Organizarea afacerii dvs. implică mult mai mult decât doar curățarea teancurilor de hârtie și curățarea de praf dezordinea pe care o aveți pe birou. Organizarea implică crearea de sisteme și proceduri pentru toate părțile diferite ale afacerii dvs., ceea ce are potențialul de a vă ajuta să deveniți mai productiv și mai profitabil.
Ideile de mai jos includ unele dintre cele mai bune moduri prin care poți deveni mai organizat în afacerea ta. Încercați doar unul pentru o îmbunătățire lentă și susținută sau faceți un plan pentru a încorpora un nou proces organizațional în fiecare lună în afacerea dvs. în acest an.
Preluați controlul asupra hârtiilor și documentelor
Hârtia este cea mai mare sursă de dezordine în multe birouri. Dacă nu aveți un sistem de arhivare sau un sistem digital de arhivare, acum este momentul să construiți unul. Începeți prin a arunca o privire la hârtiile pe care le aveți în jur. Faceți o grămadă de păstrare și o grămadă de aruncare, apoi distrugeți sau reciclați toate hârtiile, reviste, buletine informative, carduri, notițe etc., care au ajuns la a doua grămadă. Dacă nu sunteți sigur de unde să începeți, examinați ce tipuri de
Odată ce ați dezordonat documentele, luați în considerare crearea unui sistem de gestionare a documentelor care vă poate ajuta să vă creați sau să vă ajustați procesul de hârtie și să-l mențineți organizat.
Dacă decideți că este timpul să începeți să vă mutați către un birou fără hârtie, puteți începe prin a scana și digitiza chitanțele, folosind online servicii de facturare și plată precum FreshBooks, trecerea la un program de semnătură digitală precum DocuSign și utilizarea cloud-ului pentru backup și arhivare. Dacă colectați cărți de vizită la evenimentele din timpul anului, ar putea fi, de asemenea, o idee bună să investiți într-un scaner de cărți de vizită, astfel încât să puteți digitaliza imediat informațiile de contact și să renunțați la cărțile de hârtie.
Utilizați instrumentele de productivitate potrivite
Cu toții avem aplicațiile și instrumentele noastre preferate pe care le folosim în fiecare zi, deși unele sunt probabil mai utile decât altele. Acesta este motivul pentru care este atât de important să faceți, cel puțin o dată pe an, un bilanț al aplicațiilor și instrumentelor pe care le utilizați în afacerea dvs. mică și să decideți dacă acestea mai satisfac nevoile dvs. Acesta este, de asemenea, un moment excelent pentru a vă gândi dacă vreun instrument nou ar putea îmbunătăți organizarea afacerii dvs.
Mai jos sunt câteva dintre domeniile de top în care mulți proprietari de întreprinderi mici găsesc instrumente de productivitate utile. Acestea ar trebui să vă ofere un punct de plecare solid pentru optimizarea instrumentelor de productivitate în acest an:
- Managementul contactelor: De la urmărirea clienților până la amintirea persoanelor pe care le întâlniți în timpul rețelei, fiecare proprietar de afaceri mici are nevoie de un sistem pentru gestionarea informațiilor de contact. Puteți opta pentru un sistem cuprinzător de management al relațiilor cu clienții (CRM) precum Salesforce sau, pentru un management la scară mai mică, puteți configura aplicația de contacte existentă pentru a funcționa pentru afacerea dvs.
- Întâlniri și comunicare: Indiferent dacă desfășurați întâlniri față în față, la telefon sau prin intermediul serviciilor de video-chat, există o modalitate de a face procesul mai organizat. Puteți folosi un serviciu precum Do pentru a vă organiza mai bine întâlnirile - înainte, în timpul și după.
- Contabilitate si contabilitate: Organizați și eficientizați modul în care facturați, primiți plăți și gestionați fluxul de numerar cu instrumente precum Quickbooks Online, Xero și Wave.
- Urmărirea călătoriilor și a cheltuielilor: Puteți utiliza aplicații precum Expedia și TripAdvisor pentru a facilita planificarea călătoriilor. Odată plecat la drum, aplicații precum Expensify vă ajută să urmăriți cheltuielile, astfel încât raportarea când ajungeți acasă să fie mult mai ușor de organizat.
- Managementul rețelelor sociale: Știm cu toții cât timp poate fi pierdut pe rețelele sociale dacă nu o abordați într-un mod sistematic și organizat. Acesta este motivul pentru care instrumente precum Hootsuite și Buffer pot fi de neprețuit pentru proprietarii de întreprinderi mici.
- Gestionarea e-mailurilor: Dacă utilizați Gmail în afacerea dvs. mică, aveți acces la destul de multe Extensii Google care vă poate organiza rapid căsuța de e-mail. Dacă utilizați o altă aplicație de e-mail, încercați SaneBox pentru filtrare automată, mementouri și multe altele.
- Management de proiect: O aplicație bună de gestionare a proiectelor vă va ajuta să urmăriți sarcinile, să partajați fișiere și să colaborați cu colegii de echipă într-un singur loc și poate fi unul dintre cele mai bune instrumente pentru a vă organiza munca. Încercați Basecamp sau Asana pentru o soluție de management de proiect all-in-one.
