Indiferent dacă aveți un angajat sau sute, trebuie să urmați procedurile formale care merg la plata acestora și la gestionarea taxelor pe salarii. Puteți îndeplini singur aceste sarcini de salarizare sau puteți externaliza procesul predându-l unui furnizor de servicii de salarizare.
Opțiuni de procesare a salariilor
Iată două opțiuni pe care proprietarii de afaceri le au pentru gestionarea salariilor.
Software online de salarizare
Puteți utiliza software-ul de salarizare, furnizând singuri datele și punând software-ul să facă calculele. Aplicațiile software online de salarizare funcționează într-un mod similar cu software-ul de contabilitate pentru afaceri. Vă oferă o mână de solicitări și informații, dar dvs. sau cineva din afacerea dvs. trebuie să introduceți informațiile.
Servicii de salarizare
Serviciile de salarizare sunt afaceri individuale care sunt uneori conectate la firme de contabilitate sau contabilitate. Vă puteți externaliza procesul oferind unui serviciu de salarizare local sau online informațiile de bază despre acestea angajaților și să le permită să execute statul de plată, să trimită cecuri de plată și să trimită rapoarte privind impozitul pe salariu și plăți.
Externalizarea salariilor nu vă înlătură responsabilitatea de a plăti și de a raporta toate taxele de salarii la timp și în întregime și de a plăti angajaților exact ceea ce li se datorează. IRS percepe penalități pentru nedepunerea taxelor pe salarii.
Motive pentru a externaliza salarizarea
Luați în considerare costul timpului dvs
Treaba ta ca proprietar de afaceri este să-ți conduci afacerea, nu să procesezi salariile. Încercarea de a vă face singur salariul înseamnă să vă luați timp departe de alte sarcini cheie, cum ar fi achiziționarea de clienți, realizarea de produse sau prestarea de servicii.
Taxele pe salarii sunt complicate
Taxele pe salarii sunt complexe, deoarece există mai multe tipuri diferite de taxe pe care trebuie să le colectați și să le plătiți și multe formulare complicate de completat. Acestea includ impozitul federal pe venit, impozitul pe venit de stat, impozitul FICA pentru securitate socială și Medicare și impozitul federal și de stat pentru șomaj.
Iată un exemplu; Sumele pe care le rețineți din salariile angajaților pentru impozitele federale pe venit și impozitul FICA trebuie plătite la IRS fie lunar, fie semisăptămânal (de două ori pe săptămână), în funcție de mărimea depozitului. Efectuarea acestor depozite vă poate lua mult timp.
Toate depunerile federale ale impozitului pe salariu trebuie efectuate online. Cea mai bună opțiune pentru a face depozite este să vă înscrieți în Sistemul electronic de plată a impozitelor federale (EFTPS) IRS. Apoi oferiți furnizorului dvs. de salarii informațiile dvs. de conectare, astfel încât acesta să poată face depuneri pentru dvs.
Legile fiscale se schimbă tot timpul
În fiecare an, pot exista modificări ale legilor fiscale, ale cotelor de impozitare sau ale termenelor limită pentru trimiterea rapoartelor. Este dificil pentru o afacere individuală să rămână la curent cu toate aceste schimbări. Un serviciu de salarizare sau o aplicație software se ocupă de aceste modificări pentru multe companii și acestea pot face aceste modificări rapid și ușor.
Ce fac serviciile de procesare a salariilor?
Puteți găsi un software de salarizare sau un serviciu de salarizare care vă poate ajuta cu unele sau toate aceste sarcini de salarizare și impozitare pe salarii.
Sarcini de salarizare
Software-ul de salarizare sau un serviciu de salarizare poate calcula salariul angajaților, reținerile și deducerile pentru a crea salarii. Majoritatea vor calcula și vor plăti și contractori independenți (non-angajați). Ambele pot trimite și cecuri de plată, de obicei prin depunere directă.
Sarcini privind impozitul pe salarii
În funcție de nivelul de serviciu pentru care plătiți, software-ul și serviciile de salarizare vor:
- Colectați și raportați impozitele pe salarii datorate
- Calculați rapoartele anuale privind salariile și impozitele, formularul W-2 pentru angajați și formularul 1099-MISC pentru neangajați
- Trimiteți rapoarte privind impozitul pe salariu, cum ar fi Formularul 941
- Raportați și plătiți taxele de șomaj
Iată o listă a unora dintre cel mai bun software de salarizare disponibil cu detalii pentru fiecare.
Cât costă un serviciu de salarizare?
Procesatorii de salarizare online și serviciile de salarizare percep tarife diferite în funcție de numărul de angajați plătiți. De asemenea, au diferite niveluri de servicii, inclusiv asistență.
Servicii online de procesare a salariilor
Cel mai servicii online de salarizare taxa lunar, iar cel mai frecvent preț este un preț lunar de bază cu o sumă suplimentară per angajat pe lună.
Mai multe companii de software au prețuri pe niveluri, cu o sumă lunară mai mare și costuri per angajat în funcție de nivelul și tipurile de servicii.
