Procesul de selectare a furnizorului poate fi o întreprindere foarte complicată și emoționantă dacă nu știi cum să-l abordezi de la bun început. Iată șase pași pentru a vă ajuta să selectați furnizorul potrivit pentru afacerea dvs. Acest ghid vă va arăta cum să analizați cerințele afacerii dvs., să căutați potențiali furnizori, să conduceți echipa în selectarea furnizorului câștigător, să vă ofere informații despre negocierile contractului. și evitați greșelile de negociere.
Analizați cerințele de afaceri
Înainte de a începe să culegeți date sau să efectuați interviuri, reuniți o echipă de oameni care au un interes personal în acest proces special de selecție a furnizorilor. Prima sarcină pe care trebuie să o îndeplinească echipa de selecție a furnizorilor este să definească, în scris, produsul, materialul sau serviciul pentru care căutați un furnizor. Apoi, definiți cerințele tehnice și de afaceri. De asemenea, definiți cerințele furnizorului. În cele din urmă, publicați documentul în zonele relevante pentru acest proces de selecție a furnizorilor și solicitați contribuția acestora. Cereți echipei să analizeze comentariile și să creeze un document final. În concluzie:
- Formați o echipă de evaluare
- Definiți produsul, materialul sau serviciul
- Definiți cerințele tehnice și de afaceri
- Definiți cerințele furnizorului
- Publicați un document de cerințe pentru aprobare
Căutare furnizor
Acum că aveți un acord cu privire la cerințele de afaceri și ale furnizorului, echipa trebuie acum să înceapă să caute posibili furnizori care vor fi capabili să livreze materialul, produsul sau serviciul. Cu cât domeniul de aplicare al procesului de selecție a furnizorilor este mai mare, cu atât mai mulți furnizori ar trebui să puneți pe masă. Desigur, nu toți vânzătorii vor îndeplini cerințele dumneavoastră minime, iar echipa va trebui să decidă de la ce furnizori să caute mai multe informații. Apoi, scrieți o Cerere de informații (RFI) și trimiteți-o vânzătorilor selectați. În cele din urmă, evaluează-le răspunsurile și selectează un număr mic de furnizori care vor face „Lista scurtă” și vor trece la următoarea rundă. În concluzie:
- Alcătuiește o listă cu posibilii furnizori
- Selectați furnizori de la care să solicitați mai multe informații
- Scrieți o cerere de informații (RFI)
- Evaluați răspunsurile și creați o „listă scurtă” de furnizori
Cerere de ofertă (RFP) și Cerere de ofertă (RFQ)
Cerințele de afaceri sunt definite și aveți o listă scurtă de furnizori pe care doriți să îi evaluați. Acum este timpul să scriem a Cerere pentru Propunere sau Cerere de ofertă. Indiferent de formatul pe care îl alegeți, cererea dvs. de propuneri sau cererea de participare trebuie să conțină următoarele secțiuni:
- Detalii de depunere
- Introducere și rezumat
- Prezentare generală a afacerii și fundal
- Specificații detaliate
- Ipoteze și constrângeri
- Termeni și condiții
- Criterii de selecție
Evaluarea propunerii și selecția furnizorilor
Obiectivul principal al evaluarea propunerii iar faza de selecție a furnizorilor este de a minimiza emoția umană și poziționarea politică pentru a ajunge la o decizie care este în interesul companiei. Fiți amănunțit în investigația dvs., căutați informații de la toate părțile interesate și utilizați următoarea metodologie pentru a conduce echipa la o decizie unificată de selecție a furnizorului:
- Efectuați o revizuire preliminară a tuturor propunerilor furnizorilor
- Înregistrați cerințele de afaceri și cerințele furnizorului
- Atribuiți o valoare de importanță pentru fiecare cerință
- Atribuiți o valoare de performanță pentru fiecare cerință
- Calculați un scor total de performanță
- Selectați furnizorul câștigător
Strategii de negociere a contractelor
Etapa finală a procesului de selecție a furnizorului este dezvoltarea unei negocieri de contract strategie. Amintiți-vă, doriți să „partenerați” cu vânzătorul și nu „să-i duceți la curățenie”. Examinați-vă obiectivele pentru negocierea contractului dvs. și planificați negocierile acoperind următoarele articole:
- Enumerați/clasificați prioritățile împreună cu alternativele
- Cunoașteți diferența dintre ceea ce aveți nevoie și ceea ce doriți
- Cunoaște-ți rezultatul final, ca să știi când să pleci
- Definiți orice constrângeri de timp și puncte de referință
- Evaluați datoriile și riscurile potențiale
- Confidențialitate, neconcurență, soluționare a litigiilor, modificări ale cerințelor
- Faceți același lucru pentru furnizorul dvs. (adică, mergeți o milă în pantofii lor)
Greșeli de negociere a contractului
Cea mai mică greșeală poate distruge un proces de negociere a contractului, altfel productiv. Evitați greșelile de negociere a contractului și evitați periclitarea unui proces de negociere a contractului, altfel productiv.
