Seminarul este poate cel mai frecvent eveniment pe care îl vor organiza planificatorii. Și cele mai multe seminarii sunt programate fie ca o jumătate de zi, fie o zi întreagă. Pentru cei interesați să creeze o listă de verificare pentru planificare aseminar, următoarele oferă o structură la nivel înalt pentru planificarea și executarea unui seminar.
Și pentru cei care plănuiesc o conferință de mai multe zile sau mai multe sesiuni, luați în considerare o abordare similară. Cu toate acestea, lista de verificare a planificării seminarului va fi mai lungă.
Confirmați scopul evenimentului
Morsa Images / Getty Images
Înainte de a efectua orice cercetare privind selecția locației, asigurați-vă că sunteți familiarizat cu obiectivele de bază ale evenimentului:
- Cine este publicul?
- Care este subiectul seminarului?
- Unde ar trebui să fie amplasat?
- De ce vor participa oamenii?
- Care este agenda seminarului?
Consultați Ghidul de specificații pentru evenimente Apex
Consiliul Industriei Convenției a stabilit o serie de instrumente care ar trebui privite ca o sursă excelentă de cele mai bune practici care vor ajuta organizatorul de evenimente sau întâlniri să țină evidența detaliilor pentru planificarea evenimentelor. Cu instrumente de descărcare gratuită, va ajuta orice planificator de evenimente să creeze o listă de detalii relevante. Aceasta include, dar nu se limitează la:
- Profilul evenimentului (data, orele, locația, contactele etc.)
- Informații de contact ale organizatorului evenimentului/gazdei
- Informații de contact ale furnizorului
- Profilul participantului
- Spațiu necesar
- Mancare si bautura
- Cerințe A/V
- Configurare funcție/cameră
Creați un profil de eveniment
Odată ce un planificator are câteva dintre întrebările de bază despre eveniment, este timpul să cerceteze posibilele locuri pentru întâlnire. Este important să lucrați îndeaproape cu organizatorul/gazda evenimentului pentru a determina tipul de locație și unde seminarul poate fi cel mai convenabil atât pentru organizator, cât și pentru invitat (lista de idei poate fi fără sfârşit):
- Hotel local
- Sala de conferințe locală
- Spațiu restaurant privat
- Muzeu club privat/galerie de artă
Prezentați nevoile seminariilor și solicitați propuneri de locuri.
Majoritatea locațiilor sunt bucuroși să ofere o estimare pentru un posibil seminar. Contactul de catering sau de vânzări va avea nevoie de următoarele BEO informație:
- Date posibile pentru eveniment
- Numărul de participanți
- Stilul de amenajare a camerei (sala de clasă, în formă de U etc.)
- Ora evenimentului (cont pentru configurare/demontare)
- Cerințe pentru alimente și băuturi
- Nevoi A/V (inclusiv ecrane, microfoane etc.)
- Amenajarea camerei
Bacsis: Angajează un tehnician A/V care să se dedice evenimentului tău de la hotel.
Confirmați și/sau dezvoltați agenda
Este esențial ca planificatorul evenimentului să lucreze îndeaproape cu organizatorul/gazda evenimentului, deoarece agenda evenimentului se va schimba frecvent de la conversația inițială până în ziua efectivă a evenimentului. Planificatorul de evenimente trebuie să fie pregătit să ajusteze planul și să lucreze îndeaproape cu locația pentru a se asigura că totul decurge fără probleme.
Confirmați Acordul BEO
Odată ce planificatorul știe numărul vizat de participanți și cerințele logistice pentru seminar, ar trebui să se asigure spatiul evenimentului și cerințele aferente. Majoritatea acordurilor ar trebui să permită planificatorului posibilitatea de a reduce/crește cerințele pentru alimente și băuturi până la un anumit număr de zile înainte de eveniment. Cu toate acestea, multe acorduri vor limita cât vor permite unui grup să reducă cantitățile, așa că estimați bine.
Creați comunicații și materiale pentru evenimente
Acesta este un element cu care unii planificatori pot fi implicați, în timp ce alții nu. În esență, unii planificatori de întâlniri vor fi responsabili pentru fiecare dintre următoarele:
- Crearea invitațiilor la evenimente
- Imprimarea agendei și a altor materiale
- Asigurarea de cadouri/tombole ale participanților
- Producerea insignelor de nume
- Semnalizare și afișaje pentru evenimente de livrare
Lucrați îndeaproape cu gazda evenimentului pentru a finaliza logistica
Înainte de eveniment, există câțiva pași importanți pe care un planificator de întâlniri îi parcurge înainte de eveniment. Aceasta include confirmarea următoarelor:
- Difuzoare de evenimente
- Cerințe A/V pentru evenimente
- Numărul de participanți la eveniment
- Roluri și responsabilități ale gazdei
- Necesar de materiale pentru eveniment (verificați de mai multe ori)
Configurare eveniment
Asigurați-vă că aveți timp în programul BEO pentru configurarea evenimentului și este recomandat să veniți cu aproximativ două ore înainte de eveniment.
Bacsis: Dacă seminarul este programat dimineața, cereți contactului de vânzări al locației să permită grupului dumneavoastră să se instaleze cu o seară înainte (dar nu lăsați nimic valoros pe site-ul public).
Toate materialele evenimentului, fișele, indicatoarele, afișajele, cadourile, mesele de înregistrare, insignele de nume și multe altele trebuie să fie pregătite pentru eveniment.
Avertizare: Difuzorii uneori schimbă diapozitivele cu o seară înainte și oferă prezentări noi care trebuie adăugate la powerpoint cu 10 minute înainte de eveniment.
Când vizitați site-ul, Dotdash Meredith și partenerii săi pot stoca sau prelua informații din browserul dvs., mai ales sub formă de cookie-uri. Cookie-urile colectează informații despre preferințele și dispozitivele dumneavoastră și sunt folosite pentru ca site-ul să funcționeze ca dvs așteptați-vă, pentru a înțelege cum interacționați cu site-ul și pentru a afișa reclame care sunt direcționate către dvs interese. Puteți afla mai multe despre utilizarea noastră, puteți modifica setările implicite și puteți să vă retrageți consimțământul în orice moment, cu efect pentru viitor, vizitând Setări cookie, care poate fi găsit și în subsolul site-ului.
