Chiar și cu sistemele moderne de puncte de vânzare (POS) de astăzi, aveți nevoie de o procedură pentru a contabiliza bani gheata chitanțe. Aceste controale interne sunt necesare pentru a preveni manipularea greșită a banilor și pentru a proteja activele împotriva pierderii sau furtului.
Nu numai că controalele interne puternice promovează eficiența operațională, dar asigură și înregistrări contabile fiabile, care vor fi necesare la momentul taxelor. Una dintre cele mai frecvente cauze ale contracție sau pierdere în magazinul dvs. este prin manipularea greșită a numerarului. Atunci când este investigată, cea mai frecventă cauză se rezumă la lipsa procedurilor sau a controalelor adecvate.
Acest sistem de gestionare a numerarului poate fi creat în același timp politicile magazinului sunt stabilite. Multe dintre cele de azi POS sistemele au instrucțiuni pas cu pas pentru închiderea (cunoscută și sub denumirea de echilibrare) a sertarului de numerar pentru a ghida angajatul.
Business Intelligence
Conducerea magazinului sau casierii pot extrage un raport de vânzări în orice moment în timpul unei ture. Prin adăugarea începând numerarul în sertar la cifra zilnică de vânzări, un retailer va ști exact câți bani ar trebui să fie în casa de marcat sau în sistemul POS la un moment dat.
Există mai multe motive pentru care acest lucru este util:
- Se evită păstrarea prea multor numerar la nivelul vânzărilor.
- Protejează de pierdere în cazul în care magazinul este jefuit.
- Previne situațiile în care un client se plânge de prea puține schimbări.
- Dezvăluie depășiri sau lipsuri frecvente pentru anumite casiere.
- Îndepărtează tentația de a lua numerar fără documente din sertarul de numerar.
Cum și când să se implementeze
Echilibrarea unei case de marcat are de obicei loc la sfârșitul zilei sau la sfârșitul turei unui casier. Sertarul de numerar și conținutul acestuia trebuie duse la un birou sau într-o altă zonă retrasă pentru a pregăti raportul. Dacă echilibrați sertarul după închidere, asigurați-vă că etaj de vânzări luminile sunt stinse și ușa este încuiată. Pentru mulți agenți de vânzări, se grăbesc și tind să înceapă să se închidă înainte ca magazinul să fie efectiv închis. Aceasta nu este o practică sigură. Cu toate acestea, dacă aveți mai mulți angajați în magazin, este posibil să închideți unul dintre registre în timpul programului de lucru.
Orice depășiri sau lipsuri ar trebui investigate. Natura umană ar trebui luată în considerare pentru erori minore și cantități mici, dar frecvente discrepanțele ar putea fi un semn al furtului angajaților sau pot indica că este necesară o pregătire suplimentară pentru a casier special. De regulă, doriți să vă asigurați că discrepanțele nu depășesc 2 USD până la sfârșitul zilei.
Numerarul inițial este pus înapoi în sertarul de numerar și depozitat pentru seară, în timp ce depozitul este pregătit pentru bancă. Toate fișele de card de credit, rapoartele terminalului și alte chitanțe din registru pot fi capsate în raportul zilnic al sertarului de numerar și depuse după dată.
Separarea sarcinilor
Pentru mai multă responsabilitate, luați în considerare utilizarea a două persoane pentru a echilibra casa de marcat. O persoană va număra sertarul și va crea raportul zilnic de numerar, în timp ce cealaltă persoană va pregăti un depozit bancar. Ambii membri ai personalului trebuie să semneze raportul, indicând că sunt responsabili pentru cifrele afișate. Deși niciun sistem nu poate preveni frauda, această pistă de audit va ajuta la descurajarea coluziunii între angajați.
La începutul următoarei ture, fiecărui casier ar trebui să i se aloce propriul sertar de numerar. Au casier numărați numerarul din sertar pentru a verifica soldul de început. Daca esti un magazin mic cu o singură casă de înregistrare, numerarul cel mai probabil rămâne în sertar peste noapte. Dacă aceasta este situația dvs., procedura este aceeași.
O ultimă notă: deoarece eroarea umană face parte din joc, asigurați-vă că includeți discrepanțe în numerar ca parte a declarațiilor de profit și pierdere. Adăugați o linie la declarațiile dvs. de profit și pierdere care bugetează și arată o pierdere din contorizare greșită. Acesta este un alt mod în care puteți audita și gestiona pierderea.
