Negocierea în procesul de achiziție acoperă perioada de la prima comunicare între cumpărător și furnizor și până la semnarea finală a contractului. Negocierea poate fi la fel de simplă ca încercarea de a obține o reducere la o cutie de mănuși de protecție până la complexitatea achizițiilor majore de capital.
Un profesionist în achiziții trebuie să urmărească să aibă succes în negocierile sale cu furnizorii pentru a obține cel mai bun preț cu cele mai bune condiții pentru fiecare articol care este achiziționat.
O bază mai mică de furnizori și contracte pe termen lung
Procesul de negociere a devenit un sector mai important în procesul lanțului de aprovizionare, deoarece companiile caută să își reducă cheltuielile în timp ce își măresc puterea de cumpărare. Aceasta înseamnă că profesioniștii în achiziții trebuie să negocieze tarife din ce în ce mai bune cu furnizorii, menținând sau sporind în același timp calitatea și serviciul.
În trecut, companiile aveau o listă lungă de furnizori cărora le-ar cumpăra diferite articole de la care necesită resurse de achiziție pentru a petrece timp limitat pentru a negocia prețurile cele mai mici. Cea mai bună soluție disponibilă a fost să comparați prețurile de listă din cataloage și să selectați furnizorul pe baza acestor informații. Tendința din ultimul deceniu a fost de a raționaliza baza de furnizori și de a încheia acorduri pe termen lung cu un singur sursă. Acest lucru oferă companiilor posibilitatea de a negocia prețuri semnificativ mai mici pentru articolele pe care le cumpărau de la un număr de furnizori separați.
Furnizorii sunt parteneri
Accentul în negociere s-a mutat de la scenariul cu cel mai mic preț la negocierea cu mai puțini furnizori pentru a obține cel mai mic preț cu cele mai bune servicii, calitate și condiții. Scopul companiilor a fost să reducă cheltuielile totale, mai degrabă decât să negocieze cel mai mic preț cu un număr mare de vânzători, ceea ce nu a dat cel mai bun rezultat general.
Contractele pe termen lung negociate cu o bază mai mică de furnizori au produs o relație mai mare de partener între cumpărător și furnizor. Relația poate deveni mai puțin adversară, ceea ce aduce beneficii cumpărătorului și vânzătorului. Într-o relație de tip partener, cumpărătorul va încuraja vânzătorul să crească calitatea și serviciile și Vânzătorul știe că, făcând acest lucru, parteneriatul va continua cu un contract reînnoit cu garantat vânzări.
Negociere sau RFQ
Departamentele de achiziții neguvernamentale continuă să ofere unei game de furnizori precalificați o cerere de ofertă (RFQ) pentru articolele sau serviciile pe care dorește să le achiziționeze. Procesul de licitație competitivă poate produce o serie de oferte și condiții pe care departamentul de achiziții le va evalua și apoi le va atribui afacerea. Acest lucru poate implica sau nu o formă de negociere.
Majoritatea afacerilor negociate vor implica articole sau servicii care nu sunt neapărat definibile printr-un RFQ. Departamentul de achiziții și vânzătorul vor negocia mai mult decât un preț. Negocierea va acoperi de obicei ce urmează să fie fabricat sau care este amploarea serviciului care urmează să fie asigurate, garantie, servicii de transport, asistenta tehnica, alternativa ambalare, plata planuri etc.
Achiziționarea de articole sau servicii cu un cost semnificativ va necesita negocieri extinse pentru a ajunge la un contract final.
Profesioniștii în achiziții sunt obligați să participe la aceste tipuri de negocieri pentru a se asigura că companiile lor obțin cel mai bun preț cu condițiile cele mai favorabile, iar personalul ar putea avea nevoie să fie instruit în metodele de negociere, deoarece devine mai obișnuit într-un context economic dificil. climat.
Obiective de negociere
Personalul de achiziții ar trebui să intre în toate negocierile cu obiective clar definite. Fără a avea obiective, este crescută semnificativ posibilitatea ca profesionistul în achiziții de a ceda preț, calitate sau serviciu. Negociatorul ar trebui să intre în discuții cu vânzătorul cu obiective precise pe care dorește să le atingă pentru compania sa.
Obiectivul nu ar trebui să fie absolut și ar trebui să permită o anumită flexibilitate. Totuși, negociatorul ar trebui să se asigure că nu se abate de la obiective și să își permită să negocieze pe domenii care nu au făcut parte din discuție. De exemplu, este posibil ca un negociator să fi lucrat cu vânzătorul la obiectivele lor privind prețul și serviciul, dar nu și calitatea. Când vânzătorul începe să discute despre calitate, negociatorul ar trebui să se abțină de la orice acord în cazul în care nu au un obiectiv stabilit.
Negocierea este o parte importantă a rolului profesionistului în achiziții. Este o abilitate care se învață, iar instruirea poate ajuta personalul de achiziție să înțeleagă ceea ce este necesar atunci când negociați cu furnizorii.
