Pregătirea biroului înainte de a închide de sărbători necesită o pregătire atentă. Mesajele adecvate vă vor asigura că clienții, vânzătorii și angajații dvs. pot planifica în jurul închiderii și asta înseamnă că nu va trebui să faceți față multor plângeri furioase înainte și după pauză. Asta ar trebui să facă pentru o vacanță fără griji și o odihnă binemeritată.
Iată o listă simplă de verificare a pașilor, de la setarea mesajelor de vacanță până la resetarea termostatelor, care vor face ca închiderea vacanței să fie lină și profitabilă.
Notificați angajații, clienții și vânzătorii
Asigurați-vă că notificați părțile interesate din compania dvs. cu cel puțin două până la patru săptămâni înainte. Angajații pot fi notificați și reamintiți prin intermediul sistemelor de calendar la birou, notificări prin e-mail, semne și afișări în jurul biroului și inserții în salariile lor. Și nu uitați de acele mementouri ulterioare; nu fiecare mesaj trece prima dată.
Puteți notifica clienții prin intermediul site-ului dvs. web și prin mesajul automat de însoțitor de pe sistemul dvs. telefonic.
Notificați furnizorii (în special cei cu programe de livrare repetate) prin e-mail, telefon sau poștă obișnuită.
Anunțați personalul sau serviciile de securitate
Notificați personalul de securitate sau serviciul de securitate despre datele dvs. de închidere viitoare. Asigurați-vă că furnizorii dvs. de securitate au o listă actualizată de contacte de urgență care conține informațiile de contact, inclusiv numerele de telefon, pentru dvs. și angajații dvs. cheie. Ei ar trebui să știe pe cine să contacteze în cazul unei probleme de securitate, chiar și atunci când biroul este închis pentru afaceri și cine este autorizat să se afle în clădire în timpul închiderii.
Schimbați salutul automatizat pentru însoțitor
Cu o săptămână sau două înainte de închidere, înregistrați un salutare automată a însoțitorului pe sistemul dvs. telefonic care explică faptul că biroul va fi închis pentru o perioadă lungă de timp. Includeți data când veți închide și când vă așteptați să redeschideți. Chiar înainte de a pleca, înregistrați un al doilea salut automat care subliniază când vă veți întoarce și, atunci când este cazul, cui apelanții ar trebui să adreseze orice întrebări în absența dumneavoastră.
Dacă furnizați servicii de urgență, cum ar fi încălzire și răcire, instalații sanitare sau alte servicii esențiale pentru clienți, asigurați-vă că le spuneți apelanților cum să apeleze la serviciul de răspuns telefonic sau la telefonul mobil în cazul unui de urgență.
Anunțați serviciul dvs. de răspuns
Anunțați serviciul dvs. de răspuns cu privire la datele la care biroul va fi închis și actualizați-vă lista de contacte cu numerele de telefon ale angajaților care vor fi de gardă. Asigurați-vă că știu pe cine să contacteze în situații specifice; nu doriți ca managerii de nivel superior să fie alertați în cazul unei probleme de livrare, de exemplu.
Schimbați salutările din mesageria vocală
Dacă sistemul dvs. de telefonie permite angajaților să primească apeluri externe la birourile lor, instruiți-le să înregistreze un „închis de sărbători” sau mesaj de întâmpinare „în afara biroului” care oferă apelanților detalii esențiale despre închidere. Angajații ar trebui să informeze apelanții când se vor întoarce la birou și ce să facă dacă au nevoie de asistență imediată în timp ce biroul este închis. În cele mai multe cazuri, nu doriți ca angajații să ofere informații personale de contact.
Reduceți termostatele, opriți echipamentele de birou
Economisiți energie și bani setând sau reprogramând termostatele de birou în timpul opririi. Veți fi surprins de economiile de costuri pe care le puteți acumula și poate fi un bun Oportunitate de PR; arătați că compania dumneavoastră se angajează să păstreze resursele.
De asemenea, puteți economisi energie și bani prin oprirea tuturor echipamentelor de birou neesențiale, inclusiv lămpi de birou, copiatoare, imprimante și computere.
Servere de rezervă
Dacă aveți computere și servere, asigurați-vă că ciclul de backup rulează corespunzător înainte și după oprire. Reduceți-vă expunerea la un dezastru programând backup-ul extern pentru o preluare anticipată. IT este o zonă în care doriți să aveți instrucțiuni clare pentru cine să contactați în cazul unei probleme, așa că asigurați-vă că serviciul dvs. de răspuns telefonic este corect informat.
Nu inchide
Există unele echipamente de birou pe care nu ar trebui să le închideți, inclusiv:
- Faxuri
- Sistem telefonic
- Servere și sisteme de rezervă
- Unități frigorifice
- Sisteme de securitate