Productivitatea este un proces foarte personal, iar aplicațiile de care aveți nevoie vor fi specifice muncii pe care o faceți și modului în care aveți tendința de a lucra. Fă-ți timp pentru a explora care sunt nevoile tale înainte de a încorpora un nou instrument în procesul tău. S-ar putea să nu ai nevoie de atâtea pe cât crezi.
Organizați-vă computerul
Acesta este unul mare pentru orice proprietar de afaceri mici care își face cea mai mare parte a muncii pe computer. Probabil știi că nu durează foarte mult până când desktopul tău devine aglomerat de pictograme, dosarul tău de descărcări să fie atât de plin de documente cu nume ciudat că este imposibil să găsești ceva sau căsuța de e-mail pentru a scăpa atât de sub control încât începi să crezi că s-ar putea exploda. Acest lucru nu numai că este oribil pentru productivitatea ta, dar poate, de asemenea, să încetinească semnificativ performanța computerului.
Iată câteva lucruri pe care le puteți face chiar acum pentru a vă organiza computerul și a reveni la starea de funcționare:
- Curățați-vă desktopul: Există câteva moduri de a vă configura desktopul și totul depinde de stilul dvs. de lucru și de modul în care utilizați computerul. Puteți scăpa de tot de pe desktop, cu excepția coșului de gunoi (rețineți că aplicația pictogramele de pe desktop sunt doar comenzi rapide — toate aplicațiile reale se află de obicei în aplicațiile dvs pliant). Sau puteți adăuga câteva comenzi rapide la aplicațiile și fișierele cele mai frecvent utilizate.
- Configurați un sistem de înregistrare digitală: Pentru a face totul mai ușor de navigat, trebuie să creați un sistem de fișiere care să aibă sens pentru dvs. Astfel, puteți găsi rapid documentele de care aveți nevoie, atunci când aveți nevoie de ele.
- Actualizați software-ul: Dacă computerul dvs. este setat să instaleze automat actualizări ale aplicațiilor și ale sistemului de operare, atunci sunteți setat. Dacă este un proces manual pentru dvs., ar trebui să verificați actualizările cel puțin o dată pe lună, deoarece multe includ corecții de securitate. Apoi, o dată pe an, examinați versiunile actuale de software pe care le utilizați și decideți dacă este timpul să faceți upgrade.
- Scanați viruși și probleme de performanță: Indiferent de tipul de computer pe care îl aveți, toți pot primi viruși sau programe malware (da, chiar și Mac-uri!). Dacă aveți un computer bazat pe Windows, este inteligent să efectuați întreținere regulată a acestuia pentru a-l menține fără viruși și să funcționeze fără probleme.
- Verificați integritatea copiei de rezervă a datelor: Îți faci o copie de rezervă a datelor, nu? Dacă nu, sări peste orice altceva deocamdată și fă asta mai întâi. Puteți fie să utilizați un serviciu de backup al datelor bazat pe cloud, cum ar fi Carbonite, Backblaze sau CrashPlan, fie puteți utiliza un hard disk extern pe care îl conectați la computer. Cu oricare dintre opțiuni, configurați serviciul sau unitatea pentru a efectua backup-uri automate continue, astfel încât să nu trebuie să faceți nimic manual. Apoi, o dată sau de două ori pe an, accesați serviciul dvs. de rezervă sau conduceți și căutați pentru a vă asigura că totul este acolo și accesibil dacă trebuie să extrageți copii pe computerul local.
- Aruncă-ți căsuța de e-mail: Mulți proprietari de întreprinderi mici au o relație de dragoste-ura cu căsuța lor de e-mail. Îl iubesc pentru că este un instrument de comunicare extrem de productiv și eficient, dar îl urăsc pentru că poate scăpa rapid de sub control și poate provoca stres inutil. Există lucruri pe care le puteți face pentru a vă menține căsuța de e-mail la curent, cum ar fi utilizarea automatizării, eficientizarea ceea ce primiți zilnic și limitarea frecvenței cu care verificați e-mailurile în timpul zilei.
Sfaturile de mai sus vă vor ajuta să vă organizați imediat afacerea mică. Dar nu uita cât de repede pot scăpa lucrurile de sub control. Asociați aceste activități cu o rezoluție de a efectua o revizuire rapidă și ușoară a documentelor, instrumentelor de productivitate și a computerului starea de câteva ori pe lună, astfel încât să puteți rămâne organizat și să împiedicați ca lucrurile să atingă niveluri copleșitoare de dezorganizare.
Când vizitați site-ul, Dotdash Meredith și partenerii săi pot stoca sau prelua informații din browserul dvs., mai ales sub formă de cookie-uri. Cookie-urile colectează informații despre preferințele și dispozitivele dumneavoastră și sunt folosite pentru ca site-ul să funcționeze ca dvs așteptați-vă, pentru a înțelege cum interacționați cu site-ul și pentru a afișa reclame care sunt direcționate către dvs interese. Puteți afla mai multe despre utilizarea noastră, puteți modifica setările implicite și puteți să vă retrageți consimțământul în orice moment, cu efect pentru viitor, vizitând Setări cookie, care poate fi găsit și în subsolul site-ului.
