A spune mulțumiri unui donator încheie o tranzacție, dar construiește o punte către sprijinul viitor și un angajament mai profund. Fă-o bine și ești pe drumul spre succesul viitorului strângerii de fonduri.
Iată zece sfaturi pentru a face acea scrisoare de mulțumire corectă.
Primește-l rapid prin poștă
Patruzeci și opt de ore reprezintă o soluție ideală pentru o scrisoare de mulțumire. Dacă acest lucru este imposibil, ținește nu mai mult de o săptămână. Vrei ca donatorul să-și amintească că a făcut donația, astfel încât mulțumirea ta să-i întărească acțiunea și să-l recompenseze pentru dăruire.
Obținerea rapidă a scrisorii va face ca numele organizației tale să rămână în mintea donatorului, îl va asigura că ai primit donația și îl va impresiona cu eficiența și atenția ta.
Chiar și donatorii online ar trebui să primească o scrisoare de mulțumire prin poștă, dar aceasta este costisitoare și multe organizații nonprofit se mută pe online cât mai mult posibil. În acest caz, asigurați-vă că donatorul dvs. online nu a primit doar o chitanță prin e-mail. Fă-ți timp pentru a personaliza un e-mail de mulțumire și transforma-l în ceva memorabil.
Perfecționați cele mai bune practici pentru scrisori de mulțumire trimise prin e-mail. În căsuțele de e-mail complete, scrisoarea de mulțumire poate trece neobservată, așa că acordați atenție acesteia linia de subiect și asigurați-vă că linia „de la” identifică clar organizația dvs.
Există o mulțime de obstacole în a mulțumi unui donator prin e-mail pe care s-ar putea să le uitați. Trebuie să rămână în afaraDosarul SPAM, atrageți atenția donatorului și atrageți-l să deschidă mesajul. Nu lăsați ușurința și costul relativ scăzut al e-mailului să vă orbească față de deficiențele sale.
Faceți-l personal
Personalizați-vă scrisoarea de mulțumire cu numele donatorului (verificați ortografia și nu sunați niciodată o doamnă un domn) și scrieți direct persoanei. Prenumele sunt puternice.
Ceea ce funcționează pentru o scrisoare de strângere de fonduri funcționează și pentru o scrisoare de mulțumire. De exemplu, folosiți pronume personale, cum ar fi „tu”, „noi” și „eu”.
Includeți informații despre donator, cum ar fi de cât timp este donator sau despre faptul că v-a plăcut să-l vedeți la ultimul eveniment. Poate donatorul a primit un premiu sau a primit o promovare. Simțiți-vă liber să adăugați ceva despre asta în scrisoarea dvs.
Un sistem bun de înregistrare a donatorilor va fi cel mai bun prieten al tău când vine vorba de acest nivel de personalizare. Majoritatea sistemelor, chiar și cele cu costuri reduse, au capacitatea de a capta informații actuale despre donatorii tăi.
Când au dat ultima oară? S-au oferit voluntari? Când a fost ultima dată când donatorul a avut contact cu organizația dumneavoastră și care a fost natura acelei interacțiuni?
Dacă acesta este un donator pentru prima dată, trimiteți un pachet de bun venit și invitați donatorul să se aboneze pentru buletine informative și anunțuri.
Dacă mulțumiți donatorului de mult timp, luați în considerare a notă scrisă de mână mai degrabă decât o scrisoare formală, sau un alt mod creativ de a spune mulțumiri.
Coordonați-l cu temele campaniei
Coordonează mulțumirea cu apelul sau campania care a adus donația.
Creați un șablon pentru o scrisoare de mulțumire atunci când scrieți materialele de strângere de fonduri. Gândiți-vă la asta ca parte a pachetului dvs. de campanie. Dacă donația este ca răspuns la un alt stimul - poate un eveniment pe care l-ați organizat - relaționați scrisoarea cu acel eveniment.
Revenirea completă a cercului la apel îmbunătățește caracterul lipicios al numelui organizației dvs. în mintea donatorului. Este, de asemenea, liniştitor pentru donator.
Dacă donația este ca răspuns la un anumit apel prin e-mail, dezvoltați o pagină de destinație post-donare pe site-ul dvs., special pentru acei donatori.
Generic este scos. Specificitatea a ceea ce a văzut donatorul care l-a obligat să dea este o necesitate. De exemplu, dacă un donator a donat pentru a ajuta victimele unui cutremur, asigurați-vă că mulțumirea dvs. se referă la acea situație.
Folosiți poveștile pentru a conecta donatorii la rezultate
Ajutați donatorii să vizualizeze cum au fost cheltuiți banii lor. Cel mai bun mod de a face asta este să spui o poveste despre o anumită persoană care a fost ajutată de donație. Povestea nu trebuie să fie îngrozitor de lungă. Doar câteva propoziții și folosirea numelui unei persoane pot fi suficiente pentru a trezi empatia donatorului.
