Dacă ți-ai făcut timp să faci o listă cu toate sarcinile pe care trebuie să le faci pentru a-ți gestiona afacerea și apoi le-ai comandat în ceea ce privește cât de mult ți-a plăcut să le faci, unde ar veni gestionarea evidenței cheltuielilor în? Două sute șaptezeci? Sau chiar mai jos?
Dar, în timp ce cei mai mulți dintre noi considerăm cu siguranță managementul înregistrărilor de afaceri ca fiind o muncă de nădejde și tindem să-i dea un nivel scăzut prioritate, gestionarea bună a înregistrărilor nu numai că ne face viața profesională mai ușoară, dar ne poate oferi o adevărată ameliorare a stresului la impozite timp. Iată ce puteți face pentru a ușura gestionarea înregistrărilor:
Păstrați-vă separat cheltuielile de afaceri și cele personale
Sună ușor, nu-i așa? Dar aceasta este partea a managementului înregistrărilor care îi provoacă pe majoritatea oamenilor. Dacă scoateți un potențial client la o rundă de golf, de exemplu, aceasta este o cheltuială personală sau o cheltuială de afaceri? (Răspunsul este personal, deoarece taxele verzi nu sunt o cheltuială de afaceri deductibilă). Vehiculele pe care le folosiți atât din motive personale, cât și de afaceri sunt o altă problemă perenă. Trebuie să știți ce se califică drept cheltuieli de afaceri legitime și ce nu și să vă asigurați că înregistrările dvs. comerciale reflectă acest lucru cu acuratețe.
Obțineți documentație suficientă pentru toate cheltuielile de afaceri
Mulți oameni de afaceri fac greșeala de a crede că „listele” sunt suficient de bune pentru scopuri de gestionare a înregistrărilor. De exemplu, au o listă de achiziții în extrasele cardului de credit și cred că este suficient de bun în ceea ce privește revendicarea acestor achiziții ca cheltuieli de afaceri.
Din păcate, CRA (Canada Revenue Agency) este mai exigentă. Ei nu acceptă extrase de card de credit sau cecuri anulate ca documentație suficientă pentru cheltuieli atunci când o factură sau o chitanță ar fi emisă în mod normal. IRS este mai îngăduitor și, în absența unei chitanțe, va accepta, în general, extrase de card de credit și cecuri anulate ca dovadă a cererilor de cheltuieli.
În ceea ce privește ținerea evidenței, există două aspecte de reținut:
Primiți întotdeauna o chitanță. Obișnuiește-te să ceri o chitanță ori de câte ori faci o achiziție – indiferent cât de mică. Cheltuielile mici se adună, de asemenea, și aveți nevoie de documentația pentru înregistrările dvs. de afaceri.
Etichetați chitanțele, dacă este necesar. Încă există companii în jurul cărora distribuie chitanțe care nu au nimic pe ele, cu excepția datei la care a fost achiziționat articolul și cât a costat - ceea ce nu este foarte util când te uiți la o chitanță încercând să-ți dai seama care a fost articolul în cauză și în ce categorie de cheltuieli de afaceri se încadrează în.
Când primiți o chitanță, priviți-o și scrieți pe ea informațiile relevante, cum ar fi pentru ce este chitanța și categoria de cheltuieli.
Obțineți un cont bancar separat pentru afacerea dvs
În timp ce taxele pentru conturi bancare de afaceri sunt notoriu de ridicate în comparație cu conturile personale, un cont bancar de afaceri este absolut necesar pentru o bună gestionare a evidențelor de afaceri. Un cont bancar de afaceri vă ajută să vă păstrați separat cheltuielile de afaceri și cele personale. Veți depune toate veniturile dvs. de afaceri în contul de afaceri și veți retrage orice cheltuieli sau plăți legate de afaceri numai din contul de afaceri.
Ce fel de cont bancar de afaceri ar trebui să obțineți? Un cont curent – de preferință unul care oferă extrase lunare și vă returnează cecurile anulate.
