Dacă ați comandat vreodată produse sau consumabile pentru magazinul dvs. de vânzare cu amănuntul, este posibil să fi fost întrebat dacă aveți un număr de PO. O comandă de achiziție (PO) este un contract de vânzare scris între cumpărător și vânzător care detaliază exact marfa sau serviciile care urmează să fie furnizate de la un singur furnizor. Acesta va specifica termenii de plată, datele de livrare, identificarea articolului, cantitățile, termenii de livrare și toate celelalte obligații și condiții.
Comenzile de achiziție sunt în general documente pretipărite, numerotate, generate de sistemul de management financiar al retailerului. Cu alte cuvinte, dacă utilizați un software de contabilitate ca QuickBooks, atunci când comandați produse de la un furnizor, acesta va crea o comandă de achiziție pentru dvs. în sistem. Scopul PO este de a crea un document care poate fi urmărit în sistemul dvs. de contabilitate sau POS, care să fie utilizat în tot felul de moduri benefice de a vă conduce afacerea.
Cum funcționează comenzile de achiziție cu un sistem de inventariere
- O OP spune sistemului dumneavoastră de inventar ce aveți la comandă. Dacă utilizați un sistem deschis pentru cumpărare, stie sa nu mai comande vreun produs pentru ca sunt deja unele comandate.
- Poate stabili detaliile de cumpărare cu furnizorul. De exemplu, conține evident cantitățile fiecărui produs pe care îl comandați, dar detaliază și modalitatea de plată, termenii cărora le veți plăti pentru produse (inclusiv întâlnire), și metoda în care doriți ca produsele să fie expediate în magazinul dvs.
- Mulți furnizori au un sistem setat sau implicit pe care îl folosesc pentru facturare și transport. Așadar, fără instrucțiuni, vor fi implicit la sol UPS atunci când vă expediază, de exemplu. Dar este posibil să aveți nevoie de el mai repede, iar PO poate comunica asta.
- O OP este un document de responsabilitate pentru toate părțile. Este foarte usor sa se faca greseli la comanda. Dar când totul este în scris, este greu de argumentat. Îmi amintesc de multe ori când am fost facturat și facturat incorect de la un furnizor, dar am avut comanda mea de achiziție pentru a-l face o copie de rezervă și l-am inversat sau reparat.
- Un exemplu în acest sens, am primit o factură de 300 cutii de cremă de pantofi când am comandat 300 bucăți. Sunt 100 de bucăți într-o cutie, așa că vă puteți imagina cât de mai mare a fost factura decât ceea ce trebuia să fie.
- Când mărfurile sosesc de la vânzător, puteți să o verificați în raport cu OP și să vă asigurați că expedierea este corectă.
- În cele din urmă, permite tuturor angajaților tăi să fie implicați. De exemplu, un angajat poate comanda, iar altul poate primi.
Unul dintre celelalte avantaje ale comenzilor de cumpărare este solvabilitatea dumneavoastră. Băncile se vor uita adesea la OP-urile dvs. pentru a determina dacă sunteți solvabil. Un proces solid al comenzii de achiziție vă poate ajuta să obțineți aprobarea. Unul sărac vă va duce să nu obțineți un împrumut. Poate fi folosit și pentru creditare la vânzător. De exemplu, unii furnizori ar putea cere să plătiți cash atunci când comandați. După o perioadă de afaceri cu dvs., vă pot permite să trimiteți un PO versus un card de credit. Acest lucru este uriaș în gestionarea dvs fluxul de numerar.
OP-urile sunt o practică comună în comerțul cu amănuntul. Și orice software POS sau de contabilitate pe care l-ați putea instala în magazinul dvs. va avea o componentă PO pentru dvs.
