Managerii de servicii administrative: ce sunt aceștia?

Un manager de servicii administrative supraveghează serviciile administrative ale unei organizații. Aceasta poate include supravegherea personalului administrativ și coordonarea distribuției de corespondență, păstrarea evidențelor și instalațiile de monitorizare.

Aflați mai multe despre munca unui manager de servicii administrative.

Ce este un manager de servicii administrative?

Pentru a fi productivă, o organizație trebuie să funcționeze fără probleme. Un manager de servicii administrative este persoana care se asigură că acest lucru se întâmplă prin coordonarea serviciilor sale de sprijin.

Atribuțiile lor pot include:

• Coordonarea distribuirii corespondenței
• Mentinerea facilitatilor
• Păstrarea înregistrărilor
• Planificarea bugetară departamentală
• Alocarea proviziilor.

Într-o organizație mai mică, managerul de servicii administrative poate face totul, în timp ce într-o organizație mai mare, pot exista mai mulți manageri responsabili de diferite sarcini.

• Nume alternative: Director de birou, manager de facilitati, manager de contract

Cum funcționează un manager de servicii administrative

Managerii de servicii administrative lucrează de obicei cu normă întreagă. S-ar putea să fie nevoiți să facă și ore suplimentare. Unii manageri de facilități sunt de gardă în timpul orelor în afara orelor de lucru pentru a face față problemelor care apar.

Atribuțiile de zi cu zi ale unui manager de servicii administrative variază în funcție de organizație. Acestea pot include:

• Participarea la planificarea pe termen lung și la dezvoltarea obiectivelor departamentale și diviziale, a planurilor strategice și a obiectivelor
• Supravegherea dezvoltării personalului, a programelor de formare, a dezvoltării politicilor și a proiectelor speciale
• Asistarea liderilor seniori și participarea și/sau conducerea unor proiecte administrative mici
• Crearea, menținerea și supravegherea coordonării și documentării programelor de instruire pentru angajați
• Analizarea documentelor legate de contract pentru a asigura conformitatea cu reglementările și liniile directoare 
• Reprezentarea organizației la întâlniri pentru conferințe
• Redactarea si editarea comunicatiilor pentru echipa executiva

Managerii de servicii administrative sunt angajați în servicii educaționale, asistență medicală, servicii profesionale, științifice și tehnice, finanțe și asigurări și stat și guvernele locale.

În 2018, în Statele Unite erau 300.200 de oameni angajați în această ocupație. Biroul de Statistică a Muncii (BLS) prezice că ocuparea forței de muncă în această ocupație va crește mai repede decât media până în 2028.

Managerii de servicii administrative au câștigat a salariul mediu anual de 96.940 USD în 2019 și un salariu orar mediu de 46,61 USD.

Domeniul oferă oportunități de avansare, mai ales dacă lucrezi pentru o organizație mare. Aceste organizații au mai multe oportunități de a avansa, deoarece există de obicei mai multe straturi și tipuri de manageri de servicii administrative. Experiența și educația îți cresc șansele de a avansa în acest domeniu.

Cerințe pentru un Manager de Servicii Administrative

În timp ce cerințele variază în funcție de organizație, se așteaptă de obicei candidații să aibă o diplomă de licență. Unii angajatori îi vor angaja pe cei cu o diplomă de liceu sau GED care au o vastă experiență de lucru. Pentru a ieși în evidență ca candidat, istoricul dvs. de lucru ar trebui să reflecte experiența dvs. administrativă și management aptitudini.

Abilități soft, sau abilitățile necuantificabile, sunt, de asemenea, o parte esențială a devenirii unui manager de servicii administrative. Abilitățile puternice de vorbire, ascultare și scriere sunt esențiale, deoarece au nevoie frecvent să comunice cu ceilalți.

Au nevoie si ei gândire critică și abilități de rezolvare a problemelor. Managerii serviciilor administrative au adesea sarcina de a identifica problemele și de a găsi soluții posibile. Gestionarea timpului este, de asemenea, esențială, deoarece adesea jonglează cu mai multe sarcini și stabilesc termene limită pentru alții.

Certificare

Managerii de servicii administrative nu trebuie să fie certificati sau licențiați. Certificarea voluntară este disponibilă celor care sunt specializați în gestionarea facilităților sau a contractelor. The Asociația Internațională de Management al Facilităților oferă certificatul de Certified Facilities Manager (CFM), care indică unui angajator că a îndeplinit cerințele cursului și a trecut evaluările care demonstrează cunoștințele lor.

Managerii de contract pot urma una dintre numeroasele certificări oferite de Asociația Națională de Management al Contractelor (NCMA), inclusiv un Certified Professional Contract Manager (CPCM). Acreditările de la aceste organizații pot contribui la creșterea dezirabilității unui candidat pentru un loc de muncă.