De exemplu, Patriot Payroll Software percepe 10 USD pe lună plus 4 USD per angajat pentru serviciul de bază, în care compania își administrează propriul salariu și taxe cu ajutorul Patriot. Pentru 30 USD pe lună plus 4 USD per angajat, opțiunea cu servicii complete de salarizare a Patriot înregistrează și depune taxe de salarii locale, de stat și federale și dosarele de sfârșit de an.
QuickBooks de la Intuit oferă trei niveluri de servicii. În prezent, nivelul de bază este de 22,50 USD pe lună plus 4 USD per angajat. Al doilea nivel oferă salarizare automată, depunere directă în aceeași zi, urmărire a timpului din mers și asistență pentru resurse umane pentru 37,50 USD pe lună plus 8 USD pe lună per angajat. Între timp, cel mai înalt nivel include protecția cu penalități fiscale și un consilier personal de resurse umane (HR) pentru 62,50 USD pe lună plus 10 USD pe lună per angajat.
Servicii de procesare a salariilor offline
Teresa Ray, proprietarul Departamentul Salarizare, a explicat într-un e-mail către The Balance cum funcționează serviciile de salarizare ale companiei sale. Potrivit lui Ray, compania ei percepe o taxă de bază pe perioadă de salarizare (săptămânal, bisăptămânal, semilunar sau lunar) de 54 USD plus 2 USD pentru fiecare angajat plătit. Deci, dacă au fost 10 angajați plătiți în acea perioadă de plată, taxa ar fi de 74 USD (54 USD plus 20 USD). Această taxă include procesarea statelor de plată, colectarea și plata tuturor impozitelor pe salarii datorate și pregătirea și depunerea tuturor rapoartelor lunare, trimestriale și anuale privind impozitele pe salarii.
Întrebări de pus înainte de a externaliza salarizarea
Pe măsură ce discutați cu potențiale servicii de salarizare și evaluați aplicațiile software de salarizare, citiți recenzii și solicitați referințe. Iată câteva întrebări de pus:
- Cât de sigur este sistemul tău? Ați avut vreodată o încălcare a datelor?
- Cât de des îți actualizezi sistemul? Aveți copii de rezervă în caz de pierdere a datelor sau de blocare a sistemului?
- Cum țineți pasul cu schimbările în legislația fiscală? Cât de des vă actualizați datele pentru modificările fiscale?
- De cât timp ești în afaceri?
- Cum te descurci cu serviciul clienți? Pot să sun și să vorbesc cu o persoană reală? Cât de repede răspundeți la solicitările urgente?
- Dacă trebuie să fac corecturi, cât de repede le poți face?
- De unde știu că trimiteți rapoarte și efectuați plăți înainte ca acestea să fie scadente? Ce confirmări îmi trimiți?
Dacă abia începi cu salarizarea, alocați timp pentru a citi această prezentare generală a modului în care să configurați un sistem de impozitare pe salarii. Apoi faceți o listă cu ceea ce sunteți dispus să faceți și ce doriți să facă un serviciu de salarizare.
Întrebări frecvente (FAQs)
Numărul de angajați afectează alegerea unei opțiuni de procesare a salariilor?
Majoritatea serviciilor de procesare a salariilor își bazează prețul pe numărul de angajați, astfel încât nu veți fi taxat prea mult pentru câțiva angajați la opțiunea cu cel mai mic preț. Apoi, puteți adăuga servicii precum depunerea directă atunci când afacerea dvs. crește. Furnizorii locali de servicii de salarizare, de asemenea, prețul pe baza volumului de muncă, cum ar fi numărul de salarii ale angajaților procesate.
Cum funcționează asistența pentru diferite tipuri de servicii de salarizare?
Companiile de salarizare online oferă diferite niveluri de suport; cu cât nivelul este mai ridicat, cu atât este inclus mai mult sprijin direct în persoană. Cel mai scăzut nivel de asistență este de obicei videoclipuri, întrebări frecvente sau chat, în timp ce cel mai înalt este serviciul VIP cu ajutorul unei persoane live. Asistența promptă este esențială, mai ales atunci când începeți, așa că căutați serviciul care are cel mai bun suport la cel mai de jos nivel sau fiți dispus să plătiți suplimentar.
Care sunt unele aplicații comune care funcționează cu software și servicii de salarizare?
Cea mai comună integrare a software-ului de salarizare este cu software-ul de contabilitate sau de contabilitate, cum ar fi QuickBooks. Software-ul de resurse umane poate fi, de asemenea, conectat la sistemul dvs. de salarizare pentru asigurările de sănătate, gestionarea concediilor plătite și gestionarea documentelor angajaților.
Serviciile de salarizare au și aplicații suplimentare. Teresa Ray a spus că compania ei oferă un serviciu numit Web Employee, care le permite angajaților să se autentifice, să obțină taloane de salariu și formulare W-2 și să își schimbe indemnizațiile de reținere la sursă.
Am angajați care lucrează de la distanță în mai multe state. Cum gestionează un serviciu de salarizare această situație?
Toate serviciile software de salarizare execută taxe de stat pentru angajați. Teresa Ray a spus că serviciul său procesează plăți pentru angajatorii care fac afaceri în aproximativ 18 state, altele decât Indiana, unde se află compania ei. Procesarea salariilor și a impozitelor pe salarii pentru statele după statul de origine implică taxe suplimentare.