Cecurile de afaceri vă ajută să vă gestionați mai ușor înregistrările, deoarece puteți utiliza linia de memorii de pe fața fiecărui cec pentru a documenta scopul comercial al cheltuielii.
Aveți și utilizați un card de credit separat pentru cheltuielile de afaceri
Folosirea cardurilor tale personale de credit în scopuri de afaceri te va arunca rapid într-o mlaștină de gestionare a înregistrărilor. Un card de credit de afaceri simplifică foarte mult gestionarea evidenței afacerii dvs., ajutând să vă păstrați separat cheltuielile personale și cele de afaceri (de asemenea, vă ajută să faceți afacerea dvs. să arate mai profesională).
Păstrați un jurnal de kilometraj al călătoriilor dvs. de afaceri
Dacă utilizați oricare dintre dvs vehicule în scop comercial, un jurnal de kilometraj va fi de mare ajutor în gestionarea înregistrărilor. Notați kilometrajul (sau kilometrul) indicat pe contorul de parcurs la începutul anului și apoi introduceți kilometrajul după data de fiecare dată când utilizați vehiculul în scop comercial. Păstrarea jurnalului de kilometraj în torpedoul vehiculului dvs. va face acest lucru ușor. Dacă aveți mai mult de un vehicul pe care îl utilizați în scopuri comerciale, păstrați un jurnal de kilometraj în fiecare.
Păstrați împreună toate evidențele comerciale pentru un anumit an fiscal
A avea înregistrările de afaceri împrăștiate peste tot este o adevărată pierdere de timp atunci când vine vorba de contabilitate sau de pregătire a impozitelor și organizarea sistemului dvs. de gestionare a înregistrărilor de afaceri pe an fiscal va face mult mai ușor să găsiți înregistrările comerciale de care aveți nevoie atunci când aveți nevoie lor.
Păstrați evidențele comerciale pentru perioada corectă de timp
Din anumite motive, pare să existe multă confuzie cu privire la cât timp trebuie să vă păstrați evidențele comerciale. Din punct de vedere fiscal, „dacă depuneți declarația la timp, păstrați evidențele timp de cel puțin șase ani de la sfârșitul anului fiscal la care se referă”. Această perioadă de șase ani începe de la ultima dată când ați utilizat înregistrările comerciale, nu de la momentul în care a avut loc tranzacția.
Pentru declarațiile fiscale din S.U.A., „păstrați înregistrările timp de trei ani de la data la care ați depus declarația inițială sau doi ani de la data la care ați plătit impozitul, oricare dintre acestea este mai târziu dacă depuneți o cerere de credit sau rambursare după ce ați depus declarația. Păstrați înregistrări timp de șapte ani dacă depuneți o cerere pentru o pierdere din titluri de valoare fără valoare sau deducerea datoriilor neperformante.”
Software-ul de contabilitate ușurează
Datorită ușurinței lor de utilizare, accesibilității de pe dispozitive mobile și costurilor reduse, pachetele de software de contabilitate pentru micile afaceri de astăzi, bazate pe cloud, pot simplifica foarte mult gestionarea înregistrărilor. Pentru aproximativ 10 USD pe lună, furnizorii de software precum FreshBooks și Zoho oferă pachete de bază de pornire potrivit pentru liber profesioniști și întreprinderile individuale, inclusiv facturarea, urmărirea cheltuielilor și simplu raportare. Gândiți-vă la avantajele de a putea, de exemplu, să trimiteți o factură direct de pe smartphone, luați a imaginea unei chitanțe de prânz cu un client și înregistrați-o ca o cheltuială sau urmăriți timpul facturabil cu un dispozitiv încorporat temporizator.
Aceste opt lucruri pe care le puteți face pentru a vă ușura gestionarea înregistrărilor nu sunt dificile. La fel ca multe dintre afacerile administrative legate de conducerea unei afaceri, acestea necesită doar stabilirea unor obiceiuri bune și perseverență. Dar dacă aplicați aceste reguli acum și le urmați, veți vedea o diferență uriașă la următoarea taxă și contabilitatea dvs. va fi mai ușoară pe tot parcursul anului.
