Unul dintre marile beneficii de a fi proprietar este deducerile fiscale de care poți profita. Aceste deduceri, totuși, pot fi complicate, așa că este important să păstrați înregistrări detaliate ale tuturor documentelor, veniturilor și cheltuielilor importante pe tot parcursul anului. A fi organizat și a păstra documentele adecvate vă poate ajuta să vă maximizați deducerile și să reduceți stresul.
Patru motive pentru a ține evidența
- Vă va fi mult mai ușor să vă depuneți taxele.
- Dacă aveți totul înregistrat, vă va împiedica să pierdeți orice deducere, ceea ce vă va economisi bani.
- Vă va ajuta să vă asigurați că depuneți cereri corecte. În loc să ghicești „Cred că i-am plătit acel antreprenor 1.000 de dolari”, trăgând rapid o foaie de calcul, vei ști că i-ai plătit 850 de dolari pe 17 iulie.
- În cazul în care sunteți auditat sau IRS are întrebări despre articolele din declarația dvs. de impozit, veți avea dovada pentru a vă susține cererea. Dacă nu aveți această documentație, vă veți descoperi că cheltuiți timp și bani încercând să găsiți dovada. Mai rău, dacă nu reușiți să veniți cu o chitanță, cererea dvs. nu va fi onorată și este posibil să fiți chiar nevoit să plătiți taxe și penalități suplimentare.
Ce înregistrări ar trebui să ține evidența?
Răspunsul scurt este că ar trebui să urmăriți totul. IRS este cunoscut pentru auditarea întreprinderilor mici, în special a celor care prezintă o pierdere în ani consecutivi. În plus, mulți agenți IRS nu înțeleg nuanțele fiscale care se aplică investitorilor imobiliari, ceea ce îi face mai probabil să pună la îndoială declarația dvs. Va trebui să aveți dovezi dacă IRS pune la îndoială oricare dintre articolele dvs. sau, chiar și în cursul zilnic al afacerilor, dacă cineva încearcă să pună sub semnul întrebării o plată.
Cele două tipuri de înregistrări pe care va trebui să le păstrați sunt înregistrările permanente și înregistrările pe termen scurt.
Înregistrări permanente
Care sunt câteva exemple de înregistrări permanente? Acestea sunt documente pe care veți dori să le păstrați pe termen nelimitat și care vor fi relevante și valoroase pentru dvs. cu mult după anul fiscal curent, cum ar fi:
- Toate contractele de închiriere
- Orice fel de documente legale — amenzi, rapoarte de inspecție, înfățișări în instanță
- Orice tip de permis pe care l-ați scos pe proprietate
- Orice ați deprecia, cum ar fi proprietatea sau îmbunătățirile
- Dacă aveți compania încorporată ca LLC, LP, S Corporation sau alta, veți dori să păstrați toate înregistrările referitoare la acest
- Polita de asigurare
- Documente de împrumut, cum ar fi ipoteci
- Impozitele din ultimii ani
- Titlul de proprietate/actul de proprietate
Înregistrări pe termen scurt
Veți dori să păstrați orice documente pe care le considerați suficient de importante pentru a vă revendica impozitele pentru cel puțin cinci ani. Cât timp le păstrezi după aceea depinde de nivelul tău de confort. Acest lucru vă va ajuta în cazul în care sunteți vreodată auditat sau dat în judecată.
Câteva exemple de înregistrări pe termen scurt sunt orice lucru care contează drept venit sau cheltuială pentru anul fiscal dat, cum ar fi:
- Costuri de publicitate pentru afacerea sau proprietatea dvs
- Cheltuieli de divertisment, cum ar fi cine sau prânz pentru clienții actuali sau potențiali
- Dobânda plătită pentru un credit ipotecar și orice card de credit pentru uz comercial
- Taxe juridice/profesionale pentru contabili, avocați, agenți de asigurări și agenți imobiliari
- Cheltuieli de birou, cum ar fi acces la internet, a doua linie telefonică pentru afaceri, rechizite de birou, deducere pentru biroul de acasă dacă aveți un birou de acasă folosit exclusiv pentru afaceri
- Chiria primita
- Reparatii efectuate
- Depozite de garanție primit: Când contractul de închiriere al unui chiriaș se încheie dacă păstrați o parte din depozitul de garanție, trebuie să îl înregistrați ca venit. Dacă păstrați o parte din ea pentru a plăti reparațiile, banii pe care îi cheltuiți pentru reparație sunt considerați o cheltuială, pe care o puteți deduce din impozite.
- Cheltuieli de călătorie pentru afaceri, cum ar fi milele parcurse pentru activități de închiriere
- Utilitatile platite
- Salariile plătite angajaților sau contractorilor independenți
Cum ar trebui să țineți evidența înregistrărilor dvs.?
Ar trebui să păstrați o copie digitală (computer) și o copie pe hârtie (hârtie) a tuturor înregistrărilor dumneavoastră.
Copie digitală
Veți dori să utilizați o foaie de calcul sau un program precum Quicken Rental Property Manager pentru a ține evidența veniturilor și cheltuielilor dvs. Ar trebui să faceți acest lucru de îndată ce vine venitul sau apare cheltuiala. Veți dori să includeți cât mai multe informații detaliate posibil:
- Data
- Timp
- Cui a fost plătit sau cine v-a plătit
- Natura veniturilor sau cheltuielilor
- Cantitate
- Puteți include chiar și modul în care a fost plătit sau suportat (numerar, număr de cec, card de credit, mandat de plată etc.)
Nivelul de detaliu va depinde de software-ul pe care îl utilizați sau îl creați. Unele programe se vor conecta direct la conturile dvs. bancare și vă vor înregistra veniturile și cheltuielile pentru dvs.
Chiar dacă alegeți un program mai puțin costisitor sau vă păstrați înregistrările pe foi de calcul personale, ar trebui să creați în continuare înregistrări separate pentru fiecare proprietate, pentru fiecare tip de cheltuială și pentru tipuri separate de sursa de venit. Ideea este să înregistrați cât mai multe informații posibile în momentul tranzacției, astfel încât să puteți crea cu ușurință rapoarte financiare în viitor.
Ar trebui să le faceți întotdeauna copii de rezervă pe CD, pe un hard disk extern, într-un cloud și chiar cu o copie pe hârtie. Acestea trebuie tipărite la sfârșitul fiecărei luni și/sau la sfârșitul anului.
Pe suport de carton
Veți dori să vă asigurați că aveți o copie pe hârtie a celor mai importante documente. Dacă este posibil, veți dori să le depozitați într-un fel de sistem ignifug sau cutie de valori. Dacă nu reușiți să găsiți unul suficient de mare pentru toate fișierele dvs., veți dori să le păstrați pe cele mai importante, cum ar fi titlurile proprietății în această casetă. Clasificați totul în funcție de an și apoi sortați fișierele în ordine alfabetică, astfel încât să fie ușor de găsit.
