În fiecare zi, din ce în ce mai multe informații vă sunt aruncate. E-mailuri noi, rapoarte de la diferite comitete, facturi, propuneri și multe altele, toate vă ajung la birou de mai multe ori pe zi. Ești prea ocupat ca să te ocupi de asta imediat, așa că începe să se adună. Desktopul tău începe să arate ca o zonă de război.
Problema aici nu este că biroul tău este dezordonat; problema este că lucrurile importante se pierd. Fie este îngropat de material nou care intră, fie este în materialul nou, dar nu este observat. Drept urmare, petreceți prea mult timp pe lucruri care sunt pur și simplu urgente, mai degrabă decât pe cele care sunt importante.
Când șeful tău vrea să știe cât de curând poate avea acel raport pentru vicepreședinte, nu vrei să-i spui că nu ai observat nota pe care ți-a trimis-o prin care ți-a solicitat raportul. Nici șeful tău nu va fi încântat să audă că aspectul pentru noua linie de produse întârzie pentru că ai lăsat-o deoparte și a fost acoperit și ai uitat de el.
Unii oameni vă vor spune că cea mai bună modalitate de a rezolva această problemă este un birou curat. Alții spun că o mizerie este în regulă. Cine are dreptate?
Birou aglomerat, minte aglomerată
Nu cu mult timp în urmă, a existat o expresie populară „un birou aglomerat este un semn al unei minți aglomerate”. Acea expresie a dat naștere unei întregi industrii menite să-i ajute pe directorii de afaceri să-și curețe desktopurile ca un semn al mentalității lor acuitate.
Fără îndoială că ați văzut filme în care șeful stă în biroul lui deasupra unui zgârie-nori din centrul orașului. El stă în spatele unui birou cu blat de sticlă, fără sertare. Singurele podoabe sunt setul impresionant de pix pentru semnarea documentelor importante si un telefon sau interfon pentru a putea da comenzi.
Pe de altă parte...
Mulți oameni nu văd nimic în neregulă cu grămezile de hârtie care acoperă desktopul, chiar și se vărsă pe scaunele scaunelor și pe podeaua biroului. Ei citează zicale precum „un birou aglomerat este un semn de geniu” și „un birou dezordonat este doar un semn al unui birou dezordonat”.
Cu toții cunoaștem pe cineva al cărui birou este așa. Nu vezi cum pot spune chiar dacă desktopul este din metal sau din lemn. Cu toate acestea, când le ceri ceva, ei merg direct la o grămadă, frunzează 2 sau 3 foi și scot ceea ce ai cerut.
Ce funcționează pentru tine
Ambele părți sunt corecte. Problema nu este care este corect. Problema este care vă va face mai eficient. Există câteva linii directoare fundamentale care se aplică ambelor abordări, dar cheia este să lucrezi într-o manieră care să îți permită să fii cel mai eficient. Aproape toată lumea trebuie să scape de o parte din dezordinea de pe biroul lor, dar a avea nu mai mult de un singur articol pe birou la un moment dat nu va funcționa pentru mulți dintre noi.
Mulți oameni lucrează la mai multe proiecte în același timp (sau aproape în același timp). Tipurile creative simt nevoia de a avea inspirație în jurul lor. Persoanele orientate spre detalii au nevoie de volume de material de referință la îndemână. Unii oameni simt că grămezile de muncă îi fac să pară ocupați și, astfel, îi mențin mai în siguranță în perioadele de disponibilizări. Alții simt că un birou curat arată cât de eficienți sunt în a face munca. Important este să faci ceea ce funcționează pentru tine.
Cum să îmblânzești monstrul
Indiferent dacă alegeți desktopul din sticlă sterilă sau pur și simplu doriți să aduceți puțin mai multă ordine în haosul desktopului dvs., există câteva îndrumări fundamentale:
- Vreau cu adevărat să îmbunătățesc: Nu recomandăm abordarea severă pe care o fac unii. Din păcate, asta lasă scuze pentru a fi prea ușor pentru tine. Această încercare de a-ți face biroul mai puțin aglomerat și mai eficient depinde de faptul că faci un efort serios.
- Păstrați, aruncați sau mutați: Găsiți trei containere. Etichetați cel mai mic „păstrare”. Etichetați cel mai mare „aruncare”. Pune un alt container etichetat „mutare”. Lucrurile cu adevărat vitale vor intra în containerul dumneavoastră pentru a fi sortate mai târziu. Orice doriți să luați acasă sau să oferiți merge în containerul „mutare”. Orice altceva merge în recipientul de aruncare.
- Începeți cu cel mai vechi: Vă puteți da seama uitându-vă la ele care grămadă este cea mai veche. De obicei, este cel mai departe de scaunul tău. Cel mai ușor va fi să aruncați articolele din această grămadă.
- Evaluați fiecare piesă o singură dată: Uită-te la fiecare articol din grămadă. Decideți în ce recipient va intra. Nu o poți pune înapoi pe birou pentru mai târziu, trebuie să te decizi acum. Pune totul într-unul din cele trei recipiente. Nu există altă opțiune.
- Întrebați-vă asta: Prima întrebare este „Am asta în altă parte sau pot să-l iau de la cineva?” Dacă aveți o copie în e-mail, sau într-un raport, sau pe biroul celui care a întocmit analiza de piață etc., nu trebuie să păstrați altul copie. Aruncă-l. Apoi întreabă „de ce am nevoie de asta?” Dacă răspunsul este a) a lua măsuri în privința ei, b) a face ceva cu el când primesc mai multe informații de la cineva sau c) la care fac referire ca fac alte lucrări, puneți-le în gard morman. (După ce scăpați de dezordine, vă veți sorta din nou grămada de rezerve după aceste trei categorii, așa că nu ezitați să le separați acum. Se va economisi timp mai târziu.) Dacă răspunsul dvs. a fost altceva, aruncați acel articol.
- Fii nemilos și curajos: Pe măsură ce progresezi prin fiecare grămadă, apropiindu-te din ce în ce mai mult de lucrurile care tocmai au sosit, fii nemiloasă în deciziile tale. Nu lua prizonieri. Dacă chiar nu ai nevoie, aruncă-l. Și fii curajos. Nu te agăța de ceva doar pentru că cineva te-ar putea întreba ceva despre asta într-o zi. Nu construi o fortăreață de hârtie pentru a te proteja.
Gestionați problema
Desktop-ul tău nu trebuie să fie steril și complet lipsit de hârtie, deși poate fi dacă asta ajută. Scopul dvs. este să vă organizați desktopul astfel încât să vă maximizeze eficiența. Dacă asta înseamnă mai multe grămezi pe biroul tău decât persoana de alături, este în regulă - cu condiția ca tot ce ai păstrat să te ajute să-ți atingi obiectivul de creștere a eficienței.
