Ceea ce scrii într-un mesaj de e-mail profesional este important și ai fi surprins cât de mult contează stilul și dimensiunea fontului pentru cititorul tău.
Este benefic să selectați un font care este curat, neaglomerat și ușor de citit. Nu trebuie să vă mulțumiți cu fontul implicit din programul dvs. de e-mail. Veți dori să stați departe de fonturile noi, cum ar fi cele care arată ca scrisul de mână îngroșat sau cursive, care vă pot face e-mailul să pară neprofesional.
Sfaturi pentru selectarea unui stil și dimensiune de font pentru e-mail
Folosirea unui font profesional este o alegere discretă care vă poate ajuta mesajul să treacă. Mai jos sunt câteva sfaturi pentru a vă ajuta să alegeți fonturile potrivite:
Selectarea dimensiunii fontului
Faceți fontul suficient de mare, astfel încât cititorul să nu fie nevoit să miște ochii pentru a consuma mesajul, dar nu atât de mare încât cititorul să fie nevoit să deruleze pentru a termina întregul e-mail. În funcție de cât de lung este textul dvs., un 10 puncte sau font cu 12 puncte dimensiunea este optimă.
Destinatarul are opțiunea de a schimba dimensiunea fontului în versiunea sa de e-mail, dar nu ar trebui să-l forțați să facă asta.
Stiluri de font pentru e-mail
Rămâneți la clasici. Fonturile cunoscute precum Arial, Verdana, Calibri și Times New Roman funcționează bine pentru e-mailurile profesionale. Este posibil să descoperiți că programul dvs. de e-mail utilizează unul dintre aceste stiluri ca implicit. Dacă nu, acestea vor fi printre opțiunile disponibile în program.
Programele de e-mail diferite au afișaje diferite, iar un font neobișnuit care funcționează bine în programul dvs. poate fi greu de citit sau formatat în mod ciudat într-un alt program.
Evitați fonturile de lux care arată ca fonturile scrise de mână sau script și orice font nou, cum ar fi Comic Sans. S-ar putea să-l găsești atractiv, dar destinatarului îl poate găsi neprofesionist, ilizibil sau ambele.
Indiferent de stilul de font pe care îl alegeți, fiți consecvent în mesajele dvs., atât în stil, cât și în dimensiune. Comutarea între Arial și Times New Roman, sau între dimensiunile tipurilor, este tulburătoare pentru cititori.
Cum se selectează un font
Indiferent de programul de e-mail pe care îl utilizați, de obicei puteți selecta un stil de font și o dimensiune pentru mesajul dvs. în oricare dintre aceste două moduri:
- După ce creați un nou mesaj de e-mail, selectați stilul și dimensiunea fontului dorite dintre opțiunile disponibile în program. Stilul și dimensiunea fontului vor fi afișate, printre alte opțiuni, într-o bandă de pictograme pe care se poate face clic în partea de sus sau de jos a casetei de mesaj de e-mail. Faceți clic pe pictograma stilului fontului și alegeți din lista care apare. Faceți același lucru pentru dimensiunea fontului.
- Creați mesajul de e-mail și introduceți textul dvs. Apoi, evidențiați întregul text și faceți clic pe selecțiile dvs. pentru stilul și dimensiunea fontului.
Există o mulțime de alte opțiuni în acea bandă de pictograme și, în scopul e-mailului de afaceri, probabil că doriți să le ignorați pe toate. Textele cu caractere italice și aldine sunt înfloriri inutile în comunicarea de afaceri. Jocul cu culorile de fundal sau culorile textului te va face să arăți că ai prea mult timp liber.
Spațiere pentru mesaje
Utilizarea corectă a spațiilor face mesajul dvs. de e-mail mai ușor de citit. Adăugați o linie de spațiu după salut, o linie între fiecare paragraf și rânduri înainte și după semnătura mesajului dvs. Având acest spațiu alb, cititorii pot absorbi mai ușor textul. Un alt mod la îndemână de a introduce spațiu alb și de a vă face e-mailul ușor de scanat și citit este să utilizați marcatori pentru a despărți paragrafele lungi.
Iată mai multe despre cum să spați mesajul de e-mail.
Adăugarea semnăturii dvs
Deși, în general, doriți să utilizați un singur font în mod consecvent pe tot parcursul e-mailului, este acceptabil ca semnătura dvs. să apară într-un stil și dimensiune diferită.
Adesea, semnăturile vor include numele expeditorului într-o dimensiune mai mare a fontului și, potențial, aldine. Obțineți mai multe sfaturi despre cum să configurați un profesionist semnatura email, inclusiv ce să includeți în semnătură și ce să omiteți.
Testați-vă e-mailul înainte de a trimite
Odată ce găsiți un stil și o dimensiune de font care credeți că arată curat, corectează-l. Apoi trimiteți-vă o copie și corectați-o din nou. După ce sunteți sigur că ați făcut selecțiile corecte, puteți începe să utilizați noul font de e-mail.
Verificați mai multe dispozitive
Înainte de a trimite versiunea finală a e-mailului, verificați mesajul de testare pentru a vedea cum se citește pe telefon și tabletă (dacă aveți una), precum și pe computer. În acest fel, veți ști că aveți dreptul de formatare pentru orice mod în care cititorul vă vede mesajul.
