într-o perioadă de timp, fără teama de a pierde sustenabilitatea. Adesea configurat pe o bază continuă, procesul oferă proprietarilor de afaceri oportunitatea de a se scufunda în profunzime planurile de implementare și evitarea creșterilor bugetare carte blanche care ar putea să nu arate o rentabilitate a investiției pentru mult timp perioade de timp.
Un alt plus al acestei metode de management al afacerii este că poate reduce efectiv costurile pentru operațiunile zilnice. Resursele sunt alocate doar atunci când sunt necesare, reducând risipa și redundanța, crescând totodată comunicarea între departamente care necesită o mai bună coordonare pentru a rămâne la buget.
De ce poate să nu fie potrivit pentru tine
Este adevărat că metoda poate duce la costuri de operare mai scăzute pentru întreprinderile mari, dar acest lucru înseamnă adesea că departamentele care nu produc venituri pot fi modificate sau subfinanțate. Acolo unde unele zone din bugetul dvs., cum ar fi producția sau vânzările, își vor justifica cu ușurință cheltuielile, alte funcționalități necesare cum ar fi serviciul pentru clienți sau cercetarea și dezvoltarea pot avea un timp mai dificil să-și justifice cheltuielile dincolo de gol minim.
Un alt dezavantaj al bugetării bazate pe zero este că poate fi consumatoare de timp în comparație cu bugetarea bazată pe costuri sau bugetarea bazată pe activitate. Acest lucru este valabil mai ales pentru companiile mai mari, dar sună adevărat și pentru proprietarii de afaceri mici. Parcurgerea fiecărui element rând în fiecare perioadă care justifică necesitatea acestuia poate fi laborioasă și o utilizare ineficientă a timpului dvs.
Unde te poate duce
Indiferent de dimensiunea companiei dvs., bugetarea bazată pe zero vă cere să priviți mai atent ceea ce generează valoare în procesul dumneavoastră. Deși consumatoare de timp, este o metodă, atunci când este utilizată corect, care poate duce la o durabilitate mai mare și o creștere echilibrată.
În cele din urmă, fiecare antreprenor care alege să folosească bugetul bazat pe zero pentru operațiunile lor o va face învață cu siguranță importanța investiției de timp și resurse pentru a ghida eficiența afacerii lor și valoare.