Faceți donatorul dvs. eroul acelor povești. El sau ea a făcut posibilă această poveste. Păstrați un inventar al poveștilor despre lucrurile bune pe care le realizează organizația dvs. de caritate. apoi configurați blocuri de copii folosind acele povești și plasați-le în scrisorile de mulțumire, după caz.
Schimbarea frecventă a poveștilor vă va menține scrisorile proaspete și va facilita trimiterea multor scrisori fără a fi nevoie să le faceți complet noi.
Chiar dacă deserviți oameni care se află în situații sensibile și trebuie să le protejați identitățile, există modalități de a le spune poveștile fără a le compromite confidențialitatea.
Pune o persoană reală să-ți semneze scrisorile
Evitați semnăturile digitale decât dacă trimiteți mii de scrisori simultan. Chiar și atunci, rezervați scrisorile care se adresează donatorilor care oferă donații semnificative pentru a le semna directorul executiv, președintele consiliului sau un președinte de strângere de fonduri voluntar. Folosiți ștampile reale de primă clasă pentru aceste scrisori.
Adăugați o notă personală, scrisă de mână
Dacă este cazul, cereți directorului executiv sau președintelui Consiliului să adauge o notă personală la scrisoare. Donatorii de lungă durată care vă cunosc ED sau membrii consiliului de administrație consideră acest lucru deosebit de îmbucurător.
Menționarea unui eveniment recent la care a participat donatorul îi va aminti donatorului de o experiență plăcută și va adăuga autenticitate notei. Luați în considerare organizarea unei petreceri de scriere a notelor cu voluntari care pot scrie note pe scrisori sau pot atașa note post-it cu mesaje scrise de mână.
Includeți un plic de răspuns
Nu recomand să cereți o altă donație într-o scrisoare de mulțumire. Sincer, asta îi îndepărtează pe oameni mai mult decât crezi. Cu toate acestea, doar includerea unui plic de răspuns ar putea reaminti donatorului că donațiile viitoare sunt binevenite.
Mulți donatori păstrează aceste plicuri și le folosesc pentru un cadou mai târziu...sau chiar imediat. Andrew Olsen de la Fundraising Fundamentals este entuziasmat de includere plicuri de răspuns în scrisori de mulțumire. El a descoperit că organizațiile caritabile care folosesc această tactică pentru noii donatori au „rate de conversie a cadourilor care sunt cu 8%-12% mai mari decât acele organizații care nu le includ”.
Utilizați scrisoarea ca chitanță fiscală
Mulțumirea donatorului poate fi, de asemenea, o chitanță. Trebuie să furnizați o chitanță anual în scopuri fiscale dacă un donator dă 250 USD sau mai mult, și puteți include asta dezvăluire cu această scrisoare.
Scrisorile de mulțumire de astăzi includ de obicei dezvăluirile adecvate de fiecare dată când un donator oferă, fie online, prin cec sau prin dăruirea lunară.
De asemenea, este o bună practică să oferiți un rezumat al donațiilor pentru anul la începutul anului următor, exact în momentul în care donatorii își pregătesc de obicei declarațiile fiscale. Nu uitați doar că o chitanță nu este un mulțumire. Chitanța ar trebui să fie o parte minoră a scrisorii.
Invitați mai multă implicare
Este întotdeauna plăcut să includeți o invitație de a vă vizita agenția și de a vă vedea munca în mod direct.
În lumea de astăzi, în care ați putea solicita donații de la oameni din întreaga lume, implicarea poate fi obținută prin intermediul rețelelor sociale. Încurajați-vă donatorul să vă urmărească organizația pe Facebook și Twitter sau pe orice alte rețele sociale la care participați.
Deoarece nu există hyperlinkuri într-o scrisoare trimisă prin poștă, dați adresa site-ului dvs. și apoi asigurați-vă că butoanele de rețele sociale sunt ușor de găsit.
Includeți o invitație explicită de a vizita site-ul web și de a face clic pe acele butoane și de a vă înscrie pentru buletinul informativ prin e-mail sau alte comunicări. Pictogramele rețelelor sociale sunt unele dintre cele mai importante elemente de pe site-ul web al organizației dvs. de caritate.
Adăugați un postscript și furnizați informații de contact
Toți suntem skimmeri. De aceea, cei mai mulți dintre noi citim partea de sus a unei scrisori și apoi trecem la P.S. Apoi ne putem întoarce și citim restul scrisorii. Marketing prin corespondență directă știi totul despre P.S. și includeți-l întotdeauna. Uneori au mai mult de unul.
Pentru P.S al unei scrisori de mulțumire, poate doriți să vă referiți din nou la povestea pe care ați furnizat-o ("Michael și Jane sunt în siguranță și fericiți din cauza ta") sau să puneți acolo informații importante de contact.
Donatorii ar trebui să aibă numele, numărul de telefon și adresa de e-mail ale unei persoane din organizație pe care o pot contacta pentru întrebări. Serviciu clienți este la fel de important pentru organizații nonprofit ca și pentru companii, așa că faceți ușor pentru un donator să găsească o persoană reală în cazul în care are o problemă.
