Dezorganizarea și confuzia pot fi iritante, dar, mai rău decât atât, sunt dăunătoare pentru afaceri. Gândiți-vă la asta astfel: pe măsură ce haosul crește, profiturile scad. Răspunsul? Bun management al biroului. Odată ce începeți să aplicați șapte principii ale managementului bun al biroului, veți fi uimit de diferența pe care o face un management bun de birou și de cât de mult mai multe afaceri faceți.
1. Stabilirea rutinelor
Sarcinile de rutină au nevoie de proceduri de rutină dacă doriți stai organizat și menține lucrurile să funcționeze fără probleme. Configurați rutine pentru gestionarea documentelor și a sistemelor de birou.
Fiecare bucată de hârtie care vine în biroul tău ar trebui să fie manipulată o dată, acționată și arhivată – nu așezată la întâmplare pe un birou. În mod similar, comunicările digitale, cum ar fi e-mailurile, ar trebui să fie prioritizate și să acționeze imediat, dacă este posibil, sau semnalate pentru acțiuni viitoare.
Sisteme de birou, inclusiv desktop-uri, laptop-uri, servere de fișiere,
2. Definirea Responsabilităților
O bună gestionare a biroului depinde de faptul că oamenii știu cine este responsabil pentru ce. Oamenii care sunt responsabili sunt cei care fac adesea lucrurile.
Ce s-ar întâmpla, de exemplu, dacă cumpărare pentru că afacerea ta mică a fost făcută de oricine oricând? Ai putea găsi hârtie de imprimantă atunci când ai nevoie de ea? Punerea unei singure persoane responsabilă de comandarea tuturor echipamentelor și consumabilelor rezolvă problema și face ca lucrurile să funcționeze fără probleme. Avea angajati trimiteți prin e-mail persoanei desemnate orice cereri de consumabile sau postați o listă scrisă de mână într-un loc vizibil, unde oamenii pot adăuga ceea ce au nevoie.
Este la fel și cu administrarea sistemelor informatice. Trebuie să aveți o persoană responsabilă de securitatea sistemelor dvs. informatice și de urmărirea lucrurilor, cum ar fi conturile, parolele și software-ul. Folosind sisteme bazate pe cloud pentru aplicații de birou, software de contabilitate și stocare de date este o soluție ideală pentru întreprinderile mici, dar tu totuși trebuie să aibă o persoană de încredere desemnată pentru a efectua sarcini administrative, cum ar fi adăugarea/ștergerea utilizatorilor, alocarea de permisiuni, etc. pentru ca biroul dvs. să funcționeze fără probleme.
3. Menținerea înregistrărilor
Păstrarea înregistrărilor sună a cea mai ușoară parte a unei bune administrări a biroului – până când vă gândiți la necesitatea de a păstra acele înregistrări atât accesibile, cât și actualizate. Fă din asta o rutină de birou. Când primești un client nou sau client, de exemplu, durează doar un moment pentru a-l introduce în baza ta de contacte. Apoi, va dura doar încă un moment sau două pentru a actualiza înregistrarea după ce ați vorbit cu el la telefon.
4. Utilizarea spațiului
Fă o plimbare prin biroul tău. Este un exemplu de gestionare a spațiului sau de administrare greșită a spațiului? Trebuie să ocoliți obstacole sau să riscați să vă împiedicați de ceva? Când te așezi la un birou, ai putea lucra confortabil acolo? Lucrurile sunt aranjate logic astfel încât lucrurile de care aveți cea mai mare nevoie să fie la îndemână?
Sunt o mulțime de lucruri înghesuite în birouri, de la standurile de imprimantă la dulapuri. Pentru o bună gestionare a biroului, trebuie să fii sigur că toate lucrurile din birou sunt aranjate pentru eficiență maximă și siguranță maximă. Urmați elementele de bază ale designului biroului pentru a satisface nevoile de putere, iluminare și ventilație ale spațiului dvs. de birou și pentru a face din acesta un spațiu mai sigur și mai bun pentru lucru.
5. Programarea lucrărilor obositoare
Este prea ușor să amâni lucruri pe care nu-ți place să le faci, iar majoritatea oamenilor de afaceri nu se bucură de sarcini precum depunere, expedierea și primirea sau evidența contabilă. Din păcate, un birou, ca o bucătărie, nu va funcționa bine fără ca treburile să fie făcute.
Dacă sunteți proprietarul unei afaceri mici, care nu este în poziția de a putea atribui orice ați vedea muncă plictisitoare sau neplăcută pentru altcineva, forțați-vă să ajungeți la ea în mod regulat, programând timp în fiecare săptămână pentru aceasta.
Luați o dimineață sau după-amiază și petreceți-o făcând apeluri la rece, returnând întrebări neprioritare prin e-mail, publicând postări pe rețelele de socializare, revenind din urmă cu privire la contabilitate sau actualizând înregistrările. Faceți acest lucru câteva săptămâni la rând și va deveni un bun obicei de gestionare a biroului.
6. Delegarea și externalizarea
Într-o lume perfectă, fiecare ar face doar ceea ce are timp să facă bine. Întrucât lumea nu este perfectă, mulți oameni fac lucruri pe care nu au timp sau talent să le facă bine.
Delegarea și externalizarea pot îmbunătăți gestionarea biroului întreprinderii tale mici și te pot elibera să te concentrezi asupra talentelor tale, îmbunătățind astfel profitul tău. Un asistent cu jumătate de normă sau un asistent virtual poate fi capabil să se ocupe de multe dintre sarcinile dvs. de birou sau administrative.
7. Prioritizarea Planificării
Mulți proprietari de afaceri mici își petrec zilele acționând și reacționând și apoi se întreabă de ce par să-și învârt roțile. Planificarea afacerii este o componentă importantă a unui bun management al biroului și trebuie să facă parte din rutina dumneavoastră obișnuită de management al biroului.
Proprietarii de afaceri mici de succes petrec timp în fiecare săptămână pentru planificarea afacerii și mulți folosesc sesiunile zilnice de planificare a afacerii ca instrument de stabilire a obiectivelor și de creștere. Dacă aveți personal, implicați-i în planificarea afacerii, fie formal, fie informal.
